Skip to content

Medarbetarundersökning – en komplett guide

Elias Axelsson Björklund
Elias Axelsson Björklund
Elias jobbar som Marketing Project Manager på Questback och gillar att skriva om Customer och Employee Experience. Han är även talcoach för TEDxStockholm där han hjälper lokala idéer att få global spridning.
Guide
9 minuter lästid
Medarbetarundersökning – en komplett guide

En medarbetarundersökning är ett ovärderligt verktyg för företag som vill bygga starkare relationer med sina anställda och skapa en arbetsplats där alla trivs och presterar på topp. Genom att regelbundet samla in och analysera medarbetarnas feedback kan organisationer få en djupare förståelse för vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras – insikter som direkt kan leda till högre engagemang, ökad produktivitet och lägre personalomsättning.

I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta om medarbetarundersökningar: från grundläggande begrepp och metoder till konkreta exempel som hjälper dig att skapa resultatdrivna och långsiktiga förbättringar på din arbetsplats. Vill du ha kontinuerlig feedback från dina medarbetare kan en pulsundersökning vara värda att satsa på. Att sedan formulera frågorna är en konst i sig som kräver många överväganden liksom själva uppföljningsprocessen. Vi guidar dig i några av alla ställningstaganden.

Innehållsförteckning

Vad är syftet med medarbetarundersökningar?

I många ledningsgrupper diskuteras frågan varför och om det är värt att lägga tid på att göra medarbetarundersökningar. Vilket så klart är en relevant fråga att reda ut innan man som organisation eller verksamhet bestämmer sig för att ge sig in i processen. Innan ni som verksamhet tar ett beslut är det nyttigt att fråga er vad ni som företag vill få ut av studien, vad är syftet med att göra medarbetarundersökningar?

Varför medarbetarundersökningar är viktigt för organisationen

  • Få en förståelse för om medarbetare trivs och hur de upplever sin arbetsplats
  • Få en förståelse  för hur teamen och ledarna kan utvecklas, eller exempelvis om fokus och energi läggs på rätt uppgifter
  • Skapa drivna, engagerade och lojala medarbetare
  • Högre vinster i form av högre produktivitet, större lönsamhet och nöjdare kunder.

Rätt använt kan resultatet från medarbetarundersökningar leda till positiv utveckling för både företaget och dess anställda genom att låta de anställda komma till tals.

Att som organisation visa intresse för sina anställda skapar också en grogrund för drivna, engagerade och lojala medarbetare vilket i sin tur leder till bättre lönsamhet i form av högre produktivitet, vinst och nöjdare kunder.

Enligt Gallup så har företag med högt medarbetarengagemang 10 procent bättre nöjd-kund-index, 21 procent högre produktivitet och 22 procent högre vinst än företag där engagemanget bland medarbetarna är lågt.

Intresserad av att testa medarbetarundersökningar i er organisation?

Testa Questback gratis i 14 dagar.

Skicka undersökningar och analysera rapporter
Kom igång på 5 minuter
Inget betalkort krävs

Vad innebär en pulsmätning?

Pulsmätningar är kortare undersökningar som skickas ut ett flertal gånger per år. De är ofta utformade så att snabba svar ska kunna fås på enkla frågor. Om du vill ha kontinuerlig feedback från din personal kan det vara det perfekta verktyget. Med pulsmätningar tar du pulsen hos medarbetare här och nu. Pulsmätningar kan också användas för att följa utvecklings- och förändringsarbete. För att behålla kompetenta medarbetare behöver ni som organisation säkerställa att anställda upplever delaktighet, trivsel och exempelvis utvecklingsmöjligheter.

Syftet med en pulsmätning på medarbetare

I motsats till en årlig undersökning är pulsmätningar ett bra sätt att kontinuerligt följa upp medarbetarnas engagemang i olika frågeställningar. Med en pulsmätning tar du ”pulsen” på den tillfredställelse medarbetare upplever över tid.

Vid en pulsmätning bör frågorna vara korta, specifika och relevanta. Det kan vara frågor som, har du de resurser du behöver för att uppnå dina mål, finns det något du skulle vilja förbättra i verksamheten, eller hur troligt är det att du skulle rekommendera en vän eller kollega att arbeta på företaget.

Med en så kort medarbetarundersökning som en pulsmätning ofta är kan det vara svårt att gå på djupet. För att få en helhetsbild av arbetsmiljöns olika delar krävs ofta en mer omfattande medarbetarenkät. Att kombinera större undersökningar med uppföljande pulsmätningar kan i många fall vara en bra strategi för att för att få både en helhetsbild och en snabb uppföljning.

Vilka frågor bör man ställa i en medarbetarundersökning?

Att formulera frågor som ger en hög svarsfrekvens är en konst i sig. Vägledande bör vara syftet med undersökningen. Frågorna bör vara så tydliga att de svarande inte ska behöva reflektera över varför en viss fråga ställs.

Tänk på detta vid utformandet av frågor till medarbetarundersökningar

Följ följande steg när du utformar din medarbetarundersökning:

  1. Identifiera syftet med undersökningen.
  2. Bryt ner syftet i lämpliga parametrar.
  3. Använd parametrarna för att formulera olika frågeområden.
  4. Dela upp de olika frågeområdena i oberoende variabler för att göra undersökningen så heltäckande som möjligt.
  5. Granska och välj bland frågorna för att undvika en alltför tung undersökning.
  6. Komplettera med lämplig bakgrundsinformation.

Tänk också på att ställa konkreta och relevanta frågor. Ledande frågor kan komma att påverka svaren. Sträva därför efter att utforma så neutrala frågor som möjligt. Det kan vara en bra idé att ställa de viktigaste frågorna först eftersom medarbetarna då ofta är som mest alerta och benägna att svara. Blanda gärna korta och längre frågor och ställ inte för många frågor, en måttstock kan vara 10 frågor. Säkra anonymiteten, om inte deltagarna känner en trygghet i att deras svar är anonyma kommer det med all säkerhet att påverka svarsfrekvensen och ärligheten i svaren.

Whitepaper

Använd medarbetarundersökningar för att mäta effekten av dina initiativ som syftar till att höja engagemanget!

I den här guiden hittar du 33 konkreta drivkrafter och tips som du kan använda direkt för att höja engagemanget, därefter rekommenderar vi att du mäter initiativen med en medarbetarundersökning för att se om det gav önskad effekt.

Vikten av anonymitet

Anonymitet kan vara en förutsättning för att få ärliga svar även om det finns flera teorier inom området. De flesta studier pekar ändå åt samma håll att och visar att de flesta medarbetare inte vågar framföra negativ kritik i medarbetarundersökningen om det inte är möjligt att vara anonym.

Samtidigt är det först när det finns ärliga svar som man som organisation vet vad man behöver arbeta med och fokusera på, vilket i sin tur är första steget mot förändring. Därför är det viktigt att varje medarbetare får möjligheten att uttrycka sina åsikter utan att det uppstår negativa konsekvenser.

Hur säkerställs anonymitet vid medarbetarundersökningar?

I Questback Essentials finns möjligheten att använda sig av ”Dold identitet”, vilket innebär att det i en Quest inte sparas någon information om en svarandens identitet, vilket även inkluderar webbläsare, IP-adress, operativsystem eller e-post. Denna inställning kan användas för att skydda svarandens identitet. Detta beskrivs i vår Academy-artikel: Hur skapar jag en Quest där svarande har dold identitet?

Medarbetarundersökning uppföljning

Uppföljning av medarbetarundersökning

När medarbetarundersökningen genomförts och enkäterna samlats in är det dags för uppföljning som handlar om att kunna agera på resultaten. Vilket kanske är det viktigaste steget och det som driver verklig förändring.

Utifrån den utveckling som ni vill se skapar ni handlingsplaner. Det kan handla om att ringa in områden som ska prioriteras, sätta tidplaner för när åtgärderna ska vara klara, hur det ska göras, vad som ska göras och bestämma när nästa mätning ska ske. Att gå från resultat och siffror till faktiskt förändring kan göras på olika sätt. Ett sätt kan vara att involvera de anställda i arbetet med handlingsplaner.

Att anställda väljer att avstå från att delta i undersökningar kan handla om att de inte tror att resultatet kommer leda till någon faktisk förändring. Därför är det viktigt att vara tydlig i kommunikationen redan inledningsvis, det vill säga att vara tydlig med syftet med medarbetarundersökningen och tala om vad som kommer att hända efter att den besvarats av deltagaren. Vidare bör även resultatet kommuniceras och vilka åtgärder som planeras att vidtas. Om man som organisation saknar kapacitet och resurser att genomföra nödvändiga åtgärder bör detta också kommuniceras.

Att följa upp och hantera medarbetarundersökningens resultat

Ett sätt att komma igång med åtgärdsarbete kan vara att prioritera en eller ett par åtgärder som är snabba att förändra och på sätt få hjulen i rullning inför större utmaningar, det visar också att ledningen tar medarbetarundersökningen på allvar.

Öka svarsfrekvensen på medarbetarundersökningen

Idag skickar allt fler ut undersökningar; väldigt många köp eller besök i allt ifrån matbutiker, e-handel och gymkedjor aktiverar en automatisk kundundersökning och detta gör att antalet undersökningar översvämmar mångas inkorg. Det är bra att företag har förstått och satsar på att förbättra kundupplevelsen, men det skapar något som kallas ”Survey Fatigue” eller på svenska en trötthet i att svara på alla undersökningar. En medarbetarundersökning med låg svarsfrekvens ger inte ett bra underlag, därför behöver den som skickar iväg undersökningen noggrant tänka igenom flera aspekter som påverkar.

Tänk på det här för att öka er svarsfrekvens

  • Frekvens: En medarbetarundersökning kan gå ut årligen, med en kortare uppföljning på områden som upplevs som kritiska. En pulsundersökning kan gå ut oftare men om den skickas med för hög frekvens kommer svarsfrekvensen tillslut att gå ned. Var därför lyhörd mot era anställda och fråga hur ofta de skulle uppskatta både medarbetarundersökning och pulsundersökning.
  • Information i förväg: Ett sätt att öka svarsfrekvensen är att skicka ut ett informationsmail i förväg där man förklarar syftet med undersökningen, hur man har tänkt att jobba vidare med insikterna och gärna några punkter kopplat till åtgärder sen den senaste medarbetarundersökningen. Detta för att visa att svaren gör skillnad! Att informera om att en medarbetarundersökning går ut om t.ex. en vecka ger även tid till era medarbetare att fundera på sin situation vilket både ökar kvalitén i svaren men även sannolikheten att hen svarar.
  • Påminnelse: Ibland sitter man dåligt till när man får ett mail om en undersökning och sen glöms den bort även om respondenten hade en intention om att ge sina åsikter. Därför är det en smart idé att skicka både en och två påminnelser till de som inte har svarat. Gärna med argument i inbjudningstexten till varför just hens svar kan göra skillnad till det bättre.
  • Förklaring: Här är det viktigt att vara ärlig, varför genomförs undersökningen egentligen? Hur kommer svaren att bearbetas, och vilka kommer att jobba för att hantera områden som behöver åtgärder? Ett tips är att ge exempel på tidigare åtgärder som har uppkommit från tidigare undersökningar.
  • Incitament: Generellt används inte incitament i lika stor utsträckning för medarbetarundersökningar som för kundundersökningar. Men om ni vill öka frekvensen ytterligare kan vissa personer motiveras av att ha chans att vinna någon form av pris. Här kan ni även vara kreativa, t.ex. ”om vi får över 85% svarsfrevkvens kommer en slumpmässigt utvald person att få välja en idrotts- eller välgörenhetsförening och skänka X kronor”

Här kan du läsa mer om hur du skapar din eNPS-undersökning eller hur du skapar en 360-undersökning.

FAQ

Det finns flera syften med medarbetarundersöknignar, bland annat:

  • Ökad förståelse för hur medarbetare trivs på arbetsplatsen.
  • Mer förståelse för hur teamen och ledarna kan utvecklas
  • Skapa drivna, engagerade och lojala medarbetare
  • Få nöjdare kunder och högre lönsamhet

Läs mer i vår kompletta guide!

Ett sätt att komma igång med åtgärdsarbete kan vara att prioritera en eller ett par åtgärder som är snabba att förändra och på sätt få hjulen i rullning inför större utmaningar, det visar också att ledningen tar medarbetarundersökningen på allvar.

Questback har marknadens ledande verktyg för att skapa och följa upp medarbetarundersökningar.

Många arbetsgivare vill gärna få kontroll över hur engagemanget och lojaliteten utvecklas sig bland medarbetarna under deras journey hos dem.

Det finns olika typer av undersökningar som kan stötta dem för att få insikterna som behövs. Viktigt i detta arbeta är att organisationer båda har rätt system som hjälper dem att få in feedbacken samt väljer rätt upplägg och planering så de lyckas ställa rätt frågor på rätt tidpunkt.

Genom att ha en nöjd och engagerad personal kan man öka produktiviteten, minska personalomsättningen och skapa en positiv arbetsmiljö.

Medarbetarengagemang och nöjdhet är viktiga förutsättningar för organisationen om de ska lyckas med att nå sina mål och utvecklas i rätt riktning. Om det finns större grupper medarbetare eller nyckelpersoner, chefer som inte är med på tåget kommer organisationen att stagnera och inte lyckas lika bra i utvecklingen.

En fråga som vi ofta får från våra kunder och svaret ligger mer i organisationernas förmågan att kunna agera på resultaten, förankra de internt båda bland chefer och medarbetarna samt genomföra åtgärder och förbättringar.

Vid genomförande av en medarbetarundersökning kan man ställa frågor som rör arbetsmiljö, ledarskap, kommunikation, kompetensutveckling, kompensation samt engagemang och nöjdhet.

Organisationer ska se det som ett sätt att kunna förbättra sig och driva igenom innovationer och utvecklingar med hjälp av medarbetarnas input och feedback. Genom att visa att man tar medarbetarnas feedback på allvar kan man också öka deras motivation och engagemang på arbetsplatsen.

Tänk på det här för att öka er svarsfrekvens:

Frekvens: En medarbetarundersökning kan gå ut årligen, med en kortare uppföljning på områden som upplevs som kritiska. En pulsundersökning kan gå ut oftare men om den skickas med för hög frekvens kommer svarsfrekvensen tillslut att gå ned. Var därför lyhörd mot era anställda och fråga hur ofta de skulle uppskatta både medarbetarundersökning och pulsundersökning. 

Information i förväg: Ett sätt att öka svarsfrekvensen är att skicka ut ett informationsmail i förväg där man förklarar syftet med undersökningen, hur man har tänkt att jobba vidare med insikterna och gärna några punkter kopplat till åtgärder sen den senaste medarbetarundersökningen. Detta för att visa att svaren gör skillnad! Att informera om att en medarbetarundersökning går ut om t.ex. en vecka ger även tid till era medarbetare att fundera på sin situation vilket både ökar kvalitén i svaren men även sannolikheten att hen svarar.

Påminnelse: Ibland sitter man dåligt till när man får ett mail om en undersökning och sen glöms den bort även om respondenten hade en intention om att ge sina åsikter. Därför är det en smart idé att skicka både en och två påminnelser till de som inte har svarat. Gärna med argument i inbjudningstexten till varför just hens svar kan göra skillnad till det bättre. 

Förklaring: Här är det viktigt att vara ärlig, varför genomförs undersökningen egentligen? Hur kommer svaren att bearbetas, och vilka kommer att jobba för att hantera områden som behöver åtgärder? Ett tips är att ge exempel på tidigare åtgärder som har uppkommit från tidigare undersökningar. 

Incitament: Generellt används inte incitament i lika stor utsträckning för medarbetarundersökningar som för kundundersökningar. Men om ni vill öka frekvensen ytterligare kan vissa personer motiveras av att ha chans att vinna någon form av pris. Här kan ni även vara kreativa, t.ex. "om vi får över 85% svarsfrevkvens kommer en slumpmässigt utvald person att få välja en idrotts- eller välgörenhetsförening och skänka X kronor"

Testa Questback

Questback är en ledande lösning för kund och medarbetarfeedback som gör det enkelt att samla in, analysera och agera på insikter från kunder och medarbetare.

Testa gratis i 14 dagar Läs mer

Guider i andra ämnen

Kontakt

Questback Global Questback Finland Questback Benelux Questback Norge Questback Sverige Questback Tyskland Questback Spanien Questback Frankrike Questback Italien Questback Sydafrika Questback Storbritannien

Global

Support sales@questback.com
Bogstadveien 54, 0366 Oslo
Questback AS

Finland

Support sales.fi@questback.com
Keilaniementie 1, 02150 Espoo
Questback OY

Benelux

Support sales.nl@questback.com
Millennium Tower, Radarweg 29, 1043NX Amsterdam
Support:  +47 21 02 70 70
Sälj:  +31 61 66 97 463
Questback Nederland B.V.

Norge

Support sales.no@questback.com
Bogstadveien 54, 0366 Oslo
Support:  +47 21 02 70 80
Sälj:  +47 21 02 70 70
Questback AS

Sverige

Support sales.se@questback.com
Sveavägen 59, 113 59 Stockholm
Support:  +468 440 88 21
Sälj:  +468 440 88 00
Questback Sweden AB

Tyskland

Support sales.de@questback.com
Kurfürstendamm 30, 10719 Berlin
Questback Deutschland GMBH

Spanien

ssarrate@questback.es
C/ O´Donnell18, 3ª Pta, 28009 Madrid
Tech Feedback Solutions sl (authorized partner)

Frankrike

contact@valmaison.fr
2 chemin de l’Acre St Pierre, 27120 Chaignes
Valmaison Sarl (authorized partner)

Italien

gianluca.poscente@questback.it
Via Delle Gondole, 13, 00121 Rome
Gianluca Poscente (authorized partner)

Sydafrika

info@questback.co.za
16 General Hendrik Schoeman Str, Cape Town
QB insights cc (authorized partner)

Storbritannien

sales.uk@questback.com
Questback UK Ltd

Vårt rykte bygger på nöjda kunder