Kommunikasjon – ni tips for et høyt nivå av medarbeiderengasjement

Kommunikasjon er din gyldne nøkkel og din måte å få medarbeiderne med på – det påvirker følelseslivet vårt og hva vi tenker om organisasjoner, bedrifter og ledere/kolleger. Når kommunikasjonen er effektiv forstår de ansatte hva som forventes av dem, hvorfor de skal gjøre det, hvordan de skal gjøre det og det er en kilde til takknemlighet, glede, respekt og engasjement. Hvis kommunikasjonen i stedet brukes ineffektivt, kan resultatet bli at man endrer fokuset til et tidligere sultent talent og dens energi til stillingsannonser hos andre arbeidsgivere som lover gull og grønne skoger.

Det er med andre ord av største betydning å kunne kommunisere på en konstruktiv måte med dine ansatte. Her deler vi ni tips som kan øke engasjementet i din organisasjon!

Dette er en av de viktigste faktorene for å oppnå engasjement. Dersom arbeidsgiver gjør alt riktig, men ikke tydelig kommuniserer forventninger til arbeidstakeren, vil ikke organisasjonen ha fullt engasjerte ansatte. Selv om dette er en avgjørende faktor, er bare halvparten enig i at dette er tilfellet på deres arbeidsplasser, ifølge en undersøkelse utført av Gallup.

Her anbefales det å gjøre det riktige fra starten av, å sette seg ned med hver enkelt ansatt og ta en samtale om hva som faktisk forventes i løpet av neste måned, kvartal eller år. Men det er minst like viktig å følge opp dette jevnlig, og siden verden er i stadig endring, må forventningene også oppdateres fra tid til annen.

Kilde: Gallup

4. Respekter tilbakemeldinger – ved enhver anledning

De fleste arbeidsgivere innser at de ansatte er organisasjonens viktigste ressurs – å ignorere verdifull tilbakemelding fra deres viktigste ressurs er derfor bortkastet. Noen ansatte har ofte lettere for å uttrykke sine meninger. For andre kreves det en større mental forberedelse, vedkommende kan ha tenkt lenge på temaet/saken, luftet det sammen med partneren sin og så tatt motet til å presentere forseggjorte tanker på et ukentlig møte eller et møte ansikt til ansikt. Selvfølgelig er ikke alle tilbakemeldinger verdt å gjøre noe med, men det er viktig å vise respekt for de som har delt sin mening. Det minste du kan gjøre er å la personen snakke ut og takke for tilbakemeldingen. Da kan du respektfullt svare på tilbakemeldingene og/eller informere om hvordan organisasjonen har tenkt å ta det videre.

5. Handle ut fra interne tilbakemeldinger og fremhev effekten

Har du fått tilbakemelding fra en medarbeider som du har valgt å handle ut fra, er det viktig å gi ros til initiativtaker fordi det nå har gitt effekt. Ellers er det en risiko for at personen tenker «dette var min idé, men du tar nå all æren». En vane med å gi ros ved flere anledninger kan også oppmuntre andre til å dele tankene sine, noe de sikkert gjør når de merker at den som ga tilbakemelding fikk en respektfull behandling, endret organisasjonen og fikk ros.

Kilde: Next Consulting

6. Klargjør målene

Kjenner alle ansatte organisasjonens mål, både når det gjelder kvartals- og årsmål? Det er mye lettere å øke engasjementet til medarbeiderne hvis de forstår ditt hovedmål og hvilke forventninger det er til ansatte. Ansatte som er oppdatert og har kontroll over organisasjonens mål og visjon er 28 % mer engasjerte enn de som ikke har kontroll eller forstår hva målene betyr.

Det er ikke nok å informere om resultatene og dagens situasjon noen ganger i året under for eksempel en medarbeidersamtale eller en kvartalsvis oppdatering fra organisasjonens ledere. Organisasjoner som er ledende deler sine mål fortløpende på ukentlig eller månedlig basis og informerer ansatte om hvorfor målene er viktige, hvordan de måles og hvordan målene skal ferdigstilles sammen.

Kilde: Benify

7. Vis omtanke

Dette er en faktor og handler om å vise at vi bryr oss om hverandre – personen bak prestasjonen. Ingen går gjennom livet uten motgang på det personlige plan, livet består av alt fra liv til død og alt i mellom. Hvis for eksempel en nær pårørende blir syk, dør eller om et forhold tar slutt, kan det utgjøre en stor forskjell å ha en god lytter som faktisk bryr seg og følger opp arbeidet. Kanskje livets puslespill vil være vanskeligere å sette sammen en stund, og hvis du kan tilrettelegge på en eller annen måte i løpet av denne tiden, kan det bety mer enn du kan forestille deg.

Kilde: Next Consulting

8. Vis interesse

Vi nordmenn liker gjerne å småprate om været, ferien og planene for helgen. Dersom en ansatt forteller at han skal reise til en helg på storbyferie, kan det bety mye å få et oppfølgingsspørsmål om hvordan det gikk uken etter. Det kan høres selvsagt ut og det er en faktor for mange ansatte å føle at noen lytter og følger opp.

Enkelte ledere har mange ansatte og det kan være vanskelig å holde styr på all informasjon. Hvis dette er tilfelle, finnes det et enkelt triks: skriv ned oppfølgingsspørsmål når en ansatt deler noe fra sitt privatliv og spar det til neste møte. Det gjør at personen føler seg sett og det øker engasjementet. Blir det regelmessig glemt, kan det ha motsatt effekt.

Kilde: Dale Carnegie

9. Gjennomføre medarbeiderundersøkelser 

Når du har finpusset og forbedret kommunikasjonen med ansatte, er det verdifullt å måle resultater i form av digitale medarbeiderundersøkelser. Du kan for eksempel la dine ansatte vurdere bidraget ditt gjennom følgende uttalelse:

Informasjon om virksomhetens mål og oppfølging kommuniseres tydelig og regelmessig

Du kan få respondenten til å svare på en skala fra 1-6.

1: Ikke enig i det hele tatt / 6: Helt enig

Sender du ut en medarbeiderundersøkelse før du implementerer dine forbedringer i kommunikasjon, vil du få en aktuell situasjon og kan deretter kontinuerlig følge med på effekten av forbedringene du introduserer. Ønsker du å ta pulsen på organisasjonens kommunikasjon akkurat nå, kan du enkelt lage en medarbeiderundersøkelse ved å prøve en gratis periode her.

Oppsummering: kommunisere og kommunikasjon

Effektiv kommunikasjon er grunnlaget for et høyt engasjement; det spiller ingen rolle om du bruker penger på en rekke kostbare fordeler og er den snilleste lederen i verden. Det kan definitivt skaffe deg lykkeligere medarbeidere, men kan også være både ineffektiv og en kostbar metode for å oppnå engasjement. Hvis du i stedet introduserer en kommunikasjonsstrategi for hvordan du kan bli bedre til å kommunisere: forventninger, dine hvorfor, mål og om du blir flinkere til å motta og handle på tilbakemeldinger fra dine ansatte; da har du kommet langt i å bruke kommunikasjon som en strategisk drivkraft for å oppnå et høyt engasjement.