Kommunikation – nio tips för ett högt medarbetarengagemang

Folk kommer att glömma vad du har sagt och vad du har gjort, men de kommer inte att glömma hur du fick dem att känna – en gammal sanning som är minst lika aktuell i dag i en samtid med mer brus än någonsin.

Kommunikation är din gyllene nyckel och väg till att få dina medarbetare engagerade – den påverkar vårt känsloliv och vad vi tycker om organisationer, företag och chefer/kollegor. När kommunikation är effektiv förstår medarbetare vad som förväntas av dem, varför de ska göra det, hur de ska göra det och den är en källa till uppskattning, glädje, respekt och engagemang. Om den i stället används ineffektivt kan följden bli att du omvandlar en tidigare hungrig talangs fokus och energi mot jobbannonser hos andra arbetsgivare som utlovar guld och gröna skogar.

Att kunna kommunicera på ett konstruktivt sätt med sina medarbetare är med andra ord av största vikt. Här delar vi nio tips som kan öka engagemanget i din organisation!

1. Jag vet vad som förväntas av mig på jobbet

Det här är en av de mest grundläggande faktorerna för att uppnå engagemang. Om arbetsgivaren gör allt rätt men inte tydligt kommunicerar förväntningar på arbetstagaren kommer organisationen inte att få fullt engagerade medarbetare. Trots att detta är en så avgörande faktor är det endast hälften som håller med om att så är fallet på deras arbetsplatser enligt en undersökning gjord av Gallup*.

Här rekommenderas att göra rätt från början, att sätta sig ner med varje medarbetare och ha ett samtal om vad som faktiskt förväntas under den närmsta månaden, kvartalet, året. Men det är minst lika viktigt att följa upp detta regelbundet, och eftersom världen konstant förändras behöver även förväntningar uppdateras emellanåt.

Källa: Gallup

2. Tydliggör ert ”varför”

Den här punkten är oftast lättare att kommunicera om organisationen exempelvis utvecklar en livsviktig medicin eller jobbar med att ta vara på matsvinn. Om företaget huvudsakliga mål i stället är att skapa så hög avkastning för ägarna som möjligt genom en tjänst/produkt som varken räddar liv eller planeten krävs det ofta en större ansträngning.

Framförallt unga vuxna: Generation X, Y och Z (födda 1985-2012) uppger att det här är en av de viktigaste faktorerna för att prestera, trivas och stanna kvar på ett jobb. Därför behöver varje organisation tydliggöra visionen till något mer än att tjäna pengar. Vi delar inspiration från några aktörer där många av de anställda stolt kan ställa sig bakom företagets vision:

MC Donald’s: Our customers favourite place and way to eat.

IKEA: To create a better everyday life for the many people.

Tesla: To accelerate the world’s transition to sustainable energy.

Workday: To put people at the center of enterprise software

Källa: Framfot & Gallup

3. Stanna-intervju – gå från reaktiv till proaktiv

De flesta organisationer som har en HR-funktion brukar genomföra en exit-intervju när någon slutar. Problemet är att en exit-intervju sker för sent, arbetstagaren har ju redan sagt upp sig. De flesta säger upp sig av en anledning och den anledningen kan arbetsgivaren i många fall agera på om den kommer upp till ytan i tid.

Under en stanna-intervju bör chef eller HR fråga vad medarbetaren tycker om hos arbetsgivaren, varför hen väljer att stanna och vad som skulle kunna få hen att sluta. Förutom att få info om vilka styrkor man kan lyfta och jobba vidare med får man i den sista frågan viktig information som man förhoppningsvis kan agera på innan det är för sent.

Källa: Drömarbetsgivaren & Gallup

4. Respektera feedback – vid varje tillfälle

De flesta arbetsgivare inser att personalen är organisationens viktigaste resurs – att bortse från värdefull feedback från sin viktigaste resurs blir därför ett slöseri. Vissa anställda har lättare för att uttrycka sina åsikter, ofta. För andra krävs det en större mental förberedelse, personen ifråga kan ha gått och tänkt på ämnet/frågan under en längre tid, ventilerat den med sin partner och sedan tagit mod till sig att föra fram genomarbetade tankar vid ett veckomöte eller en ”one-to-one”. All feedback är så klart inte värd att agera på, men det är viktigt att visa respekt gentemot den som har delat sin åsikt. Det minsta man kan göra är att låta personen prata till punkt och tacka för feedbacken. Därefter kan man respektfullt bemöta feedbacken och/eller informera hur organisationen tänker ta det vidare.

5. Agera på intern feedback och lyft effekten

Om du har fått feedback från en medarbetare som du valt att agera på är det viktigt att ge beröm till initiativtagaren eftersom den nu har gett effekt.  Risken finns annars att personen tänker ”det här var min idé men nu tar hen åt sig all ära”. Ha som vana att ge beröm vid fler tillfällen och det kan dessutom uppmuntra andra att dela med sig av sina tankar, vilket de säkert gör när de märker att den som gav feedback fick ett respektfullt bemötande, förändrade organisationen och fick beröm.

Källa: Next Consulting

6. Tydliggör era mål

Har alla medarbetare koll på organisationens mål, både vad gäller kvartals- som årsmål? Det är betydligt enklare att öka engagemanget hos medarbetarna om de förstår er ”roadmap” och vilka förväntningar som finns på anställda. Medarbetare som är uppdaterade och har koll på sin organisations mål och vision är till 28% mer engagerade än de som inte har koll eller förstår vad målen innebär.

Det räcker inte att några gånger per år under till exempel ett medarbetarsamtal eller en kvartalsuppdatering från organisationens ledare informera om resultat och den rådande situationen. Organisationer som är ledande delar med sig av sina mål löpande på vecko- eller månadsbasis och utbildar medarbetare om varför målen är viktiga, hur de mäts och hur vi ska nå dem tillsammans.

Källa: Benify

7. Visa äkta omtanke

Det här är en hygienfaktor och handlar om att visa att vi bryr oss om varandra – människan bakom prestationen. Ingen går igenom livet utan motgångar på det personliga planet, livet består av allt från liv till död och mycket däremellan. Om till exempel en närstående blir sjuk, går bort eller om en relation tar slut kan det göra stor skillnad att ha en god lyssnare som faktiskt bryr sig och följer upp på arbetet. Kanske blir livspusslet svårare att få ihop under en tid och om du kan underlätta på något sätt under den här tiden kan det betyda mer än du kan föreställa dig.

Källa: Next Consulting

8. Visa intresse

Svenskar gillar att kallprata om vädret, semestern och planer för helgen. Om en medarbetare delar med sig om att hen till exempel ska vara med i en fisketävling under helgen som kommer så kan det betyda mycket att få en uppföljningsfråga om hur det gick veckan därpå. Det kan låta som en självklarhet och det är en hygienfaktor för många medarbetare att känna att någon lyssnar och följer upp.

Vissa chefer har många anställda och det kan vara svårt att hålla reda på all information. Om så är fallet finns det ett enkelt knep: skriv ned uppföljningsfrågor när en medarbetare delar med sig om privatlivet och spara till nästa möte. Det gör att personen känner sig sedd och det ökar engagemanget. Om det regelbundet glöms bort kan det få motsatt effekt.

Källa: Dale Carnegie

9. Genomför medarbetarenkäter

När du har slipat och förbättrat kommunikationen till medarbetarna är det värdefullt att mäta resultatet i form av digitala medarbetarenkäter. Du kan till exempel låta medarbetarna värdera er insats genom följande påstående:

Information om företagets mål och uppföljning kommuniceras tydligt och regelbundet

Du kan låta respondenten svara på en skala över 1-6.

1: Håller inte alls med till / 6: Håller med fullständigt

Om du skickar ut en medarbetarenkät innan du genomför era kommunikationsförbättringar får du dels ett nuläge och kan därefter löpande följa effekterna av de förbättringar ni inför. Om du vill ta pulsen på organisationens kommunikation just nu kan du enkelt skapa en medarbetarundersökning genom att prova en gratisperiod här.

En annan bra undersökning att göra bland era medarbetare är eNPS-undersökningen där de anställda ombeds ange på en skala 0-10 hur sannolikt det är att de skulle rekommendera er organisation som arbetsgivare.

Summering

Effektiv kommunikation är grunden till ett högt engagemang; det spelar inte så stor roll om du inför en rad dyra förmåner och är världens snällaste chef.  Det kan absolut bidra till att du får nöjdare medarbetare men det är både ineffektivt och en dyr metod för att uppnå högt engagemang. Om du istället inför en kommunikationsstrategi för hur ni kan bli bättre på att kommunicera: förväntningar, ert varför, mål och om ni blir bättre på att ta emot och agerar på feedback från era medarbetare; då har ni kommit en bra bit på vägen för att använda kommunikation som en strategisk drivkraft för att uppnå ett högt engagemang.

Tyckte du om bloggposten? Då vi vill tipsa om våra tre andra bloggposter i samma serie: Uppmuntran – nio tips för att nå ett högt engagemang, Ledarskap – åtta tips för ett högt att nå ett högt medarbetarengagemang & Tillhörighet – sju tips för ett högre medarbetarengagemang