Blogg | Årlig medarbeiderundersøkelse – noe av gevinsten uteblir når du ikke bruker riktig teknologi

Publisert 15.06.2017 Stine Fjell

Employee Engaement
Årlig medarbeiderundersøkelse – noe av gevinsten uteblir når du ikke bruker riktig teknologi

Dette bør du vurdere:

At ansattes engasjement og et godt prestasjonsnivå henger sammen tror jeg vi alle er enige om. Når du har valgt å investere i disse menneskene så bør du sørge for at det blir en god investering. En medarbeiderundersøkelse kan være et riktig verktøy for å lytte til alle medarbeiderne og samle deres felles tilbakemeldinger. Men; det er ikke det å måle som er det viktigste, men det å måle det en tror har sammenheng med de økonomiske resultatene. Så å kunne omsette data til innsikt som støtter utviklingen i virksomheten.
Deretter, med produkter og tjenester som begynner å masseproduseres i mange sektorer, er menneskene i organisasjonen med deres erfaring og kunnskap som er hovedkilden til differensiering – da blir det å ha en strategi for ansattes engasjement og retensjon av ansatte essensielt. Ansattinnsikt er derfor i hjertet av suksess for din organisasjon.

Ta en årlig tilnærming

For å måle engasjement velger fortsatt mange organisasjoner med en modell basert på en delt definisjon av hva ansattengasjement inneholder. Flere konsulenter har tendert til å bruke sine egne modeller, og i de fleste tilfeller er disse bygget rundt en medarbeiderundersøkelse med et sett standardspørsmål, en metode for å konvertere feedbacken til en engasjement-poengsum og et rapporteringsformat som forsøker å la ledere forstå de ansattes tilbakemeldinger.

Uavhengig av hvilken modell du bruker er den underliggende prosessen til den årlige medarbeiderundersøkelsen den samme. Dere blir enige om et sett med spørsmål og distribuerer en undersøkelse gjennom interne kanaler. Svarprosenten overvåkes og oppmuntres, deretter blir dataene aggregert og analysert og segmentert etter forretningsenhet, slik at linjelederne kan motta rapporter om engasjementet og tilfredshetsnivåene til deres team, og sammenligne dem med interne og eksterne referanseindekser samt med tidligere år.

Siden denne prosessen vanligvis er årlig, er forventningen å oppnå en forbedring i medarbeidernes poengsum for engasjement år etter år. Hvert år brukes funnene og poengsummene til å forstå engasjementnivåene og å iverksette handlingsplaner for å drive frem forbedringer – som man håper vil bidra til en generell økning i forretningsresultater.

Dette er selvsagt en ganske grunnleggende oversikt over en årlig engasjementsundersøkelse. En rekke faktorer, som godtgjørelse, belønninger & fordeler, helse & velvære, ytelsesstyring, utvikling av lederskap og opplæring, påvirker alle engasjementet. Det er tydelig at organisasjonene ønsker å oppnå en balanse mellom deres investering i de ansatte og arbeidsforholdene, og optimalisert ytelse fra de ansatte. Dette er en tøff oppgave når man tar i betraktning at store organisasjoner vanligvis ansetter flere generasjoner medarbeidere fra forskjellig kulturell bakgrunn, alle med forskjellige forventninger og behov.

Ulempen med årlige medarbeiderundersøkelser

Selv om det høres greit ut å rulle ut er en årlig undersøkelse en det en stor oppgave som er svært ressurskrevende. Selve planleggingen og kommunikasjonsinnsatsen kan involvere uker eller måneders innsats. Kompliserte organisasjonshierarkier som stadig utvikler seg kan bety at det er arbeidskrevende å kartlegge selskapsstrukturen riktig, og å segmentere dataene. Så det å få betydningsfulle, sammenlignbare resultater krever betydelige kostnader og tid.

I tillegg til å bruke en betydelig mengde ressurser kritiserer folk de årlige undersøkelsene på to punkter:

  • Fordi det ofte er en så langvarig prosess som bare utføres en gang i året, er selskapet avhengig av data som er nesten et år gamle. Dette er ikke lenger raskt nok for å kunne reagere på problemer eller omfavne muligheter – eller konkurrere mot mer smidige konkurrenter.
  • Det å repetere standardspørsmål lar deg spore poengsummer over tid og sammenligne internt etter avdeling og eksternt, men det gir deg ikke fleksibiliteten til å utforske spesifikke utfordringer og problemer som kan understøtte reelle beslutningsprosesser.
  • I hvilken grad understøtter de strategien i selskapet ditt? Vi ser en dreining av smidigere strategiprosesser hvor vi kontinuerlig jobber med nye forretningsmodeller, nye kundeområder, og stadig justering av strategien for å lykkes. Dette har betydning for hvordan vi for fremtiden bruker medarbeiderundersøkelser, for selskaper som følger en mer agil strategiprosess så tror vi på mer skreddersøm og frekvens på disse undersøkelsene. Teknologien er der, bare å ta den i bruk.

Bygge videre på medarbeiderundersøkelsen

Den årlige undersøkelsen vil fortsatt ha en viktig rolle i det å måle ansattes opplevelser av forhold på jobben. Ved å bruke den siste teknologien kan du imidlertid bygge videre på den slik at du får mer verdi. Teknologien kan effektivisere prosessen din betydelig, slik at kostnadene blir lavere og innsikten blir tilgjengelig mye raskere.

 Her er en liste over viktige måter teknologien kan hjelpe på:

  1. Den hjelper til å gjøre det lettere å forstå organisasjonsstrukturen din, og reduserer behovet for å kartlegge hierarkiene manuelt, noe som kan kreve betydelig tid og innsats
  2. Den kan gjøre deg i stand til å lage undersøkelser som kan besvares via digitale kanaler, i tillegg til papir. Slik at de ansatte for sjansen til å svare på nett, via PC eller en mobil enhet, for å øke svarprosenten
  3. Den kan hjelpe deg å gjøre spørsmålene mer tiltalende med bedre spørreskjemadesign som inkluderer funksjoner som en slider for å måle oppfatninger heller enn den mer rigide nummererte skalaen.
  4. Med funksjoner som fritekstmuligheter og elektroniske forskningsmiljøer for ansatte, lar teknologien deg generere flere kvalitative spørsmål i tillegg til kvantitative tilbakemeldinger
  5. Den kan sikre at det er en tydelig forbindelse mellom tilbakemeldinger og handlingsplanlegging for ledere, og at de støttes og måles for å sikre at beste praksis deles og at man forbedrer seg.

Selv om årlige medarbeiderundersøkelser genererer rikelig med verdifulle fordeler, kan teknologi og automatisering gjøre dem mer effektive og virkningsfulle, og hjelpe til med å sikre at de er verdt pengene og driver frem ekte forbedringer i hele organisasjonen.

Questback har støttet bedrifter og konsulentselskaper med medarbeiderundersøkelsesprosessen i over et tiår. Vi har utviklet smarte løsninger på kompleks arbeidsflyt for å redusere byrden ved å behandle en stor medarbeiderundersøkelse – kontakt oss gjerne for å finne ut hvordan vi kan hjelpe deg å forbedre dine prosjekter. Det krever mot å utforde måten dere jobber på i dag – men vi er sikker på at det vil gi resultater. 

 

Lyst til å se hvordan Questback kan fungere for virksomheten din? Kontakt oss i dag for en konsultasjon med teamet vårt.

 

 

Om forfatteren

Stine Fjell | HR Domain Expert, QuestbackStine-Fjell-Questback.jpg?mtime=20170306154024#asset:20122:url 

Stine kom til Questback etter å ha jobbet som HR-Direktør i Nordea.  I tillegg til sin sterke HR-erfaring har hun en kompetent og bred forretningskunnskap, med bakgrunn innen bank og finans, telekommunikasjon, media og IT-sektoren. Hos Questback jobber Stine med flere av de største selskapene i Norden, og hjelper dem med å bruke vår teknologi til å forstå ansattreisen bedre, lytte til sine ansatte og forbedre organisasjonen ved å handle på tilbakemeldingene.


Vil du se hvordan Questback kan fungere for ditt selskap?