Medarbeiderundersøkelse – en fullstendig guide

I Norge er det krav om at bedrifter tar jevnlige måler av hvordan medarbeidere har det for å avdekke potensiell risiko på arbeidsplassen. Derfor er medarbeiderundersøkelser absolutt ikke bortkastet tid, og det viser at bedriften har først og fremst fokus på medarbeidernes velvære fremfor kun omsetning. Hensikten med undersøkelsen kan være forskjellig. Bedriften kan ha fokus på arbeidsmiljø, og hvordan hvert individ trives på jobben.

Medarbeiderundersøkelser kan oppfylle flere forskjellige formål og utformes på ulike måter. Ønsker du kontinuerlige tilbakemeldinger fra dine ansatte, kan pulsmålinger være verdt å investere i. Da er det å formulere spørsmålene en kunst i seg selv som krever mange hensyn samt selve oppfølgingsprosessen. Vi guider deg gjennom i denne artikkelen.

• Hva er hensikten med medarbeiderundersøkelser?
• Hva er en pulsmåling?
• Hvilke spørsmål bør man stille i en medarbeiderundersøkelse?
• Anonymitet kan brukes i medarbeiderundersøkelser
• Oppfølging av medarbeiderundersøkelser

Hva er hensikten med medarbeiderundersøkelser?

I mange ledergrupper diskuteres spørsmålet om det er verdt å bruke tid på å gjennomføre medarbeiderundersøkelser og hvorfor. Noe som selvsagt er et relevant spørsmål å finne ut av før din organisasjon eller virksomhet bestemmer deg for å involvere seg i prosessen. Før bedriften tar en beslutning er det nyttig å spørre seg selv hva bedriften ønsker å få ut av studiet. Hva er hensikten med å gjennomføre medarbeiderundersøkelser?

Hensikten med undersøkelsene kan for eksempel være å få forståelse for hvordan ansatte trives og opplever arbeidsplassen sin, hvordan teamet og lederen kan utvikle seg, eller for eksempel om det legges fokus og energi på de riktige oppgavene. Riktig brukt kan resultatene fra medarbeiderundersøkelser kan føre til positiv utvikling for både bedriften og dens ansatte. Ved å la ansatte komme til orde kan organisasjoner utvikles og forbedres.

Som organisasjon skaper det å vise interesse for sine ansatte også grobunn for drevne, engasjerte og lojale medarbeidere, som igjen fører til overskudd i form av høyere produktivitet, større lønnsomhet og mer fornøyde kunder.

Ifølge Gallup har bedrifter med høyt medarbeiderengasjement en 10% bedre Fornøyd kunde-indeks, 21% høyere produktivitet og 22% høyere fortjeneste enn bedrifter der ansattes engasjement er lavt.

Hva er en pulsmåling?

Pulsundersøkelser er kortere undersøkelser som sendes ut flere ganger i året. De er ofte utformet slik at man kan få raske svar på enkle spørsmål. Hvis du ønsker kontinuerlig tilbakemelding fra dine ansatte, kan dette være det perfekte verktøyet. Med pulsmålinger tar du pulsen hos de ansatte her og nå. Pulsmålinger kan også brukes til å følge utvikling og endringsarbeid. For å beholde kompetente medarbeidere må du som organisasjon sørge for at medarbeiderne opplever at de bidrar, trivsel og for eksempel utviklingsmuligheter.

Hensikten med pulsundersøkelser

I motsetning til en årlig undersøkelse er pulsmålinger en god måte å kontinuerlig følge opp ansattes engasjement i ulike problemstillinger. Med en pulsmåling tar du «pulsen» på tilfredsheten de ansatte opplever over tid.

I en pulsmåling skal spørsmålene være korte, konkrete og relevante. Dette kan være spørsmål som, har du ressursene du trenger for å nå dine mål, er det noe du ønsker å forbedre i virksomheten, eller hvor sannsynlig er det at du vil anbefale en venn eller kollega å jobbe i bedriften.

Med en så kort medarbeiderundersøkelse som en pulsmåling ofte er, kan det være vanskelig å gå i dybden. For å få et helhetsbilde av de ulike delene av arbeidsmiljøet kreves det ofte en mer omfattende medarbeiderundersøkelse. Å kombinere større undersøkelser med oppfølgende pulsmålinger kan i mange tilfeller være en god strategi for å få både et helhetsbilde og en rask oppfølging.

Hvilke spørsmål bør man stille i en medarbeiderundersøkelse?

Å formulere spørsmål som gir høy svarprosent er en kunst i seg selv. Formålet med studien skal være veiledende. Spørsmålene skal være så tydelige at respondentene ikke skal måtte reflektere over hvorfor det aktuelle spørsmålet stilles.

Tenk på dette når du lager spørsmål til medarbeiderundersøkelser

Følg disse trinnene når du utformer medarbeiderundersøkelsen din:

1. Identifiser formålet med undersøkelsen

Før du begynner å lage spørsmål til medarbeiderundersøkelsen, er det viktig å klart definere hensikten med undersøkelsen. Dette kan inkludere å identifisere områder for forbedring, måle medarbeidertilfredshet, vurdere arbeidsmiljøet eller samle inn tilbakemeldinger om spesifikke initiativer eller endringer i organisasjonen.

2 . Bryt ned formålet i passende parametere.

Del det overordnede formålet i mindre deler eller parametere. For eksempel, hvis formålet er å måle medarbeidernes engasjement, kan parametere inkludere arbeidsoppgaver, teamdynamikk, lederskap og karriereutvikling.

3. Bruk parameterne til å formulere ulike områder rundt spørsmålene.

Bygg spørsmål som er rettet mot hver parameter. For eksempel, under arbeidsoppgaver, kan du inkludere spørsmål om arbeidsbelastning, oppgavenes utfordringsnivå og muligheten for faglig vekst.

4. Del de ulike områdene inn i uavhengige variabler

Dette er viktig for å gjøre undersøkelsen så omfattende som mulig. Inndel hvert område i mindre, spesifikke variabler. Dette gir mer nøyaktige og detaljerte tilbakemeldinger. I eksemplet med teamdynamikk kan variabler være kommunikasjon, samarbeid og konflikthåndtering.

5. Se gjennom og velg riktig spørsmål

For å unngå en alt for altfor komplisert spørreundersøkelse er det viktig å være selektiv. Etter å ha formulert spørsmål for hver variabel, gå gjennom dem for å sikre at de er klare, konsise og relevante. Unngå overflødig kompleksitet som kan forvirre respondentene eller gi opphav til tvetydige svar.

6. Gjør det tydelig hva undersøkelsen dreier seg om

Inkluder en innledning til undersøkelsen som forklarer dens formål, anonymitet, forventet tid for fullføring og betydningen av ærlige svar. Dette bidrar til å skape tillit blant medarbeiderne og øker sannsynligheten for at de vil delta aktivt.

Husk også å stille konkrete og relevante spørsmål. Ledende spørsmål kan påvirke svarene. Prøv derfor å designe så nøytrale problemstillinger som mulig. Det kan være lurt å stille de viktigste spørsmålene først fordi de ansatte da ofte er mest våkne og tilbøyelige til å svare. Bland gjerne korte og lengre spørsmål og ikke still for mange spørsmål. Velg for eksempel10 spørsmål. Husk å sikre anonymitet. Hvis ikke deltakerne føler seg trygge på at svarene deres er anonyme, vil det helt sikkert påvirke svarprosenten og ærligheten deltakerne gir på svarene.

Oppfølging og håndtering av resultater fra medarbeiderundersøkelser

1. Dataanalyse: Etter å ha samlet inn svar fra medarbeiderne, er det viktig å utføre en grundig analyse av resultatene. Identifiser mønstre, trender og områder som krever oppmerksomhet. Det kan være lurt å prioritere de mest presserende eller gjentatte bekymringene som kommer frem i resultatene.
2. Segmentering: Ikke alle områder som trenger forbedring, krever samme type tiltak. Del resultatene i ulike kategorier, for eksempel lederskap, arbeidsmiljø, karriereutvikling osv. Dette gjør det lettere å målrette spesifikke tiltak mot bestemte områder.
3. Etablere Konkrete Mål: For hver identifiserte kategori, sett opp klare og målbare mål. Dette kan være å forbedre kommunikasjonen innen teamet, øke medarbeidertilfredsheten eller redusere arbeidsrelatert stress. Målene bør være realistiske og oppnåelige innenfor en viss tidsramme.
4. Implementering av Tiltak: Begynn med å implementere tiltakene som er relatert til de prioriterte områdene. Dette kan inkludere opplæring, endringer i arbeidsprosesser, workshops om samarbeid osv. Involver relevante interessenter, inkludert ledere og medarbeidere, i implementeringsprosessen.
5. Kontinuerlig Oppfølging: Overvåk effekten av de implementerte tiltakene regelmessig. Bruk indikatorer som endringer i medarbeiderengasjement, redusert turnover eller forbedret teamdynamikk for å vurdere suksessen til tiltakene. Juster kursen om nødvendig basert på tilbakemeldinger og målte resultater.

Anonymitet kan brukes i medarbeiderundersøkelser

Anonymitet kan være en forutsetning for å få ærlige svar selv om det finnes flere teorier rundt dette. De fleste studier peker likevel på, og viser at de fleste ansatte ikke tør å komme med negativ kritikk dersom det ikke er mulig å være anonym.

Samtidig er det først når det er ærlige svar at man som organisasjon vet hva man må jobbe med og fokusere på, som igjen er første steg mot endring. Derfor er det viktig at alle ansatte har mulighet til å si sine meninger uten at det får negative konsekvenser.

Slik sikrer du anonymitet ved medarbeiderundersøkelser

Questback Essentials tilbyr muligheten til å bruke «Skjult identitet», som betyr at en Quest ikke lagrer noen informasjon om en respondents identitet. Dette inkluderer også nettleser, IP-adresse, operativsystem og e-post. Denne innstillingen kan brukes til å beskytte identiteten til respondenten. Dette er beskrevet i vår artikkel Hvordan kan jeg opprette en Quest der respondenten ikke kan identifiseres?

Whitepaper

33 drivkrefter høyere engasjement hos de ansatte

I denne veiledningen har vi brutt ned de fire drivkreftene til 33 konkrete tiltak som ledere kan bruke for å skape en gruppe ansatte som presterer på et høyt nivå. Lykke til!

Last ned

Oppfølging av medarbeiderundersøkelser

Når medarbeiderundersøkelsen er gjennomført og spørreskjemaene er innsamlet, er det tid for oppfølging, som handler om å kunne følge opp resultatene. Dette er kanskje det viktigste steget og det som sørger for reell endring.

Basert på utviklingen du ønsker å se, lager du handlingsplaner. Det kan handle om å identifisere områder som skal prioriteres, sette tidsplaner for når tiltakene skal være klare, hvordan det skal gjøres, hva som skal gjøres og bestemme når neste undersøkelse skal skje. Å gå fra resultater og tall til faktisk endring kan gjøres på ulike måter. En måte kan være å involvere de ansatte i arbeidet med handlingsplaner.

At ansatte velger å la være å delta i undersøkelser kan handle om at de ikke tror at resultatet vil føre til noen faktisk endring. Derfor er det viktig å være tydelig i kommunikasjonen fra første stund, Altså, vær tydelig på formålet med medarbeiderundersøkelsen og snakk om hva som vil skje etter at den er besvart av deltakeren. Videre bør resultatene også formidles og hvilke tiltak som planlegges iverksatt. Dersom du som organisasjon mangler kapasitet og ressurser til å iverksette nødvendige tiltak, bør dette også kommuniseres.