Lähtökyselyt – täydellinen opas

Lähtökyselyt (exit surveys) ovat korvaamattomia välineitä, joilla kerätään olennaista tietoa yrityksestä lähteviltä työntekijöiltä. Ne auttavat organisaatioita ymmärtämään, miksi työntekijät lähtevät, tunnistamaan kehityskohteita, parantamaan työntekijöiden sitoutumista ja tarjoamaan näkemyksiä, joiden avulla löydetään oikeat toimet, joilla arvokkaat työntekijät pysyvät yrityksessä. Tässä oppaassa tutustutaan perusteellisesti siihen, miten tehokkaita lähtökyselyitä toteutetaan ja miten niiden tuloksia voidaan käyttää organisaation vahvistamiseen.

Lähtökyselyt, tai toiselta nimeltään exit-kyselyt, ovat järjestelmällinen menetelmä palautteen keräämiseen lähteviltä työntekijöiltä. Tarkoituksena on selvittää irtisanoutumisen syyt, jotka voivat tarjota arvokasta tietoa työympäristön parantamiseksi, sitoutumisen lisäämiseksi ja vaihtuvuuden vähentämiseksi.

Miksi lähtökyselyt ovat tärkeitä?

Tunnista ongelma-alueet: Ymmärrys siitä, miksi työntekijät lähtevät, auttaa yrityksiä tunnistamaan ja puuttumaan ongelmiin, jotka voivat vaikuttaa kielteisesti työtyytyväisyyteen ja suorituskykyyn.

Paranna rekrytointiprosesseja: Lähtökyselyistä saatu palaute voi parantaa rekrytointistrategioita ja rekrytointiprosesseja, etenkin jos uudet työntekijät irtisanoutuvat ennenaikaisesti.

Lisää työntekijöiden sitoutumista: Tunnistettujen ongelmien ratkaiseminen voi lisätä sitoutumista ja vähentää vaihtuvuutta.

Hyödyt eri sidosryhmille

Johto ja henkilöstöhallinto:

• Strategiset oivallukset: Ymmärrys siitä, miksi työntekijät lähtevät, tarjoaa ratkaisevan tärkeää tietoa strategisia päätöksiä ja suunnittelua varten.
• Paremmat HR-prosessit: Palautteella voidaan tehostaa rekrytointi-, perehdytys- ja työntekijöiden kehitysprosesseja.

Osastojen päälliköt:

• Suora palaute: Esihenkilöt saavat suoraa palautetta johtamisestaan ja osaston työympäristöstä.

• Kehitysmahdollisuudet: Konkreettisten ongelmien tunnistaminen antaa esihenkilöille mahdollisuuden parantaa työympäristöä ja tiimin dynamiikkaa.

Jäljellä olevat työntekijät:

• Parempi työympäristö: Lähtökyselyissä esiin tulleiden ongelmien ratkaiseminen voi parantaa jäljellä olevien työntekijöiden työympäristöä.

• Sitoutumisen lisääminen: Kun työntekijät näkevät, että yritys reagoi palautteeseen, heidän sitoutumisensa ja luottamuksensa yritykseen kasvaa.

Digitaalisten lähtökyselyiden edut

Yrityksestä lähtevät työntekijät haluavat usein säilyttää hyvät suhteet ja saattavat jättää arvokasta palautetta kertomatta välttääkseen epämiellyttäviä tilanteita. Digitaaliset ja anonyymit kyselyt helpottavat rehellisen palautteen antamista.

Kuinka toteuttaa lähtökysely?

Suunnittelu: Määritä tavoite ja painopisteet, kuten työympäristö, johtaminen, uramahdollisuudet ja työsuhteet.

Kyselylomake: Suunnittele kysely, jossa on sekä määrällisiä että laadullisia kysymyksiä, kuten:

• Miksi olet lähdössä yrityksestä?
• Mitä arvostit eniten työssäsi?
• Mitä parannuksia ehdottaisit yritykselle?

Toteutus: Päätä menetelmä – henkilökohtaiset lähtöhaastattelut, puhelinhaastattelut tai verkkokyselyt. Varmista anonymiteetti rehellisten vastausten saamiseksi.

Analysointi ja toimet: Analysoi tulokset kaavojen ja trendien tunnistamiseksi. Laadi palautteen perusteella toimintasuunnitelmia ja kerro näistä toimista työntekijöille.

Esimerkkikysymyksiä lähtökyselyyn

Lähdön syyt: ”Miksi olet päättänyt lähteä yrityksestä?”

Työympäristö: ”Miten kuvailisit yrityksen työympäristöä?”

Johtajuus: ”Millainen on ollut suhteesi esihenkilöösi?”

Uramahdollisuudet: ”Oliko yrityksessä mielestäsi riittävästi uramahdollisuuksia?”

Kehitysehdotukset: ”Mitä parannuksia ehdottaisit yritykselle?”

Yksityiskohtainen kyselylomakkeen suunnittelu

Avoimet kysymykset

Antavat työntekijöiden ilmaista ajatuksensa ja tunteensa yksityiskohtaisesti.

Esimerkkejä:

• ”Voitko kuvailla tiettyjä tilanteita, jotka vaikuttivat päätökseesi lähteä yrityksestä?” 
• ”Mikä olisi saanut sinut pysymään yrityksessä?”

Kvantitatiiviset menetelmät

Käytä Likert-asteikkoja ja muita määrällisiä menetelmiä suorittaaksesi strukturoidun mittauksen.

Esimerkkejä:

• ”Miten arvioisit kokonaisvaltaisen kokemuksesi yrityksessä asteikolla 1–10?” 
• ”Kuinka todennäköisesti suosittelisit yritystä ystävälle?” (eNPS)

Analysointimenetelmät ja -välineet

Datan analysointivälineet: Käytä tietojen analysointiin ja tulkintaan työkaluja, kuten Exceliä, SPSS:ää, palautetyökalun analyysiosiota tai erityisiä HR-analyysityökaluja.

Trendien tunnistaminen: Analysoi dataa ajan mittaan, jotta voit tunnistaa työntekijöiden palautteessa esiintyviä trendejä ja kaavoja.

Datan visualisointi: Luo taulukoita ja kaavioita tulosten visualisoimiseksi, jotta ne ovat helpommin ymmärrettävissä ja kommunikoitavissa johdolle.

Tulevaisuuden trendit

Tekoäly ja automaatio: Tämä mahdollistaa entistä ennakoivammat toimet, jotka perustuvat reaaliaikaiseen dataan.

Integroidut alustat: Yritykset käyttävät integroituja alustoja, jotka keräävät palautetta työntekijän elinkaaren kaikista vaiheista ja tarjoavat kokonaisvaltaisen näkemyksen työntekijäkokemuksesta.

Yksilöllistäminen: Lähtökyselyistä tulee entistä henkilökohtaisempia, ja kysymykset ja aiheet räätälöidään yrityksessä yksittäisen työntekijän kokemusten ja roolin mukaan.

Lähtökyselyt: yleiset haasteet ja ratkaisut

Työntekijöiden vastarinta: Työntekijät saattavat epäröidä osallistumista lähtökyselyihin, koska he pelkäävät kostotoimia tai luottamuksen puutetta. Ratkaisu: Varmista anonymiteetti ja korosta palautteen merkitystä tulevien parannusten kannalta.

Palautteeseen perustuvien toimien puute: Jos yritykset eivät ryhdy toimiin exit-kyselyistä kerätyn palautteen perusteella, työntekijät saattavat menettää luottamuksensa kyselyprosessiin. Ratkaisu: Luo ja kommunikoi selkeät toimintasuunnitelmat palautteiden perusteella.

Riittämätön datan analysointi: Tiedon kerääminen ilman selkeää analysointisuunnitelmaa voi johtaa siihen, että tärkeitä havaintoja jää saamatta. Ratkaisu: Käytä kehittyneitä analyysityökaluja ja -menetelmiä datan tehokkaaseen käsittelyyn ja tulkintaan.

Lähtökyselyiden usein kysytyt kysymykset

Miten käsitellä arkaluonteisia vastauksia? Anonymiteetti ja luottamuksellisuus ovat ratkaisevia tekijöitä, jos halutaan työntekijöiden jakavan arkaluonteisia tietoja. Selitä, miten heidän vastauksiaan käytetään ja suojataan.

Mitä tehdä, jos vastausprosentti on alhainen? Nostaaksesi vastausprosenttia:

• Lähetä muistutuksia muutaman päivän kuluttua alkuperäisestä kutsusta.
• Tarjoa kannustimia, kuten lahjakortteja tai hyväntekeväisyyslahjoituksia, motivoidaksesi osallistumista.
• Kerro selkeästi palautteen tärkeydestä ja siitä, miten sitä käytetään yrityksen kehittämiseen.
• Varmista, että kysely on helposti ymmärrettävä ja nopea täyttää.
• Ilmoita työntekijöille etukäteen, että kysely lähetetään ja että heidän palautteensa on arvokasta organisaatiolle.

Miten varmistetaan, että palaute johtaa konkreettisiin toimiin? Jotta palaute johtaa konkreettisiin toimiin, on tärkeää että:

• Tulokset analysoidaan perusteellisesti: Tunnista vastausten kaavat ja trendit.
• Kehitetään toimintasuunnitelmia: Luo tulosten perusteella konkreettisia, mitattavissa olevia toimia.
• Toimista tiedotetaan: Tiedota työntekijöille toimista, joihin heidän palautteensa perusteella ryhdytään.
• Toteutetaan seurantaa: Arvioi toimien vaikutusta ja tee tarvittaessa muutoksia.