Kommunikaatio – 9 vinkkiä työntekijöiden vahvaan sitoutumiseen

Ihmisillä on tapana unohtaa, mitä olet tehnyt tai sanonut, mutta he muistavat kyllä tunteen, jonka olet heissä saanut aikaan. Tämä vanha viisaus pätee etenkin nykypäivän meluntäyteisessä maailmassa.

Kommunikaatio on avain työntekijöiden vahvaan sitoumukseen. Sillä vaikutusta on niin tunne-elämään kuin ajatuksiimme organisaatiosta, yrityksestä, esimiehestä ja kollegoista. Kommunikaation ollessa tehokasta työntekijät tietävät mitä heiltä odotetaan sekä ymmärtävät syyt ja tavat omien tehtävien teolle. Näin omasta työroolista muodostuu arvostuksen, ilon ja kiinnostuksen lähde.

Mikäli kommunikaatio taas on heikkoa, saattaa tämä ajaa organisaation innovoivat ja taidokkaat työntekijät selailemaan työpaikkailmoituksia paljoa lupaavista yrityksistä. Laadukkaan vuorovaikutuksen varmistaminen onkin siis yrityksen menestykselle ehdottoman tärkeää. Tässä artikkelissa listaamme 9 vinkkiä, joilla voit vahvistaa henkilöstösi sitoutumista!

1. Selvennä, mitä työntekijältä odotetaan

Yksi tärkeimmistä tekijöistä vahvan sitoutumisen saavuttamisessa on tavoitteiden selkeys. Työnantaja voi toimia kaikessa muussa oikein, mutta jos hän ei kommunikoi selkeästi odotuksiaan työntekijälle, ei hänen henkilöstönsä myöskään voi olla aidosti sitoutunut. Vaikka kyseessä on erittäin tärkeä tekijä, vain noin puolet työntekijöistä arvioi tämän toteutuvan omalla työpaikallaan (Lähde: Gallup)*.

On suositeltavaa, että odotukset tekee selkeäksi jo heti työsuhteen alusta asti. Henkilöstön kanssa on tärkeää keskustella säännöllisesti siitä, mitä heiltä odotetaan seuraavan kuukauden, neljänneksen tai vuoden aikana. Vähintäänkin yhtä tärkeää on myös seurata asiaa ja palata siihen aina tarvittaessa; maailma kun muuttuu koko ajan, ja siksi myös tavoitteita on toisinaan hienosäädettävä.

Lähde: Gallup

2. Vastaa kysymykseen ”Miksi?” 

Tämän kohdan toteutus onnistuu usein helpoiten silloin, kun yritys toimii jollain yhteiskunnalle selvästi tärkeällä alalla, kuten lääkkeiden kehityksessä tai ruoanjätteiden hävityksessä. Jos organisaation tavoitteena on sittenkin vain tuoda omistajilleen mahdollisimman suurta voittoa hyödykkeellä, jolla ei ole oikeaa positiviista vaikutusta ihmisiin tai planeettaan, on työn tarkoituksen löytäminen hankalampaa.

Erityisesti nuoret X-, Y- ja Z-sukupolvet (1985-2012 syntyneet) kokevat, että tämä on yksi tärkeimmistä seikoista tehokkaalle, menestyksekkäälle ja sitovalle työnteolle. Kunkin organisaation on siis pystyttävä selkeyttämään visiota, jossa kyse on muustakin, kuin rahasta. Henkilöstö voi olla ylpeä työnantajansa missiosta myös alasta riippumatta:

Mc Donald’s: Asiakkaidemme lempipaikka ja -tapa syödä

IKEA: Parantaa monen ihmisen arkielämää

Tesla: Ajaa vaihdosta uusiutuvaan energiaan

Workday: Asettaa ihmiset yritysohjelmistojen keskiöön

Lähteet: Framfot, Gallup

3. Loppuhaastattelu – korvaa jälkiharmittelut ennakoivilla toimilla

Useimmilla organisaatioilla on oma HR-käytäntönsä, jossa työsuhteen päätteeksi toteutetaan jonkinlainen exit-haastattelu. Ongelmana on, että tämä pidetään vasta silloin, kun työntekijä on jo eronnut. Useimmilla ihmisillä on työstä eroamiseen hyvä syy, ja työnantaja voi toimia, mikäli ongelmakohdasta saadaan tietää riittävän ajoissa.

Työsuhteen aikana toteutetussa haastattelussa manageri tai HR-edustaja voi esimerkiksi kysyä työntekijältä, mihin tämä on työnantajassaan tyytyväinen, mikä pitää tämän sitoutuneena työhön sekä mikä saa tämän harkitsemaan lähtöä. Näin on mahdollista saada parempi käsitys vahvuuksista, kehittämistä kaipaavista seikoista sekä tiedoista, joiden valossa on mahdollista toimia ennen kuin on liian myöhäistä.

Lähteet: Drömarbetsgivaren, Gallup

4. Arvosta palautetta – joka kerta

Useimmat työnantajat tiedostavat, että henkilöstö on organisaation tärkein voimavara, ja että tältä saatavan palautteen huomiotta jättö on iso virhe. Joidenkin työntekijöiden huomioiden kuuleminen on helppoa, sillä he kokevat mielipiteiden esittämisen helpoksi ja tekevät näin usein.

Toisilla tämä vaatii pidempää henkistä valmistautumista, ja aihe tai ongelma voi pyöriä mielessä pitkän aikaa. Asiaa saatetaan pohtia myös muiden työntekijöiden kanssa, ennen kuin rohkeus riittää sen esittämiseen viikkokokouksessa tai kahden kesken.

Kaiken palautteen valossa toimiminen ei toki ole kannattavaa, mutta mielipiteen jakamista on tärkeää kunnioittaa. On suositeltavaa, että henkilön antaa ainakin puhua huomionsa läpi, kiittäen tätä sitten mielipiteestään. Tämän jälkeen palautteeseen voi vastata kunnioittavalla tavalla ja/tai välittää tiedon mahdollisista jatkotoimenpiteistä muualle organisaatioon.

5. Toimi sisäisen palautteen valossa ja seuraa vaikutuksia

Jos saat työntekijältä palautetta, jonka koet edellyttävän jatkotoimia, on sinun tärkeää kiittää tämän antanutta henkilöä. Ellei näin tee, voi tämä johtaa katkeruuden ajatuksiin siitä, että kunnian ideasta veikin joku muu. Ota tavaksi kiitoksen anto sekä rohkaise myös muita jakamaan ajatuksensa. Kun muut näkevät, että palautetta antanutta arvostetaan ja että sanoilla voi todella olla vaikutusta, on seurauksena aiempaa avoimempi ja tehokkaampi työpaikka.

Lähde: Next Consulting

6. Aseta selkeitä tavoitteita

Tietääkö koko henkilöstö organisaation neljännes- tai vuositavoitteet? Työntekijöiden sitoutumisen vahvennus on paljon helpompaa, kun nämä ovat tietoisia ”toimintakartasta” ja siitä, mitä juuri heiltä odotetaan. Kun henkilö on ajan tasalla ja osallisena organisaation tavoitteissa ja visiossa, on tämä työhönsä 28% sitoutuneempi.

Ei riitä, että henkilöstölle kerrotaan toiminnan tuloksista tai nykytilasta muutaman kerran vuodessa pidettävissä haastatteluissa tai johdon päivityksissä. Alojensa johtavat organisaatiot asettavat tavoitteensa säännöllisesti viikko- tai kuukausitasolla. Samalla ne kertovat henkilöstölle, miksi tavoitteet ovat tärkeitä, miten niitä mitataan ja miten yhdessä tulee toimia niiden saavuttamiseksi.

Lähde: Benify

7. Osoita oikeaa välittämistä

Työpaikan ilmapiirin kannalta on välttämätöntä, että osoitamme välittämistä toisiamme kohtaan. Me kaikki kohtaamme elämässämme haasteita; se kun koostuu iloista, menetyksistä ja kaikesta siltä väliltä. Jos työntekijän läheinen esimerkiksi sairastuu, kuolee tai suhde tähän päättyy, auttaa ymmärtävän kuuntelijan löytäminen asian käsittelyssä suuresti. Elämän palapelin järjestely voi tänä aikana olla hankalampaa, mutta jos tässä pystyy jotenkin olemaan avuksi, on sillä kauaskantoiset vaikutukset.

Lähde: Next Consulting

8. Ole kiinnostunut

Suomalaiset tykkäävät säästä, lomista ja viikonlopun suunnitelmista jutustelusta. Jos työntekijä esimerkiksi mainitsee osallistuvansa viikonloppuna kalastuskisaan, voi tätä maanantaina piristää kysäisemällä kisamenstyksestä. Vaikka vinkki saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, on meille ihmisinä tärkeää kokea, että muut todella välittävät ja kuuntelevat meitä.

Joidenkin esimiehien valvottavana on useita kymmeniä työntekijöitä, jolloin kaiken muistaminen voi olla hankalaa. Tässä tapauksessa mahdolliset jatkokysymyksen voi kirjoittaa muistiin työntekijän mainittua asiasta, ja pitää tämän tallessa seuraavaa kohtaamista varten. Näin henkilö kokee olonsa nähdyksi ja työhönsä sitoutuneeksi. Jos henkilöstön mainitsemat asiat jättää toistuvasti huomiotta, voi tällä olla työtyytyväisyyteen huomattava negatiivinen vaikutus.

Lähde: Dale Carnegie

9. Toteuta kyselyitä työntekijöiden kesken

Tehokkaan kommunikaation varmistuttua on tärkeää mitata tuloksia sähköisillä kyselyillä. Voit esimerkiksi pyytää työntekijöitäsi arvioimaan muutosten tehokkuutta seuraavalla kysymyksellä:

Tietoa yrityksen tavoitteista ja edistyksestä annetaan selkeästi ja säännöllisesti

Vastaus voidaan antaa vaikkapa asteikolla 1-6.

1: Ei lainkaan samaa mieltä –> 6: Täysin samaa mieltä

Jos lähetät henkilöstölle kyselyn ennen kommunikaation parannusten käyttöönottoa, voit kartoittaa nykytilanteen ja seurata uusien muutosten vaikutusta tarkemmin. Organisaation pulssikyselyn voit luoda helposti vaikka heti Questbackin ilmaisella kokeilujaksolla.

Yhteenveto

Tehokas kommunikaatio on henkilöstön korkean sitoutumisen edellytys. Kalliilla työsuhde-eduilla ja maailman kilteimmillä esimiehilläkään ei ole yhtä suurta vaikutusta sitoutumiseen. Tärkeää on ottaa käyttöön selkeä kommunikaatiostrategia, joka kattaa odotukset, toiminnan syyt, tavoitteet sekä palautteen oikean käsittelyn. Näin kommunikaatiosta voi muovata strategisen työkalun, jonka positiiviset vaikutukset yltävät niin työntekijöihin kuin johtoonkin.

Lue lisää aiheesta whistleblower-direktiivistä