Medarbeiderundersøkelse – en fullstendig guide

Visste du at en enkel undersøkelse kan øke ansattes trivsel på arbeidsplassen? Vi snakker om medarbeiderundersøkelser, et verktøy som kan hjelpe bedrifter med å forstå og samle sine ansatte, utvikle organisasjonen og sette felles mål som de ansatte ønsker å oppnå sammen. 

Medarbeiderundersøkelser er et krav satt av Arbeidsmiljøloven for å kartlegge og dokumentere risikoforhold i bedriften, og dokumentasjon på arbeidsmiljøet. Disse undersøkelsene er kjent under flere navn; ansattes meningsmålinger, arbeidsmiljøundersøkelser eller HR-undersøkelser. Uansett hva du kjenner dem som er essensen det samme: Å forstå hva dine ansatte tenker og føler om jobben sin.

I denne guiden viser vi deg hvordan du stiller de riktige spørsmålene, analyserer svarene, og bruker teknologi for å beholde anonymitet i svarene til de ansatte.

• Hva er hensikten med medarbeiderundersøkelser?
• Hva er en pulsmåling?
• Hvilke spørsmål bør man stille i en medarbeiderundersøkelse?
• Anonymitet kan brukes i medarbeiderundersøkelser
• Oppfølging av medarbeiderundersøkelser

Hva er hensikten med medarbeiderundersøkelser?

Mange ledere stiller spørsmål ved nytten av medarbeiderundersøkelser. Er det verdt å bruke tiden på, og hva får man igjen for det? Det er forståelig at bedrifter lurer på dette. Før bedriften i det hele tatt tenker på å utføre en medarbeiderundersøkelse, er det viktig å finne ut hva man ønsker å få ut av studiet. Så, hva er hensikten med å gjennomføre medarbeiderundersøkelser? 

Hensikten med undersøkelsene kan være:

• Måle ansattes engasjement og trivsel
• Identifisere styrker og forbedringsområder
• Fremme åpen kommunikasjon
• Lederutvikling
• Strategisk beslutningstaking
• Fremme personlig og profesjonell vekst.
• Forbedre kundetilfredshet
• Redusere turnover

Det er viktig å anerkjenne at medarbeiderundersøkelser ikke er et engangstiltak, men en del av en kontinuerlig syklus av feedback, analyse, handling, og oppfølging. Effektiv implementering og oppfølging av tiltak basert på resultatene fra undersøkelsen er avgjørende for å sikre langsiktig positiv endring og organisatorisk vekst.

Forskning utført av Gallup viser at bedrifter hvor de ansatte er engasjerte i jobben sin scorer:

• 10% høyere kundetilfredshet.
• 21% høyere produktivitet
• 22% høyere lønnsomhet sammenlignet med bedrifter hvor engasjementet er lavt blant de ansatte.

Les hele studien fra Gallup. 

Hva er en pulsmåling?

Pulsundersøkelser er kortere undersøkelser som sendes ut flere ganger i året. De er ofte utformet for å gi raske svar på enkle spørsmål, for å få kontinuerlig tilbakemelding fra dine ansatte. Man kan se på det som at å ta pulsen på dine ansatte en gang i måneden. Denne type måling er perfekt godt verktøy for HR til å følge utviklingen blant de ansatte, se muligheter til forbedring, og viktigst av alt; beholde kompetente medarbeidere.

Pulsmåling kan hjelpe med:

• Gir ansatte en følelse av å forme bedriftens kultur og suksess.
• Ledelsen får oversikt over trivselen på arbeidsplassen.
• Ansatte føler at det er utviklingsmuligheter i selskapet.
• Hvis uønskede endringer oppstår, kan de hukes tak i dem raskt.

Pulsundersøkelser vs medarbeiderundersøkelser

Pulsmåling og medarbeiderundersøkelser er begge verktøy for å samle inn tilbakemeldinger fra ansatte, men de varierer betydelig i frekvens og detaljnivå.

Pulsundersøkelse:

• Korte og hyppige undersøkelser for å måle ansattes umiddelbare følelser og engasjement.
• Sendes ut regelmessig, ofte månedlig eller kvartalsvis.
• Inneholder vanligvis et begrenset antall fokuserte spørsmål.
• Målet er å raskt få innsikt i organisasjonens tilstand og ansattes velvære, slik at ledelsen kan handle raskt ved behov.

Medarbeiderundersøkelser:

• Mer omfattende undersøkelser som utføres sjeldnere, vanligvis årlig eller halvårlig.
• Dekker et bredt utvalg av temaer som arbeidsmiljø, bedriftskultur, ansattes engasjement og trivsel, samt spesifikke områder som ledelse og karriereutvikling.
• Gir dyptgående innsikt i ansattes erfaringer og stiller krav til mer tid for både utfylling og analyse.

Mens pulsmålinger tilbyr løpende og rask feedback som støtter direkte tiltak, gir medarbeiderundersøkelser mer omfattende data som informerer strategiske valg og langvarige forbedringer. Begge metodene har sin verdi, og mange bedrifter benytter seg av en kombinasjon for å få en fullstendig forståelse av ansattes tilfredshet og engasjement.

Hvilke spørsmål bør man stille i en medarbeiderundersøkelse?

Å formulere spørsmål som gir høy svarprosent er en kunst i seg selv. Hele formålet med studien er at den skal være veiledende. Derfor må spørsmålene være så tydelige at de som svarer ikke trenger å reflektere over hvorfor spørsmålet stilles.

I videoen nedenfor gir vi deg tips om hvilke spørsmål som bør stilles:

Tenk på dette når du lager spørsmål til medarbeiderundersøkelser

Følg disse trinnene når du utformer medarbeiderundersøkelsen din:

1. Identifiser formålet med undersøkelsen

Før du lager spørsmål til medarbeiderundersøkelsen, er det viktig å tydelig definere hensikten med undersøkelsen.  Hva ønsker du å oppnå? Dette kan inkludere å identifisere områder for forbedring, måle trivsel blant medarbeiderne, vurdere arbeidsmiljøet eller samle inn tilbakemeldinger om spesifikke initiativer eller endringer i organisasjonen.

2 . Bryt ned formålet i parametere.

Del det overordnede formålet i mindre deler eller parametere. Hvis formålet er å måle medarbeidernes engasjement, kan parametere inkludere arbeidsoppgaver, teamdynamikk, lederskap og karriereutvikling.

3. Bruk parameterne til å formulere ulike områder rundt spørsmålene.

Bygg spørsmål som er rettet mot hvert parameter. Under arbeidsoppgaver, kan du for eksempel inkludere spørsmål om arbeidsbelastning, oppgavenes utfordringsnivå og muligheten for faglig vekst.

4. Del områdene inn i uavhengige variabler

Inndel hvert område i mindre, spesifikke variabler. Dette gir mer nøyaktige og detaljerte tilbakemeldinger. I eksemplet med teamdynamikk kan variabler være kommunikasjon, samarbeid og konflikthåndtering.

5. Se gjennom og velg riktig spørsmål

For å unngå en alt for altfor komplisert spørreundersøkelse er det viktig å være selektiv. Etter å ha formulert spørsmål for hver variabel, gå gjennom dem for å sikre at de er klare, konsise og relevante. Unngå overflødig kompleksitet som kan forvirre respondentene eller gi opphav til tvetydige svar.

6. Gjør det tydelig hva undersøkelsen dreier seg om

Skriv en kort intro til undersøkelsen der du forklarer hensikten, at svarene er anonyme, hvor lang undersøkelsen tar, og at det er viktig å svare ærlig. Dette hjelper folk til å stole på undersøkelsen og gjør det mer sannsynlig at de svarer.

Husk å stille klare spørsmål uten å lede svarene, og hold dem så nøytrale som mulig. Begynn med de viktigste spørsmålene, ha en blanding av korte og lange spørsmål, og ikke ha for mange – rundt 10 er bra. Husk å sikre anonymitet. Hvis ikke deltakerne føler seg trygge på at svarene deres er anonyme, vil det påvirke svarprosenten og ærligheten deltakerne gir på svarene. Hvis du er usikker på reglene rundt behandling av personopplysninger for undersøkelsen, anbefaler vi å sjekke lovdata.no.

Oppfølging av resultater fra medarbeiderundersøkelser

Etter at medarbeiderundersøkelsen er ferdig og svarene er innhentet, kommer et kritisk skritt: oppfølgingen av resultatene. Dette er kanskje det viktigste steget og det som sørger for en reell endring i bedriften.

Oppfølging av undersøkelsen vil som regel foregå slik:

1. Dataanalyse: Etter at svarene er hentet inn, er det på tide å analysere svarene. Det betyr å se nøye på resultatene fra medarbeiderundersøkelsen. Finn ut hvilke mønstre, trender og viktige områder som trenger oppmerksomhet. Konsentrer deg om de største eller oftest nevnte problemene for å gjøre tiltakene treffsikre og nyttige.
2. Segmentering: Ikke alle utfordringer krever samme løsning. Ved å dele opp tilbakemeldinger i grupper som ledelse, arbeidsmiljø og karriereutvikling, kan du bedre rette tiltakene dine mot de faktiske behovene.
3. Etablere konkrete mål: Sett klare og målbare mål for hver kategori du har identifisert. Dette kan inkludere å styrke kommunikasjon, øke generell trivsel blant medarbeiderne, eller minske arbeidsrelatert stress. Sørg for at målene er realistiske og oppnåelige innen en gitt tidsramme.
4. Implementering av tiltak:  Begynn med å sette i gang tiltak knyttet til de viktigste områdene. Dette kan være opplæring, endringer i hvordan arbeidet gjøres, eller workshops om samarbeid. Inkluder viktige personer som ledere og ansatte i prosessen.
5. Kontinuerlig oppfølging: Det er viktig å overvåke hvordan tiltakene påvirker arbeidsmiljøet. Bruk klare indikatorer som endringer i engasjement, nedgang i personalomsetning, eller forbedringer i teamdynamikk for å evaluere effekten. Juster strategien din basert på tilbakemelding og observerte resultater for å sikre langvarig suksess.

Å gå fra resultater og tall til faktisk endring kan gjøres på ulike måter. En måte kan være å involvere de ansatte i arbeidet med handlingsplaner. For å se effekten av dette i praksis, ta en titt på vårt case studie fra Orial Dental.

Når ansatte velger å ikke delta i undersøkelser, kan det være fordi de tviler på at svarene deres vil føre til reell endring. Derfor er klar kommunikasjon avgjørende fra starten av. Det betyr å forklare formålet med medarbeiderundersøkelsen tydelig og informere om hva som skjer etter at svarene er innlevert. 

Anonymitet kan brukes i medarbeiderundersøkelser

Anonymitet er ofte nødvendig for å sikre ærlige tilbakemeldinger, da mange ansatte kan nøle med å gi kritikk uten den. De fleste studier viser at ansatte ikke tør å komme med negativ kritikk dersom det ikke er mulig å være anonym.

Bedrifter trenger ærlige svar for å identifisere forbedringsområder, noe som er nøkkelen til å initiere endring. Det er avgjørende at ansatte kan dele sine meninger åpent, uten bekymring for negative konsekvenser.

Viktig å huske: 

Husk å følge personvernregelverket når du gjennomfører medarbeiderundersøkelsen. Målet med undersøkelsen kan ofte nås ved å samle anonyme data, og da er det ikke tillatt å behandle personlige data. Hvis undersøkelsen ikke er 100% anonym, må du sørge for å følge personvernreglene. For mer informasjon, sjekk Datatilsynet.

Slik sikrer du anonymitet ved medarbeiderundersøkelser

Questback Essentials lar deg bruke “Skjult identitet”, noe som betyr at en Quest ikke lagrer informasjon om hvem som svarer. Dette gjelder også informasjon som nettleser, IP-adresse, operativsystem, og e-post. Denne innstillingen kan brukes til å beskytte identiteten til respondenten. Du kan lese mer om hvordan du setter dette opp i vår artikkel “Hvordan kan jeg opprette en Quest der respondenten ikke kan identifiseres?”

Whitepaper

Bruk medarbeiderundersøkelser til å finne ut hvilke faktorer du bør fokusere på!

I denne whitepaper viser vi deg fire drivkrefter til 33 konkrete tiltak ledere kan ta i bruk for å skape en gruppe ansatte som presterer på et høyt nivå. Lykke til!.

Last ned nå!

Finnes det verktøy for å utføre medarbeiderundersøkelser? 

Når bedriften deres vurderer å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse, kan det dukke opp mange spørsmål om den beste måten å utføre dette på. En viktig overveielse er hvorvidt dere bør benytte eksterne verktøy for å administrere undersøkelsen. Selv om det kan virke som en ekstra kostnad eller et ekstra steg i prosessen, er det flere gode grunner til at det er verdt det.

Verktøy kan hjelpe med:

• Enklere prosess: Først og fremst kan bruk av et eksternt verktøy forenkle selve gjennomføringsprosessen. Verktøyene er laget for å være brukervennlige, noe som betyr at dere kan sette opp undersøkelser raskt og uten behov for teknisk ekspertise.
• Tidsbesparelse: Å designe, distribuere og analysere en medarbeiderundersøkelse kan være en tidkrevende prosess. Ved å utnytte et eksternt verktøy, kan dere spare tid som heller kan brukes på å tolke resultatene og sette i gang tiltak basert på svarene.
• Avanserte analyseverktøy: Mange verktøy tilbyr avanserte analysefunksjoner, som kan hjelpe dere med å identifisere trender, styrker, og områder som trenger forbedring. 
• Tilpasning: Eksterne verktøy gir også muligheten til å tilpasse undersøkelsen for å bedre reflektere bedriftens unike behov og kultur. Dette inkluderer alt fra spørsmålstyper til tilpasning av design og merkevarebygging.

Selv om det å ta i bruk eksterne verktøy for medarbeiderundersøkelser er en investering, kan fordelene – som enklere prosesser, spare tid, økt anonymitet, avanserte analyseverktøy, tilpasning og sikker datalagring – gjøre det til en verdifull ressurs for enhver bedrift som er seriøs om å forbedre arbeidsmiljøet og øke de ansattes trivsel.

Trenger bedriften hjelp med å utføre medarbeiderundersøkelsen?

Questback kan hjelpe deg med undersøkelser tilpasset din bedrift. Prøv gratis i 14 dager.