Medarbetarundersökning – en komplett guide

Medarbetarundersökningar kan fylla många olika syften och vara utformade på olika sätt. Vill du ha kontinuerlig feedback från dina medarbetare kan en pulsundersökning vara värda att satsa på. Att sedan formulera frågorna är en konst i sig som kräver många överväganden liksom själva uppföljningsprocessen. Vi guidar dig i några av alla ställningstaganden.

• Vad är syftet med medarbetarundersökningar?
• Vad innebär en pulsmätning?
• Vilka frågor bör man ställa i en medarbetarundersökning?
• Vikten av anonymitet
• Uppföljning av medarbetarundersökning

Vad är syftet med medarbetarundersökningar?

I många ledningsgrupper diskuteras frågan varför och om det är värt att lägga tid på att göra medarbetarundersökningar. Vilket så klart är en relevant fråga att reda ut innan man som organisation eller verksamhet bestämmer sig för att ge sig in i processen. Innan ni som verksamhet tar ett beslut är det nyttigt att fråga er vad ni som företag vill få ut av studien, vad är syftet med att göra medarbetarundersökningar?

Varför medarbetarundersökningar är viktigt för organisationen

• Få en förståelse för om medarbetare trivs och hur de upplever sin arbetsplats
• Få en förståelse  för hur teamen och ledarna kan utvecklas, eller exempelvis om fokus och energi läggs på rätt uppgifter
• Skapa drivna, engagerade och lojala medarbetare
• Högre vinster i form av högre produktivitet, större lönsamhet och nöjdare kunder.

Rätt använt kan resultatet från medarbetarundersökningar leda till positiv utveckling för både företaget och dess anställda genom att låta de anställda komma till tals.

Att som organisation visa intresse för sina anställda skapar också en grogrund för drivna, engagerade och lojala medarbetare vilket i sin tur leder till bättre lönsamhet i form av högre produktivitet, vinst och nöjdare kunder.

Enligt Gallup så har företag med högt medarbetarengagemang 10 procent bättre nöjd-kund-index, 21 procent högre produktivitet och 22 procent högre vinst än företag där engagemanget bland medarbetarna är lågt.

Vad innebär en pulsmätning?

Pulsmätningar är kortare undersökningar som skickas ut ett flertal gånger per år. De är ofta utformade så att snabba svar ska kunna fås på enkla frågor. Om du vill ha kontinuerlig feedback från din personal kan det vara det perfekta verktyget. Med pulsmätningar tar du pulsen hos medarbetare här och nu. Pulsmätningar kan också användas för att följa utvecklings- och förändringsarbete. För att behålla kompetenta medarbetare behöver ni som organisation säkerställa att anställda upplever delaktighet, trivsel och exempelvis utvecklingsmöjligheter.

Syftet med en pulsmätning på medarbetare

I motsats till en årlig undersökning är pulsmätningar ett bra sätt att kontinuerligt följa upp medarbetarnas engagemang i olika frågeställningar. Med en pulsmätning tar du ”pulsen” på den tillfredställelse medarbetare upplever över tid.

Vid en pulsmätning bör frågorna vara korta, specifika och relevanta. Det kan vara frågor som, har du de resurser du behöver för att uppnå dina mål, finns det något du skulle vilja förbättra i verksamheten, eller hur troligt är det att du skulle rekommendera en vän eller kollega att arbeta på företaget.

Med en så kort medarbetarundersökning som en pulsmätning ofta är kan det vara svårt att gå på djupet. För att få en helhetsbild av arbetsmiljöns olika delar krävs ofta en mer omfattande medarbetarenkät. Att kombinera större undersökningar med uppföljande pulsmätningar kan i många fall vara en bra strategi för att för att få både en helhetsbild och en snabb uppföljning.

Vilka frågor bör man ställa i en medarbetarundersökning?

Att formulera frågor som ger en hög svarsfrekvens är en konst i sig. Vägledande bör vara syftet med undersökningen. Frågorna bör vara så tydliga att de svarande inte ska behöva reflektera över varför en viss fråga ställs.

Tänk på detta vid utformandet av frågor till medarbetarundersökningar

Följ följande steg när du utformar din medarbetarundersökning:

1. Identifiera syftet med undersökningen.
2. Bryt ner syftet i lämpliga parametrar.
3. Använd parametrarna för att formulera olika frågeområden.
4. Dela upp de olika frågeområdena i oberoende variabler för att göra undersökningen så heltäckande som möjligt.
5. Granska och välj bland frågorna för att undvika en alltför tung undersökning.
6. Komplettera med lämplig bakgrundsinformation.

Tänk också på att ställa konkreta och relevanta frågor. Ledande frågor kan komma att påverka svaren. Sträva därför efter att utforma så neutrala frågor som möjligt. Det kan vara en bra idé att ställa de viktigaste frågorna först eftersom medarbetarna då ofta är som mest alerta och benägna att svara. Blanda gärna korta och längre frågor och ställ inte för många frågor, en måttstock kan vara 10 frågor. Säkra anonymiteten, om inte deltagarna känner en trygghet i att deras svar är anonyma kommer det med all säkerhet att påverka svarsfrekvensen och ärligheten i svaren.

Whitepaper

Använd medarbetarundersökningar för att mäta effekten av dina initiativ som syftar till att höja engagemanget!

I den här guiden hittar du 33 konkreta drivkrafter och tips som du kan använda direkt för att höja engagemanget, därefter rekommenderar vi att du mäter initiativen med en medarbetarundersökning för att se om det gav önskad effekt.

Ladda ned nu!

Vikten av anonymitet

Anonymitet kan vara en förutsättning för att få ärliga svar även om det finns flera teorier inom området. De flesta studier pekar ändå åt samma håll att och visar att de flesta medarbetare inte vågar framföra negativ kritik i medarbetarundersökningen om det inte är möjligt att vara anonym.

Samtidigt är det först när det finns ärliga svar som man som organisation vet vad man behöver arbeta med och fokusera på, vilket i sin tur är första steget mot förändring. Därför är det viktigt att varje medarbetare får möjligheten att uttrycka sina åsikter utan att det uppstår negativa konsekvenser.

Hur säkerställs anonymitet vid medarbetarundersökningar?

I Questback Essentials finns möjligheten att använda sig av ”Dold identitet”, vilket innebär att det i en Quest inte sparas någon information om en svarandens identitet, vilket även inkluderar webbläsare, IP-adress, operativsystem eller e-post. Denna inställning kan användas för att skydda svarandens identitet. Detta beskrivs i vår Academy-artikel: Hur skapar jag en Quest där svarande har dold identitet?

Uppföljning av medarbetarundersökning

När medarbetarundersökningen genomförts och enkäterna samlats in är det dags för uppföljning som handlar om att kunna agera på resultaten. Vilket kanske är det viktigaste steget och det som driver verklig förändring.

Utifrån den utveckling som ni vill se skapar ni handlingsplaner. Det kan handla om att ringa in områden som ska prioriteras, sätta tidplaner för när åtgärderna ska vara klara, hur det ska göras, vad som ska göras och bestämma när nästa mätning ska ske. Att gå från resultat och siffror till faktiskt förändring kan göras på olika sätt. Ett sätt kan vara att involvera de anställda i arbetet med handlingsplaner.

Att anställda väljer att avstå från att delta i undersökningar kan handla om att de inte tror att resultatet kommer leda till någon faktisk förändring. Därför är det viktigt att vara tydlig i kommunikationen redan inledningsvis, det vill säga att vara tydlig med syftet med medarbetarundersökningen och tala om vad som kommer att hända efter att den besvarats av deltagaren. Vidare bör även resultatet kommuniceras och vilka åtgärder som planeras att vidtas. Om man som organisation saknar kapacitet och resurser att genomföra nödvändiga åtgärder bör detta också kommuniceras.

Att följa upp och hantera medarbetarundersökningens resultat

Ett sätt att komma igång med åtgärdsarbete kan vara att prioritera en eller ett par åtgärder som är snabba att förändra och på sätt få hjulen i rullning inför större utmaningar, det visar också att ledningen tar medarbetarundersökningen på allvar.

Öka svarsfrekvensen på medarbetarundersökningen

Idag skickar allt fler ut undersökningar; väldigt många köp eller besök i allt ifrån matbutiker, e-handel och gymkedjor aktiverar en automatisk kundundersökning och detta gör att antalet undersökningar översvämmar mångas inkorg. Det är bra att företag har förstått och satsar på att förbättra kundupplevelsen, men det skapar något som kallas ”Survey Fatigue” eller på svenska en trötthet i att svara på alla undersökningar. En medarbetarundersökning med låg svarsfrekvens ger inte ett bra underlag, därför behöver den som skickar iväg undersökningen noggrant tänka igenom flera aspekter som påverkar.

Tänk på det här för att öka er svarsfrekvens

• Frekvens: En medarbetarundersökning kan gå ut årligen, med en kortare uppföljning på områden som upplevs som kritiska. En pulsundersökning kan gå ut oftare men om den skickas med för hög frekvens kommer svarsfrekvensen tillslut att gå ned. Var därför lyhörd mot era anställda och fråga hur ofta de skulle uppskatta både medarbetarundersökning och pulsundersökning.
• Information i förväg: Ett sätt att öka svarsfrekvensen är att skicka ut ett informationsmail i förväg där man förklarar syftet med undersökningen, hur man har tänkt att jobba vidare med insikterna och gärna några punkter kopplat till åtgärder sen den senaste medarbetarundersökningen. Detta för att visa att svaren gör skillnad! Att informera om att en medarbetarundersökning går ut om t.ex. en vecka ger även tid till era medarbetare att fundera på sin situation vilket både ökar kvalitén i svaren men även sannolikheten att hen svarar.
• Påminnelse: Ibland sitter man dåligt till när man får ett mail om en undersökning och sen glöms den bort även om respondenten hade en intention om att ge sina åsikter. Därför är det en smart idé att skicka både en och två påminnelser till de som inte har svarat. Gärna med argument i inbjudningstexten till varför just hens svar kan göra skillnad till det bättre.
• Förklaring: Här är det viktigt att vara ärlig, varför genomförs undersökningen egentligen? Hur kommer svaren att bearbetas, och vilka kommer att jobba för att hantera områden som behöver åtgärder? Ett tips är att ge exempel på tidigare åtgärder som har uppkommit från tidigare undersökningar.
• Incitament: Generellt används inte incitament i lika stor utsträckning för medarbetarundersökningar som för kundundersökningar. Men om ni vill öka frekvensen ytterligare kan vissa personer motiveras av att ha chans att vinna någon form av pris. Här kan ni även vara kreativa, t.ex. ”om vi får över 85% svarsfrevkvens kommer en slumpmässigt utvald person att få välja en idrotts- eller välgörenhetsförening och skänka X kronor”

Här kan du läsa mer om hur du skapar din eNPS-undersökning eller hur du skapar en 360-undersökning.