Få mest mulig ut av dine tilbakemeldinger

I dagens raske forretningsverden handler det om mer enn bare å samle inn tilbakemeldinger – det handler om å bruke tilbakemeldingene på en smart måte. Ved å analysere innsikt nøye og sette den ut i livet, sikrer du at tilbakemeldingene skaper størst mulig verdi. De beste tilbakemeldingsløsningene tilbyr mer enn bare grunnleggende data – de gir deg verdifulle analyser som kan bidra til økt lønnsomhet og kundelojalitet. I denne guiden skal vi vise deg hvordan en god tilbakemeldingsløsning kan forbedre strategien din og gi deg bedre resultater.

1. Definer målene dine

For å utnytte tilbakemeldinger på en effektiv måte, bør de være knyttet til virksomhetens overordnede mål. Det handler om mer enn bare å samle inn data – det handler om å bruke tilbakemeldingene strategisk for å oppnå suksess.

Noen eksempler på typiske mål for bedrifter kan være:

1. Redusere kundefrafall (Churn).
2. Identifisere og håndtere mangler i kundereisen.
3. Øke kundetilfredshet (NPS).
4. Øke kundelojalitet og gjenkjøp.

Eller

1. Redusere medarbeideromsetning.
2. Raskt ta tak i utfordringer i arbeidsmiljøet.
3. Øke engasjementet (eNPS).
4. Redusere medarbeideromsetning samtidig som du øker tilfredsheten blant ansatte, noe som fører til lavere fravær, bedre kundeservice og økt lønnsomhet (Gallup 2024).

Tilpass tilbakemeldingsinitiativene til forretningsmålene dine: Definer de spesifikke målene organisasjonen ønsker å oppnå, hvor innsikt fra tilbakemeldinger kan øke sjansen for suksess. Dette kan inkludere forbedring av kundetilfredshet, økt medarbeiderengasjement, bedre kundestøtte, optimalisering av kjøpsreisen eller forbedring av produktutvikling.

2. Prioriter ekspertise fremfor grunnleggende støtte

Når du velger en tilbakemeldingsløsning, er det avgjørende å vurdere leverandørens ekspertise og nivået på støtten de tilbyr. De beste løsningene gir bedriften mer enn et grunnleggende verktøy; de tilbyr støtte på lokalt språk via e-post, telefon og videomøter, i tillegg til strategisk veiledning for å sikre at du når målene dine i tide.

• Utnytt ekspertise for komplekse behov: En førsteklasses leverandør har spesialister som kan hjelpe deg med å forstå og bruke tilbakemeldinger på et dypere nivå. De kan hjelpe med å sette riktige mål, tolke svarene og analysere komplekse data for å identifisere trender som kan påvirke virksomheten din. De tilbyr både teknisk støtte og ekspertise innen tilbakemeldinger for å hente ut maksimal verdi.
• Skille mellom premium og grunnleggende støtte: Mens grunnleggende støtte kan hjelpe med tekniske utfordringer, gir premium-støtte en helhetlig tilnærming, som råd om beste praksis og strategisk gjennomføring av undersøkelser. Dette omfatter alt fra hvordan spørsmål kan tolkes, til justeringer i undersøkelsen for å øke svarfrekvensen.

Styrk kundetilliten ved å levere verdi og overgå kundenes forventninger.

Lær mer

3. Maksimer verdien med eksperter på tilbakemeldinger

En av hovedgrunnene til å velge en tilbakemeldingsløsning av høy kvalitet er den omfattende støtten som tilbys. Dette inkluderer ekspertledende workshops, treningsprogrammer, handlingsplanlegging og dybdeanalyser for å sikre at du får mest mulig ut av tilbakemeldingene dine.

• Gjør tilbakemeldinger om til strategiske innsikter: Kvalitetsleverandører tilbyr ofte workshops der eksperter hjelper deg med å tolke tilbakemeldinger og omdanne dem til konkrete tiltak. Disse workshopene hjelper teamet ditt med å forstå hva som driver tilbakemeldingene og utvikle strategier for å forbedre organisasjonen.
• Bygg intern ekspertise: Ved å trene ansatte i bruk av tilbakemeldingsverktøyet, sikrer du at kunnskap spres i hele organisasjonen. Slike programmer gir de ansatte ferdigheter til å trene andre, noe som styrker kompetansen og reduserer risikoen hvis en nøkkelperson slutter.
• Handlingsplanlegging: Gode tilbakemeldingsløsninger inkluderer verktøy for å utvikle og gjennomføre handlingsplaner basert på tilbakemeldinger. Dette lar deg sette spesifikke mål og handlinger for å løse identifiserte problemområder.
• Ekspertanalyse: Eksperthjelp kan hjelpe med å gi bedriften dypere forståelse av tilbakemeldingsdata og identifisere viktige trender. Denne analysen kan hjelpe deg med å ta bedre beslutninger og utvikle mer effektive strategier.

4. Utnytt potensialet av detaljerte tilbakemeldinger

Dybdetilbakemeldinger gir dypere innsikt i kunders og ansattes opplevelser. Avanserte verktøy gjør det mulig å samle inn og analysere tilbakemeldinger mer grundig, noe som fører til datadrevne beslutninger.

• Bruk dybdetilbakemeldinger for datadrevne beslutninger: Ved å samle mer detaljerte tilbakemeldinger får du bedre innsikt i hva som påvirker opplevelsene til både kunder og ansatte. Dette hjelper deg med å ta mer informerte beslutninger og utvikle effektive strategier.
• Implementer avanserte oppfølgingsfunksjoner: Kvalitetsløsninger gir verktøy for å følge opp tilbakemeldinger på en mer strukturert måte. Dette lar deg spore hvordan tilbakemeldinger utvikler seg over tid og identifisere områder som krever forbedring. Avanserte oppfølgingsfunksjoner lar deg også stille oppfølgingsspørsmål uten å avsløre respondenters identiteter.
• Gå fra antagelser til handling basert på data: I stedet for å gjette på hva som trenger forbedring, kan du bruke informative tilbakemeldingsdata for å få en mer detaljert forståelse av hva som virkelig påvirker opplevelsene til kunder og ansatte.

5. Avanserte analyser for dypere innsikter

For å maksimere verdien av tilbakemeldinger, er det avgjørende å forstå de underliggende årsakene. Avanserte analyser kan hjelpe deg med å dykke dypere inn i hva som virkelig påvirker opplevelsene til kundene og de ansatte.

• Bruk avanserte analyser for å avdekke innsikt: I stedet for å bare se på de overordnede resultatene, kan avanserte analyser gi en dypere forståelse av dataene. Dette kan inkludere bruk av varmekart, topp-til-bunn-analyse, eller lignende funksjoner som fremhever mønstre og hjelper deg med å identifisere muligheter og utfordringer. Ved hjelp av avansert ruting kan man stille tilpassede oppfølgingsspørsmål til visse svar for å få en grundigere forståelse.

Oppdag hva som motiverer dine ansatte, slik at dere kan øke produktiviteten og lønnsomheten.

Lær mer

6. Teknisk kvalitet i tilbakemeldingsløsninger

En kvalitetsløsning for tilbakemeldinger bør tilby sømløs integrasjon, robust sikkerhet og være skalerbar for å vokse i takt med virksomhetens behov. Verktøyet må håndtere store mengder tilbakemeldinger og tilby fleksible tilpasningsmuligheter.

• Sømløs og rask integrasjon: La eksterne systemer koble seg til tilbakemeldingssystemet enkelt. Sørg for at du kan kontrollere når undersøkelser sendes ut, slik at spørsmålene er relevante, og unngå å spamme gjentatte kunder ved å bruke karantenefunksjoner med tidsbegrensning. Automatiser spørsmål og lever innsikt i sanntid etter hvert som svarene kommer inn, slik at du kan handle raskt og effektivt.
• Sikkerhet og samsvar med databeskyttelse: Med økt fokus på datasikkerhet er det viktig å velge en løsning som tilbyr sterke sikkerhetstiltak og overholder gjeldende regler. En god løsning skal være GDPR-kompatibel og ha servere innenfor EU for å ivareta personvern.
• Skalerbarhet og tilpasning for voksende behov: En kvalitetsløsning skal kunne vokse med virksomheten din, håndtere økende mengder data og tilby fleksible tilpasningsmuligheter for å møte spesifikke krav.

7. Ekte suksesshistorier med med gode løsninger for tilbakemeldinger

For å forstå fordelene med et tilbakemeldingsverktøy, kan det være lurt å se på virkelige casestudier og suksesshistorier.

• Be om case-studier som viser effekten av tilbakemeldingsverktøyet: Ved å lese om hvordan andre selskaper har implementert tilbakemeldingsløsninger og oppnådd en god avkastning, kan du få innsikt i hvordan verktøyet kan hjelpe deg med å nå dine mål. Case-studier bør vise konkrete eksempler på hvordan tilbakemeldinger har blitt brukt til å skape forbedringer og verdi.
• Lær fra suksessfulle implementeringer i ulike bransjer: Uavhengig av hvilken bransje du er i, kan du lære mye av andre organisasjoners erfaringer. Be leverandøren om referansekunder, helst fra samme bransje hvis mulig, for å se hvordan løsningen har fungert for dem.

For å se hvordan tilbakemeldinger kan hjelpe bedrifter i praksis, ta en titt på vår Business Case med Oslo Marathon, hvor tilbakemeldinger har vært nøkkelen til å skape en bedre deltakeropplevelse og oppnå langvarig suksess.

8. Unngå vanlige fallgruver som kommer med tilbakemeldingssystemer

Implementering av et avansert tilbakemeldingssystem kan by på utfordringer. Det er viktig å være klar over vanlige fallgruver og vite hvordan du kan unngå dem for å sikre en vellykket implementering.

• Gjenkjenn og overvinn utfordringer: En vanlig feil er å undervurdere kompleksiteten i å sette opp et tilbakemeldingssystem. Dette kan inkludere tekniske problemer, motstand fra ansatte eller vanskeligheter med integrasjon mot eksisterende systemer. Planlegg nøye og jobb tett med leverandøren for å få bukt på disse utfordringene. Sørg for å ha en onboarding-plan og en dedikert Customer Success Manager som sikrer at du får maksimal verdi fra verktøyet fra første dag.
• Strategier for jevn implementering: For å sikre en smidig implementering av tilbakemeldingssystemet er det viktig å ha en tydelig plan. Dette innebærer opplæring av ansatte, tydelig kommunikasjon om fordelene ved løsningen, og en klar strategi for hvordan tilbakemeldingsdata skal brukes. Involver nøkkelpersoner tidlig og sørg for tilstrekkelig støtte gjennom hele prosessen.

9. Sikre fremtiden med riktig strategi for tilbakemeldinger

Tilbakemeldingslandskapet utvikler seg kontinuerlig, og det er viktig å være forberedt på fremtidige trender og teknologier som kan påvirke hvordan tilbakemeldinger samles inn og brukes.

• Utforsk nye teknologier og deres fordeler: Teknologier som kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) forvandler måten tilbakemeldingsløsninger fungerer på. Ved å utforske disse teknologiene kan du finne nye måter å analysere tilbakemeldingsdata på og få dypere innsikt. AI kan for eksempel brukes til å automatisk kategorisere og analysere store mengder tilbakemeldinger, noe som sparer tid og gir mer nøyaktige resultater.
• Forbered deg på fremtidige fremskritt i tilbakemeldinger: For å være klar for fremtidige endringer er det viktig å holde seg oppdatert på nye metoder og beste praksis for innsamling og analyse av tilbakemeldinger. Dette kan inkludere å delta på bransjekonferanser, lese forskningsrapporter og bygge nettverk med andre fagfolk i feltet. Ved å være proaktiv kan du sikre at tilbakemeldingsstrategien din alltid er i forkant. Spør leverandøren om deres utviklingsplan og når nye oppdateringer vil bli lansert.

10. Ta et overveid valg for å få mest mulig verdi ut av tilbakemeldingsløsningen din

Å velge riktig tilbakemeldingsløsning er en avgjørende beslutning som kan ha stor innvirkning på organisasjonens evne til å samle inn og bruke tilbakemeldinger effektivt. Når du velger en løsning, er det viktig å vurdere dine spesifikke behov og mål. En pålitelig løsning kan være dyrere, men de ekstra funksjonene og støtten kan gi en betydelig avkastning på investeringen. Ved å evaluere alternativene nøye og samarbeide tett med leverandøren, kan du finne løsningen som passer best til organisasjonen din og hjelper deg med å nå dine strategiske mål.

Hvorfor tilbakemeldingsløsninger av kvalitet lønner seg

En solid tilbakemeldingsløsning gir mange fordeler utover de grunnleggende verktøyene, inkludert dypere innsikt, avanserte analyser, bedre integrasjon med eksisterende systemer, tilgjengelige eksperter og forbedrede sikkerhetsnivåer. Ved å velge den beste løsningen sikrer du at organisasjonen har verktøyene som trengs for å maksimere verdien av tilbakemeldinger.

Denne guiden er laget for å gi innsikt i hvordan du kan utnytte tilbakemeldinger maksimalt, forstå fordelene med ulike løsninger, og hvordan de kan brukes til å drive forbedringer i organisasjonen. Ved å følge disse retningslinjene kan du sikre at tilbakemeldingsstrategien din er klar for fremtidige utfordringer og muligheter.

Lykke til!