Wie geht man mit sensiblen Antworten um?

Anonymität und Vertraulichkeit sind von entscheidender Bedeutung, damit sich die Mitarbeiter bei der Weitergabe sensibler Informationen wohl fühlen. Erklären Sie, wie ihre Antworten verwendet und geschützt werden.

Was ist zu tun, wenn die Beantwortungsquote niedrig ist?

Um die Antwortquote zu erhöhen: Senden Sie ein paar Tage nach der ersten Einladung Erinnerungen. Bieten Sie Anreize an, z. B. Geschenkgutscheine oder Spenden für wohltätige Zwecke, um zur Teilnahme zu motivieren. Kommunizieren Sie klar und deutlich, wie wichtig ihr Mitarbeiter-Feedback ist und wie es zur Verbesserung des Unternehmens verwendet wird. Sorgen Sie dafür, dass die Exit-Umfrage leicht zu verstehen und schnell auszufüllen ist. Informieren Sie die Mitarbeiter im Voraus darüber, dass eine Abschlussumfrage verschickt wird und dass ihr Feedback für das Unternehmen wertvoll ist.

Wie kann man sicherstellen, dass Mitarbeiter-Feedback zu konkreten Maßnahmen führt?

Um sicherzustellen, dass das Feedback zu konkreten Maßnahmen führt, ist es wichtig, dass: Sie die Ergebnisse gründlich analysieren: Identifizieren Sie Muster und Trends in den Antworten. Aktionspläne entwickeln: Erstellen Sie spezifische, messbare Maßnahmen auf der Grundlage der Ergebnisse. Maßnahmen kommunizieren: Informieren Sie die Mitarbeiter über die konkreten Maßnahmen, die auf der Grundlage ihrer Rückmeldungen ergriffen werden. Weiterverfolgen (Follow-Up): Bewerten Sie die Auswirkungen der Maßnahmen und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Wie hoch sind die Kosten, wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen?

Untersuchungen zeigen, dass Sie wahrscheinlich 6 bis 9 Monate des Gehalts des Mitarbeiters ausgeben werden, um einen Ersatz zu finden und auszubilden. Andere Untersuchungen legen jedoch nahe, dass die Kosten nur 16 % des Gehalts betragen können, wenn es sich um die Ersetzung eines stundenweise beschäftigten Mitarbeiters handelt. Bei einer Führungsposition können es dagegen bis zu 213 % sein. In jedem Fall ist es teuer, wenn Mitarbeiter kündigen.

Wie hoch sind die Kosten der Personalfluktuation?

Die Personalfluktuation verursacht extrem hohe Kosten; die Gallop-Studie in den USA schätzt, dass jährlich 1 Billion US-Dollar verloren gehen.

Wie können Exit Interviews dazu beitragen, Mitarbeiterkündigungen zu verhindern?

Gut konzipierte Exit-Befragungen können Aufschluss darüber geben, warum Menschen kündigen. Wenn Sie wissen, warum, sind Sie in einer viel besseren Position, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Exit Interview – anonyme Surveys: der vollständige Leitfaden

Exit Interviews (auch Exit Surveys genannt) sind ein unschätzbares Instrument, um Erkenntnisse über Mitarbeiter zu gewinnen, die das Unternehmen verlassen. Egal ob es ein persönliches Exit-Gespräch oder ein anonymes Exit Inteview ist: Sie helfen Unternehmen, die Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeitern zu verstehen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und Erkenntnisse zu gewinnen, die dazu beitragen können, wertvolle Mitarbeiter mit den richtigen Maßnahmen zu halten. Dieser Leitfaden bietet einen detaillierten Einblick, wie Sie ein Exit Interview effektiv durchführen und die Ergebnisse zur Stärkung Ihres Unternehmens gezielt nutzen können.

Exit-Befragungen sind eine systematische Methode zur Sammlung von Feedback von ausscheidenden Mitarbeitern. Ziel ist es, die Gründe für das Ausscheiden zu ermitteln, die wertvolle Informationen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds, zur Steigerung des Engagements und zur Verringerung der Fluktuation liefern können.

Inhaltsverzeichnis

Hohe Unternehmensverluste durch Personalfluktuation

Entlassungen sind kostspielig. Wenn eine Person kündigt und ein Unternehmen verlässt, haben Untersuchungen gezeigt, dass sich dies negativ auf das Endergebnis auswirkt. Und warum? Die Unternehmen verbringen viel Zeit, Energie und Geld mit der Suche nach einem geeigneten Ersatz.

Die Personalfluktuation verursacht kolossale Kosten; eine Gallop-Studie in den USA schätzt, dass jährlich 1 Billion US-Dollar dadurch verloren gehen. Eine weiterer aktueller Gallup- Bericht aus dem Jahr 2023 zeigt, dass in Deutschland den Unternehmen beispielsweise Produktivitätsverluste in Höhe von 167,2 Mrd. Euro entstehen. Die Ursache? Mangelnde emotionale Bindung der Mitarbeiter an ihr Unternehmen.

Aber wie hoch sind die Kosten für Ihr Unternehmen, um die vakanten Stellen wieder zu besetzen? Untersuchungen zeigen, dass Sie wahrscheinlich 6 bis 9 Monate des Gehalts des Mitarbeiters ausgeben werden, um einen Ersatz zu finden und auszubilden. Anderen Untersuchungen zufolge können die Kosten jedoch bis zu 16 % des Gehalts betragen, wenn es sich um einen stundenweise beschäftigten Mitarbeiter handelt. Bei einer Führungsposition können es dagegen bis zu 213 % sein. In jedem Fall ist eine Kündigung teuer.

Schlimmer noch: Es gibt Spillover-Effekte. Wenn jemand Ihr Unternehmen verlässt und nicht sofort ersetzt wird, kann die Produktivität sinken, da weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um die notwendige Arbeit zu erledigen. Weniger Mitarbeiter führen zu weiteren Folgewirkungen – Überlastung kann durch Arbeitsüberlastung ausgelöst werden. Diese Überlastung wiederum kann die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen. Dies führt häufig zu höheren Kosten, beispielsweise durch Krankheit.

Die systematische Durchführung von Exit-Befragungen ist angesichts der hohen Kosten für Kündigungen und Neubesetzungen unerlässlich.

Warum ein Exit Interview so wichtig ist

Erkennen von Problembereichen: Wenn Unternehmen verstehen, warum Mitarbeiter gehen, können sie Probleme erkennen und angehen, die sich negativ auf die Zufriedenheit und Leistung auswirken können.

Verbesserung der Einstellungsprozesse: Rückmeldungen aus Exit Interviews können Rekrutierungsstrategien und Einstellungsprozesse verbessern, insbesondere wenn neue Mitarbeiter frühzeitig ausscheiden.

Steigerung des Mitarbeiterengagements: Die Behebung festgestellter Probleme kann das Engagement steigern und die Fluktuation verringern.

Vorteile für verschiedene Interessengruppen

Je nach Interessengruppe haben Exit-Befragungen unterschiedliche Vorteile. Unten können Sie die entsprechenden Vorteile für die jeweilige Interessengruppe nachlesen

Management und Personalwesen (HR)

Strategische Einsicht: Das Verständnis der Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeitern liefert wichtige Erkenntnisse für strategische Entscheidungen und Planungen.
Verbesserte HR-Prozesse: Feedback kann Einstellungs-, Einarbeitungs- und Mitarbeiterentwicklungsprozesse verbessern.

Abteilungsleiter

Direktes Feedback: Die Führungskräfte erhalten direktes Feedback zu ihrer Führung und zum Arbeitsumfeld in der Abteilung.

Gelegenheit zur Verbesserung: Die Identifizierung spezifischer Probleme ermöglicht es den Führungskräften, das Arbeitsumfeld und die Teamdynamik zu verbessern.

Verbleibende Mitarbeiter

Verbesserte Arbeitsumgebung: Die Behebung von Problemen aus Exit-Befragungen kann das Arbeitsumfeld für die verbleibenden Mitarbeiter verbessern.
Erhöhtes Engagement: Wenn die Mitarbeiter sehen, dass das Unternehmen auf ihr Feedback reagiert, wachsen ihr Engagement und ihr Vertrauen in das Unternehmen. Eine höhere Mitarbeiterbindung und entsprechend niedrigere Produktivitätsverluste können die Folge davon sein.

Vorteile digitaler Exit Surveys

Mitarbeiter, die ein Unternehmen verlassen, wollen oft gute Beziehungen aufrechterhalten und halten möglicherweise wertvolles Feedback zurück, um unangenehme Situationen zu vermeiden. Digitale und anonyme Mitarbeiterumfragen machen es einfacher, ehrliches Feedback zu geben.

Wie man eine Ausstiegsbefragung durchführt

Planung: Bestimmen Sie den Zweck und die Schwerpunktbereiche, z. B. Arbeitsumfeld, Führung, Karrieremöglichkeiten und Arbeitsbeziehungen.

Fragebogen: Entwerfen Sie eine Exit-Umfrage mit quantitativen und qualitativen Mitarbeiterfragen, z. B.:

Warum verlassen Sie das Unternehmen?
Was haben Sie an Ihrer Arbeit am meisten geschätzt?
Welche Verbesserungen würden Sie für das Unternehmen vorschlagen?

Durchführung: Entscheiden Sie sich für eine Methode – persönliche Exit Interviews, Telefoninterviews oder Online-Umfragen. Gewährleisten Sie Anonymität für ehrliche Antworten.

Analyse und Maßnahmen: Analysieren Sie die Ergebnisse, um Muster und Trends zu erkennen. Entwickeln Sie auf der Grundlage des Feedbacks Aktionspläne und teilen Sie diese Maßnahmen den Mitarbeitern mit.

Vorbeugen ist besser als Schadensgutmachung

Exit Interviews können eine äußerst wertvolle Rolle bei der Verhinderung von Mitarbeiterverlusten spielen. Auch wenn es zu spät ist, die Teilnehmer einer Exit-Befragung davon abzuhalten, das Unternehmen zu verlassen, können die Erkenntnisse aus der Mitarbeiterumfrage weitere Austritte verhindern.

Eine von Gallop durchgeführte Studie zeigt, dass 52 % der ausscheidenden Mitarbeiter angeben, dass ihr Ausscheiden hätte verhindert werden können, wenn ihr Arbeitgeber früher eingegriffen hätte. In Anbetracht der bereits erwähnten 1 Billion US-Dollar, die der US-Wirtschaft jedes Jahr verloren gehen, bedeutet die Verhinderung auch nur eines winzigen Teils davon eine erhebliche Kosteneinsparung. Das Gleiche gilt für Ihre Unternehmensfinanzen, wenn Sie Austrittsbefragungen durchführen.

Wie können Exit Interviews Mitarbeiter halten?

Gut konzipierte Exit-Befragungen können Aufschluss darüber geben, warum Menschen kündigen. Wenn wir die Gründe kennen, sind wir in einer viel besseren Position, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Stellen Sie sich zum Beispiel einen wiederkehrenden Trend vor, der darauf hindeutet, dass 24 % Ihrer Mitarbeiter aufgrund mangelnder Wachstumschancen ausscheiden. Wenn Sie die Daten Ihrer Austrittsbefragung genauer untersuchen, stellen Sie fest, dass die kündigenden Mitarbeiter Ihr Online-Lernsystem als schlecht einschätzen. Dies gibt Ihnen konkrete Hinweise darauf, wie Sie verhindern können, dass Mitarbeiter Ihr Unternehmen teilweise verlassen – indem Sie Ihre Online-Lern- und Entwicklungsaktivitäten verbessern.

Wertsteigernde Erkenntnisse können sowohl aus quantitativen als auch aus qualitativen Daten gewonnen werden. Die Lernerkenntnisse, die wir in unserem hypothetischen Beispiel gewonnen haben, könnten zum Beispiel aus den Kommentaren von Aussteigern gewonnen worden sein. Auch Ausstiegsdaten sammeln sich mit der Zeit an. Diese Big Data könnten in Vorhersagemodellen verwendet werden, um herauszufinden, wer höchstwahrscheinlich kündigen wird und warum. Mit beiden Ansätzen können Sie Mitarbeiterkündigungen sogar vorhersagen und somit verhindern, aber nur, wenn Sie auf Ihre Exit-Umfragedaten reagieren.

exit gespräch, Exit Interview

Beispielfragen in Ihrer Exit Survey

Gründe für den Austritt: „Warum haben Sie sich entschieden, das Unternehmen zu verlassen?“
Arbeitsumfeld: „Wie würden Sie das Arbeitsumfeld im Unternehmen beschreiben?“
Führung: „Wie war Ihr Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten?“
Karrieremöglichkeiten: „Hatten Sie das Gefühl, dass es genügend Karrieremöglichkeiten innerhalb des Unternehmens gibt?“
Vorschläge für Verbesserungen: „Welche Verbesserungen würden Sie für das Unternehmen vorschlagen?“

Detaillierter Entwurf des Exit-Fragebogens

Sie können den Fragebogen an ausscheidende Mitarbeiter verschieden gestalten, mit offenen Fragen oder quantitativen, geschlossenen Fragen (mit Zahlenwerten bzw. Skalen). Natürlich können Sie auch eine Kombination aus beiden Fragearten nutzen, um wertvolles Mitarbeiter-Feedback zu erhalten.

Offene Fragen

Erlauben Sie den Mitarbeitern, ihre Gedanken und Gefühle detailliert zu äußern.

Beispiele:

„Können Sie bestimmte Situationen beschreiben, die Ihre Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, beeinflusst haben?“
„Was hätte Sie veranlasst, im Unternehmen zu bleiben?“

Quantitative Methoden

Verwenden Sie Likert-Skalen und andere quantitative Methoden für strukturierte Messungen.

Beispiele:

„Wie würden Sie auf einer Skala von 1 bis 10 Ihre Gesamterfahrung mit dem Unternehmen bewerten?“
„Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie das Unternehmen an einen Freund weiterempfehlen?“ (Lesen Sie dazu den vollständigen Leitfaden zum bewährten Mitarbeiter-Score eNPS = Employee Net Promoter Score)

Analysemethoden und -werkzeuge

Werkzeuge zur Datenanalyse: Verwenden Sie Tools wie Excel, SPSS-Software, den Analysebereich des Feedback-Tools aus der Questback-Mitarbeiterbefragung oder spezielle HR-Analysetools, um Daten zu analysieren und zu interpretieren.

Erkennen von Trends: Analysieren Sie die Daten im Zeitverlauf, um Trends und Muster im Mitarbeiterfeedback zu erkennen.

Datenvisualisierung: Erstellen Sie Diagramme und Grafiken, um die Ergebnisse zu visualisieren und sie leichter zu verstehen und an das Management zu kommunizieren.

Zukünftige Trends

KI und Automatisierung: Ein künftiges Exit Interview wird wahrscheinlich KI und Automatisierung für eine schnelle und genaue Datenanalyse integrieren und proaktivere Maßnahmen auf der Grundlage von Echtzeitdaten ermöglichen.

Integrierte Plattformen: Unternehmen werden integrierte Plattformen nutzen, die Feedback aus allen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus erfassen und so einen ganzheitlichen Überblick über die Erfahrungen der Mitarbeiter bieten.

Personalisierung: Exit-Befragungen werden stärker personalisiert, mit Fragen und Themen, die auf die Erfahrungen des einzelnen Mitarbeiters und seine Rolle im Unternehmen zugeschnitten sind.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu Exit Interviews

Exit Interview: Herausforderungen und Lösungen

Widerstand der Mitarbeiter: Mitarbeiter zögern möglicherweise, an eine Exit-Gespräch teilzunehmen, weil sie Angst vor Vergeltungsmaßnahmen oder mangelndes Vertrauen haben. Lösung: Gewährleisten Sie Anonymität und betonen Sie, wie wichtig ihr Mitarbeiter-Feedback für künftige Verbesserungen ist.

Mangelnde Reaktion auf Feedback: Wenn Unternehmen nicht auf das gesammelte Feedback reagieren, verlieren die Mitarbeiter möglicherweise das Vertrauen in den Befragungsprozess. Die Lösung: Erstellen und kommunizieren Sie klare Aktionspläne auf der Grundlage des Feedbacks.

Unzureichende Datenanalyse: Das Sammeln von Daten ohne einen klaren Plan für die Analyse kann zu nicht genutzten Einsichten führen. Die Lösung: Verwenden Sie fortschrittliche Analysetools und -methoden, um Daten effektiv zu verarbeiten und zu interpretieren.