Hva er en exit-undersøkelse?

En exit-undersøkelse er en strukturert vurdering som gjennomføres når en ansatt forlater en organisasjon. Den samler tilbakemeldinger om ansattes erfaringer, arbeidsmiljø, ledelse og andre relevante forhold for å identifisere styrker og svakheter i arbeidsplassen. Formålet er å få innsikt som kan hjelpe med å forbedre arbeidsforholdene og redusere turnover.

Hvordan bruker vi exit-undersøkelser for å forbedre lojalitet blant ansatte?

Analyser tilbakemeldingene for å identifisere mønstre og vanlige årsaker til at ansatte slutter. Bruk denne innsikten til å gjøre målrettede forbedringer i arbeidsmiljøet, ledelsesstilen og karrieremuligheter for å øke ansattes tilfredshet og redusere turnover.

Hva er vanlige problemer i exit-undersøkelser, og hvordan løser vi dem?

Vanlige problemer kan være dårlig arbeidsmiljø, svak ledelse eller utilstrekkelig belønning. For å løse disse, utvikle og implementere tiltak basert på tilbakemeldingene, som forbedringer i arbeidsforholdene, ledertrening eller revisjon av lønnspakker

Hvordan implementerer vi endringer basert på tilbakemeldingene?

Prioriter de viktigste områdene for forbedring og utarbeid en handlingsplan med konkrete tiltak og ansvarlige personer. Kommuniser endringene klart til ansatte og sørg for regelmessig oppfølging for å vurdere effekten og gjøre nødvendige justeringer.

Exit undersøkelser | Guide for sluttintervju

Exit-undersøkelser, ofte kalt sluttintervju eller avgangsundersøkelse, er essensielle for å få innsikt fra ansatte som slutter. Men er de verdt innsatsen? Ja, de gir organisasjoner en forståelse av hvorfor ansatte velger å forlate jobben, identifiserer forbedringsområder, øker engasjementet blant ansatte, og gir verdifulle innspill som kan hjelpe med å beholde nøkkelpersonell gjennom målrettede tiltak. Denne veiledningen gir en detaljert gjennomgang av hvordan man effektivt gjennomfører exit-undersøkelser og bruker resultatene til å styrke organisasjonen.

Exit-undersøkelser gir en strukturert måte å samle tilbakemeldinger fra avtroppende ansatte på. Målet er å avdekke årsakene til avgang, som kan gi verdifull innsikt for å forbedre arbeidsmiljøet, øke engasjementet og redusere turnover.

Innholdsfortegnelse

Hvorfor exit undersøkelser er viktige:

Avdekke problemområder: Ved å forstå hvorfor ansatte forlater selskapet, kan organisasjoner identifisere og løse problemer som negativt påvirker tilfredshet og prestasjon.

Forbedre rekrutteringsstrategier: Tilbakemeldinger fra exit-undersøkelser kan gi verdifull innsikt som styrker rekrutteringsstrategiene og ansettelsesprosessene, spesielt når det gjelder å beholde nyansatte.

Øke engasjementet blant ansatte: Ved å adressere de identifiserte utfordringene kan organisasjoner øke engasjementet og redusere turnover.

Forretningsmessige fordeler med exit-undersøkelser

Ansatte som sier opp er kostbart. Når en person sier opp og forlater en virksomhetpviser forskningen at dette påvirker bunnlinjen til selskapet negativt. Hvorfor? Å finne en passende erstatter koster virksomheten mye tid, energi og penger.

Personalomsetning medfører enorme kostnader; Gallups undersøkelser i USA anslår at det går tapt 1 000 milliarder dollar hvert år.

Men hva koster det for organisasjonen din? Forskning indikerer at du sannsynligvis vil bruke seks til ni måneders lønn for å finne og trene en erstatter. Annen forskning antyder imidlertid at det kan være så lite som 16 prosent av lønnen for å erstatte en kontraktsfestet timesbetalt ansatt. For lederstillinger, kan tallet strekke seg helt opp mot 213 prosent av lønnen. Uansett så vil det være kostbart at en ansatt slutter.

Verre er det at det kan oppstå ringvirkninger. Når noen forlater virksomheten din og ikke innen kort tid blir erstattet, kan produktiviteten falle på grunn av at det er færre personer tilgjengelig til å gjøre det påkrevde arbeidet. Færre ansatte kan også føre til ytterligere konsekvenser. Overveldelse kan blant annet oppstå grunnet overbelastning av arbeid. I sin tur kan dette være en pådriver for lavere moral blant de ansatte og potensielt økt fravær på grunn av sykemeldinger og sykdom.

Selv om det ser ut til at antallet oppsigelser på globalt nivå er på vei ned etter den såkalte “store oppsigelsesbølgen”, er det viktig å gjennomføre exit-undersøkelser på grunn av de høye kostnadene ved oppsigelser og erstatninger.

Fordeler for ulike parter:

Ledelse og HR:

Strategisk innsikt: Forståelse for hvorfor ansatte slutter gir viktig innsikt for strategiske beslutninger og planlegging
Forbedrede HR-prosesser: Tilbakemeldinger kan forbedre ansettelse, onboarding og utviklingsprosesser for ansatte

Avdelingsledere:

Direkte tilbakemeldinger: Ledere får direkte tilbakemeldinger på sin ledelse og arbeidsmiljøet i avdelingen.
Mulighet for forbedring: Identifisering av spesifikke problemer gjør det mulig for ledere å forbedre arbeidsmiljøet og teamdynamikken.

Gjenværende ansatte:

Forbedret arbeidsmiljø: Å ta tak i problemer fra exit-undersøkelser kan forbedre arbeidsmiljøet for gjenværende ansatte.
Økt engasjement: Når ansatte ser at selskapet handler på tilbakemeldinger, øker deres engasjement og tillit til selskapet.

Fordeler med digitale exit-undersøkelser

Ansatte som slutter, ønsker ofte å bevare gode relasjoner og kan derfor unnlate å gi verdifulle tilbakemeldinger for å unngå ubehagelige situasjoner. Digitale og anonyme undersøkelser legger til rette for at de kan gi ærlige tilbakemeldinger uten frykt for konsekvenser.

Hvordan gjennomføre en exit-undersøkelse

Planlegging: Definer formålet og bestem fokusområder som arbeidsmiljø, ledelse, karrieremuligheter og arbeidsrelasjoner.

Spørreskjema: Lag en undersøkelse med både kvantitative og kvalitative spørsmål, som for eksempel:

Hvorfor velger du å forlate selskapet?
Hva satte du mest pris på i jobben din?
Hvilke forbedringer vil du anbefale for selskapet?

Gjennomføring: Velg metode—personlige intervjuer, telefonintervjuer eller nettbaserte undersøkelser. Sørg for anonymitet for å få ærlige svar

Analyse og tiltak: Analyser resultatene for å finne mønstre og trender. Utvikle handlingsplaner basert på tilbakemeldingene og kommuniser disse tiltakene til de ansatte.

How to conduct exit surveys

Eksempler på spørsmål i exit-undersøkelsen

Årsaker til avgang: “Hvorfor har du bestemt deg for å forlate selskapet?”

Arbeidsmiljø: “Hvordan vil du beskrive arbeidsmiljøet her?”

Ledelse: “Hvordan har ditt forhold til din leder vært?”

Karrieremuligheter: “Opplevde du at det var nok karrieremuligheter i selskapet?”

Forslag til forbedringer: “Hvilke forbedringer ville du foreslå for selskapet?”

Detaljert utforming av spørreskjema

Åpne spørsmål

Gi ansatte rom til å uttrykke sine tanker og følelser i detalj.

Eksempler:

- “Kan du beskrive spesifikke situasjoner som påvirket din beslutning om å forlate selskapet?”
- “Hva kunne ha fått deg til å bli i selskapet?”

Kvantitative metoder

Bruk Likert-skalaer og andre kvantitative metoder for strukturert måling.

Eksempler:

- “På en skala fra 1 til 10, hvordan vil du rangere din totale opplevelse i selskapet?“
- “Hvor sannsynlig er det at du vil anbefale selskapet til en venn?” (eNPS)

Analyseringsmetoder og verktøy

Dataanalyseverktøy: Bruk verktøy som Excel, SPSS, eller dedikerte HR-analyseverktøy for å analysere og tolke data.

Identifisere trender: Analyser data over tid for å avdekke trender og mønstre i tilbakemeldingene fra ansatte.

Datavisualisering: Opprett diagrammer og grafer for å visualisere resultatene og gjøre dem enklere å forstå og kommunisere til ledelsen.

Exit survey answers

Fremtidige trender

AI og automatisering: Fremtidige exit-undersøkelser vil sannsynligvis integrere AI og automatisering for rask og nøyaktig dataanalyse, noe som muliggjør mer proaktive tiltak basert på sanntidsdata.

Integrerte plattformer: Selskaper vil bruke integrerte plattformer som samler tilbakemeldinger fra alle stadier av ansattes livssyklus, og gir en helhetlig oversikt over ansattes opplevelser.

Personalisering: Exit-undersøkelser vil bli mer personaliserte, med spørsmål og temaer tilpasset den enkelte ansattes opplevelser og rolle innen selskapet.

Exit-undersøkelser: vanlige utfordringer og løsninger

Ansattes motstand: Ansatte kan være tilbakeholdne med å delta i exit-undersøkelser på grunn av frykt for gjengjeldelse eller mangel på tillit. Løsning: Sikre anonymitet og understrek hvor viktig deres tilbakemeldinger er for å forbedre arbeidsplassen.

Manglende handling på tilbakemeldinger: Hvis bedrifter ikke handler på tilbakemeldinger, kan ansatte miste tillit til hele prosessen. Løsning: Utvikle og kommunisere tydelige handlingsplaner basert på tilbakemeldinger.

Utilstrekkelig dataanalyse: Å samle inn data uten en klar analyseplan kan føre til tapte innsikter. Løsning: Bruk avanserte analyseverktøy og metoder for å behandle og tolke data på en effektiv måte.

Ofte stilte spørsmål om exit-undersøkelser

Hvordan håndtere sensitive svar? Anonymitet og konfidensialitet er essensielt for at ansatte skal føle seg trygge nok til å dele sensitiv informasjon. Forklar tydelig hvordan svarene deres vil bli brukt og beskyttet.

Hva skal gjøres hvis svarprosenten er lav? For å øke svarprosenten:

Send påminnelser noen dager etter den første invitasjonen.
Tilby insentiver som gavekort eller veldedighetsdonasjoner for å oppmuntre til deltakelse.
Kommuniser klart hvorfor deres tilbakemeldinger er viktige og hvordan de vil bli brukt for å forbedre selskapet.
Sørg for at undersøkelsen er enkel å forstå og rask å fullføre.
Informer ansatte på forhånd om at de vil motta en exit-undersøkelse og at deres tilbakemeldinger er verdifulle for organisasjonen.

Forebygging slår reaktive tiltak

Exit-undersøkelser kan være svært verdifulle for å forhindre fremtidig frafall. Selv om det er for sent å beholde de som allerede har bestemt seg for å slutte, kan innsikten fra undersøkelsene bidra til å hindre at flere forlater selskapet.

En studie fra Gallup viser at 52 prosent av de som slutter, mener at oppsigelsen kunne vært unngått dersom arbeidsgiveren hadde tatt affære tidligere. Med tanke på de enorme 1000 milliarder dollar som årlig går tapt i den amerikanske økonomien, er det klart at selv små forbedringer kan gi betydelige kostnadsbesparelser. Exit-undersøkelser er et fint verktøy å bruke til å forstå og redusere frafall blant sine ansatte.

Så hvordan kan exit undersøkelse bidra til å forhindre avgang?

Godt utformede exit-undersøkelser kan gi innsikt i hvorfor folk slutter. Hvis vi vet hvorfor, har vi mye bedre forutsetninger for å iverksette korrigerende tiltak.

Tenk deg for eksempel en gjentakende trend som viser at 24 % av dine eksisterende ansatte slutter på grunn av dårlige utviklingsmuligheter. Når du dykker dypere ned i dataene fra undersøkelsen, oppdager du at de som slutter, har en dårlig oppfatning av det nettbaserte læringssystemet ditt. Dette gir deg spesifikk innsikt i hvordan du delvis kan forhindre at folk slutter i organisasjonen – ved å forbedre de nettbaserte lærings- og utviklingsaktivitetene dine.

Verdiskapende innsikt kan utledes fra både kvantitative og kvalitative data. For eksempel kunne læringsinnsikten i vårt hypotetiske eksempel ha kommet fra kommentarer skrevet av dem som har sluttet. På samme måte akkumuleres exit-data over tid. Disse store datasettene kan brukes i prediktive modeller for å finne ut hvem som sannsynligvis vil slutte og hvorfor. Begge metodene gjør det mulig å forutse og dermed forhindre oppsigelser, men bare hvis du bruker dataene fra exit undersøkelser til å handle.

Hvordan sikre at tilbakemeldinger fører til konkrete handlinger? For å sikre at tilbakemeldinger resulterer i reelle tiltak, er det viktig å:

Analysere resultatene nøye: Identifisere mønstre og trender i svarene.
Utvikle handlingsplaner: Utforme spesifikke, målbare tiltak basert på resultatene.
Kommunisere tiltakene: Informere ansatte om hvilke tiltak som vil bli gjennomført basert på deres tilbakemeldinger.
Følge opp: Vurdere effekten av tiltakene og justere dem etter behov.

Et sluttintervju som fungerer

For å sikre at exit-undersøkelser fungerer effektivt, er det viktig å følge noen nøkkelprinsipper:

Planlegg nøye: Start med å definere klare mål for undersøkelsen. Bestem hvilke områder du ønsker å fokusere på, som arbeidsmiljø, ledelse, karrieremuligheter, og arbeidsrelasjoner.
Utform relevante spørsmål: Bruk en kombinasjon av kvantitative og kvalitative spørsmål for å få en grundig forståelse av årsakene til avgang. Spørsmål bør være tydelige og tilpasset for å avdekke spesifikke utfordringer.
Velg riktig gjennomføringsmetode: Bestem om undersøkelsen skal utføres som et personlig intervju, telefonintervju, eller gjennom en nettbasert og anonym undersøkelse. Anonymitet kan ofte føre til mer ærlige svar.
Analyser resultatene grundig: Bruk avanserte analyseverktøy for å identifisere mønstre og trender i tilbakemeldingene. Dette hjelper deg med å forstå de underliggende problemene som påvirker medarbeidertilfredshet og turnover.
Utvikle handlingsplaner: Basert på analysen, utarbeid konkrete tiltak for å adressere de identifiserte utfordringene. Handlingsplanene bør være målbare og kommuniseres tydelig til både ledelse og ansatte.
Kommuniser og følg opp: Informer de gjenværende ansatte om hvilke tiltak som er satt i gang basert på tilbakemeldingene fra exit-undersøkelsene. Dette viser at deres meninger blir tatt på alvor, og kan øke tilliten og engasjementet blant medarbeiderne.

Ved å følge disse trinnene kan exit undersøkelser bli et kraftig verktøy for kontinuerlig forbedring og langsiktig suksess i organisasjonen.

Hvordan kan Questback hjelpe bedriften din med exit undersøkelser?

Questback kan hjelpe i gjennomføringen av effektive exit-undersøkelser ved å tilby en helhetlig og fleksibel plattform som støtter alle aspekter av prosessen. Med Questback kan organisasjoner enkelt utforme, distribuere og analysere digitale og anonyme undersøkelser som gir avtroppende ansatte en trygg måte å gi ærlige tilbakemeldinger på.

Ved å bruke Questback kan du dra nytte av følgende funksjoner:

Tilpassbare undersøkelser: Skreddersy spørsmålene i exit-undersøkelsen for å dekke spesifikke behov, enten det handler om arbeidsmiljø, ledelse eller karrieremuligheter.
Enkel distribusjon og påminnelser: Questback gjør det enkelt å sende ut undersøkelser digitalt og automatisk sende påminnelser, noe som kan øke svarprosenten betydelig.
Anonymitet og konfidensialitet: Anonymiteten sikrer at ansatte føler seg trygge på å gi ærlige svar uten frykt for gjengjeldelse, noe som fører til mer pålitelig data.
Avansert dataanalyse: Smarte verktøy for dataanalyse hjelper deg med å identifisere trender og mønstre i tilbakemeldingene, slik at du kan forstå de underliggende årsakene til hvorfor ansatte slutter.
Enkel visualisering og rapportering: Verktøy for å lage klare og forståelige rapporter som kan deles med ledelsen for å sikre at tilbakemeldingene fører til konkrete tiltak.

Ved å integrere Questback i din exit-undersøkelsesprosess kan du effektivt fange opp verdifull innsikt, forbedre arbeidsmiljøet og redusere turnover, samtidig som du styrker organisasjonens evne til å beholde nøkkelpersonell.

Prøv Questback gratis i 14 dager og opplev et av de best rangerte verktøyene på markedet, med “Best Value Badge” fra Capterra.