Exitundersökning – en komplett guide

Exitundersökningar är ovärderliga verktyg för att samla insikter från medarbetare som lämnar företaget. Dessa undersökningar hjälper organisationer att förstå varför medarbetare slutar, identifiera förbättringsområden, förbättra medarbetarengagemanget och framförallt insikter som kan få värdefulla medarbetare att stanna vid rätt åtgärder. Denna guide ger en djupgående inblick i hur du kan genomföra effektiva exitundersökningar och använda resultaten för att stärka din organisation.

Exitundersökningar är en systematisk metod för att samla feedback från anställda som lämnar organisationen. Syftet är att identifiera orsakerna till varför medarbetare slutar, vilket kan ge värdefull information för att förbättra arbetsmiljön, öka engagemanget och minska personalomsättningen.

Affärsnyttan med exit-enkäter

Personalomsättning är kostsamt. När en person säger upp sig och lämnar ett företag visar forskning att det har en negativ inverkan på slutresultatet. Varför är det så? Företag lägger ner mycket tid, energi och pengar på att hitta en lämplig ersättare.

Personalomsättningen medför enorma kostnader; Gallops forskning i USA uppskattar att 1 biljon US-dollar går förlorade varje år.

Men hur mycket kostar det för din organisation? Forskning visar att du sannolikt kommer att lägga sex till nio månader av den anställdes lön på att hitta och utbilda en ersättare. Annan forskning visar dock att kostnaden kan vara så låg som 16 procent av lönen om det handlar om att ersätta en timanställd, kontraktsanställd medarbetare. Däremot kan siffran vara upp till 213 procent för en ledarposition. Oavsett vilket är det dyrt att sluta.

Än värre är att det finns spridningseffekter. När någon lämnar ditt företag och inte omedelbart ersätts kan produktiviteten sjunka eftersom det finns färre personer tillgängliga för att utföra det nödvändiga arbetet. Projekt med potential kan i värsta fall läggas ned eller skjutas på framtiden. Färre anställda leder till ytterligare dominoeffekter – överbelastning kan uppstå på grund av för mycket arbete. Överbelastning riskerar i sin tur att sänka de anställdas moral. Ännu fler kostnader följer ofta, till exempel på grund av ökad sjukfrånvaro.

Även om det verkar som att antalet uppsägningar på en global nivå minskar efter den så kallade ”great resignation”, är det viktigt att genomföra exitundersökningar med tanke på de höga kostnaderna för uppsägningar och ersättningar.

Varför är exitundersökningar viktiga?

1. Identifiera problemområden: Genom att förstå varför medarbetare lämnar kan företag identifiera och åtgärda problemområden som kan påverka medarbetarnas trivsel och prestation negativt.
2. Förbättra rekryteringsprocessen: Feedback från exitundersökningar kan hjälpa till att förbättra rekryteringsstrategier och anställningsprocesser, särskilt om nya anställda lämnar tidigt.
3. Öka medarbetarengagemanget: Genom att åtgärda de problem som identifieras kan företag öka medarbetarengagemanget och minska personalomsättningen.

Upptäck vad som verkligen motiverar dina medarbetare och skjut er produktivitet i taket!

Läs mer

Fördelar med exitundersökningar för olika intressenter

Ledning och HR

• Strategisk insikt: Genom att förstå varför medarbetare lämnar kan ledningen få insikter som är avgörande för strategiska beslut och planering.
• Förbättrade HR-processer: HR-avdelningen kan använda feedbacken för att förbättra processer för anställning, onboarding och medarbetarutveckling.

Avdelningschefer

• Direkt feedback: Chefer får direkt feedback om hur deras ledarskap och avdelningens arbetsmiljö upplevs av medarbetarna.
• Möjlighet till görbättring: Identifikation av specifika problemområden gör det möjligt för chefer att vidta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön och teamets dynamik.

Kvarvarande medarbetare

• Förbättrad arbetsmiljö: Genom att åtgärda problem som framkommer i exitundersökningar kan arbetsmiljön förbättras för de kvarvarande medarbetarna.
• Ökat engagemang: När medarbetare ser att företaget agerar på feedbacken, ökar deras engagemang och tillit till företaget.

Fördel med digitala exitundersökningar

Medarbetare som lämnar en arbetsgivare är ofta måna om att bibehålla goda relationer genom att genomföra en ”snygg avslutning” där man vill lämna en positiv känsla när hen lämnar. Då kan det vara svårt att vara helt ärlig med konstruktiv feedback direkt till den chef som i teorin även kan så som referens vid framtida rekryteringar. Därför kan medarbetare hålla tillbaka på värdefull feedback för att slippa en obekväm stämning om feedbacken ges i ett medarbetarsamtal med berörd chef. Det är lättare att ge feedbacken digitalt och anonymt.

Hur genomför man en exitundersökning?

1. Planering: Bestäm syftet med undersökningen och vilka områden du vill fokusera på. Vanliga områden inkluderar arbetsmiljö, ledarskap, karriärmöjligheter och arbetsrelationer.
2. Frågeformulär: Utforma ett frågeformulär som innehåller både kvantitativa och kvalitativa frågor. Frågor kan inkludera:
   • Varför lämnar du företaget?
   • Vad har du uppskattat mest med ditt arbete här?
   • Vilka förbättringar skulle du föreslå för företaget?
3. Genomförande: Bestäm hur undersökningen ska genomföras – via personliga intervjuer, telefonintervjuer eller online-enkäter. Se till att undersökningen är anonym för att få ärliga svar.
4. Analys och Åtgärder: Analysera resultaten för att identifiera mönster och trender. Utarbeta åtgärdsplaner baserade på feedbacken och kommunicera dessa åtgärder till medarbetarna.

Exempelfrågor i en exitundersökning

1. Anledningar till avslut: ”Varför har du valt att lämna företaget?”
2. Arbetsmiljö: ”Hur skulle du beskriva arbetsmiljön på företaget?”
3. Ledarskap: ”Hur har ditt förhållande till din chef varit?”
4. Karriärmöjligheter: ”Har du känt att det finns tillräckliga karriärmöjligheter inom företaget?”
5. Förbättringsförslag: ”Vilka förbättringar skulle du föreslå för företaget?”

Detaljerad genomgång av frågeformulärsdesign

Öppna frågor

Öppna frågor ger möjlighet för medarbetarna att uttrycka sina tankar och känslor mer detaljerat. Exempel:

• ”Kan du beskriva några specifika situationer som påverkade ditt beslut att lämna företaget?”
• ”Vad skulle ha fått dig att stanna kvar på företaget?”

Kvantitativa metoder

Användning av Likertskalor och andra kvantitativa metoder hjälper till att mäta medarbetarnas upplevelser på ett strukturerat sätt. Exempel:

• ”På en skala från 1 till 10, hur skulle du betygsätta din övergripande upplevelse hos företaget?”
• ”Hur troligt är det att du skulle rekommendera företaget till en vän?” (eNPS)

Analyseringsmetoder och verktyg

1. Dataanalysverktyg: Använd verktyg som Excel, SPSS, feedbackverktygets analysdel,  eller specifika HR-analysverktyg för att analysera och tolka data.
2. Identifikation av trender: Analysera data över tid för att identifiera trender och mönster i medarbetarnas feedback.
3. Visualisering av data: Skapa diagram och grafer för att visualisera resultaten och göra dem lättare att förstå och kommunicera till ledningen.

Framtida Trender

1. AI och automatisering: Framtidens exitundersökningar kommer sannolikt att integrera AI och automatisering för att analysera stora mängder data snabbt och exakt. Detta kommer att möjliggöra mer proaktiva åtgärder baserade på realtidsdata.
2. Integrerade plattformar: Företag kommer att använda integrerade plattformar som samlar in feedback från olika stadier av medarbetarens livscykel, från onboarding till exit, för att få en holistisk bild av medarbetarupplevelsen.
3. Personalisering: Exitundersökningar kommer att bli mer personaliserade, med frågor och ämnen som anpassas efter den individuella medarbetarens erfarenheter och roll inom företaget.

Vanliga utmaningar och lösningar

1. Motstånd från medarbetare: Medarbetare kan vara ovilliga att delta i exitundersökningar på grund av rädsla för repressalier eller bristande tillit. Lösning: Säkerställ anonymitet och betona hur viktig deras feedback är för framtida förbättringar.
2. Bristande åtgärder på feedback: Om företag inte agerar på den feedback som samlas in, kan medarbetarna förlora förtroendet för undersökningsprocessen. Lösning: Skapa och kommunicera tydliga handlingsplaner baserade på feedbacken.
3. Otillräcklig dataanalys: Att samla in data utan att ha en tydlig plan för analys kan leda till att värdefulla insikter går förlorade. Lösning: Använd avancerade analysverktyg och metodiker för att bearbeta och tolka data effektivt.

Vanliga frågor och svar om exitundersökningar

1. Hur hanterar man känsliga svar? Anonymitet och konfidentialitet är avgörande för att medarbetare ska känna sig bekväma med att dela känsliga uppgifter. Se till att förklara hur deras svar kommer att användas och skyddas.
2. Vad gör man om svarsfrekvensen är låg? För att öka svarsfrekvensen kan du skicka påminnelser, erbjuda incitament och förklara vikten av deras feedback för företagets framtida förbättringar.
3. Hur säkerställer man att feedbacken leder till konkreta åtgärder?

Vad gör man om svarsfrekvensen är låg?

För att öka svarsfrekvensen kan du:

1. Skicka påminnelser: Påminn medarbetarna om undersökningen några dagar efter den initiala inbjudan.
2. Erbjuda incitament: Incitament, såsom presentkort eller donationer till välgörenhet, kan motivera medarbetarna att delta.
3. Förklara viktigheten: Kommunicera tydligt varför deras feedback är viktig och hur den kommer att användas för att förbättra företaget.
4. Förenkla undersökningen: Se till att undersökningen är lätt att förstå och snabb att genomföra.
5. Informera i förväg: informera att en exitundersökning kommer att skickas ut och att medarbetarens feedback är viktig för organisationen.

Hur säkerställer man att feedbacken leder till konkreta åtgärder?

För att feedbacken ska leda till konkreta åtgärder är det viktigt att:

1. Analysera resultaten noggrant: Identifiera mönster och trender i svaren.
2. Utveckla handlingsplaner: Skapa specifika, mätbara åtgärder baserade på resultaten.
3. Kommunicera åtgärderna: Informera medarbetarna om de åtgärder som kommer att vidtas baserat på deras feedback.
4. Följ upp: Utvärdera effekten av åtgärderna och gör justeringar vid behov.

Förebyggande klår reaktiva åtgärder

Exitundersökningar kan spela en mycket värdefull roll när det gäller att förhindra avhopp. Även om det är för sent att hindra dem som fyller i en exit-enkät från att sluta, kan insikterna från exit-enkäten bidra till att förhindra ytterligare avhopp.

Forskning som utförts av Gallop visar att 52% av de som slutar uppger att deras uppsägning kunde ha förhindrats om deras arbetsgivare hade ingripit tidigare. Med tanke på de svindlande 1 biljon US-dollar som vi nämnde tidigare och som går förlorade i den amerikanska ekonomin varje år, är det en avsevärd kostnadsbesparing att förhindra även en liten del av detta. Detsamma gäller för ditt företags ekonomi om du använder dig av avgångsundersökningar.

Så hur kan avgångsundersökningar bidra till att förhindra avgångar?

Väl utformade avgångsundersökningar kan ge insikter om varför människor slutar. Om vi vet varför, har vi mycket bättre förutsättningar att vidta korrigerande åtgärder.

Föreställ dig till exempel en återkommande trend som visar att 24 % av dina befintliga medarbetare slutar på grund av dåliga utvecklingsmöjligheter. När du dyker djupare in i dina exit-undersökningsdata upptäcker du att de som slutar har dåliga uppfattningar om ditt online-lärandesystem. Detta ger dig specifika insikter om hur du delvis kan förhindra att människor lämnar din organisation – genom att förbättra dina aktiviteter för lärande och utveckling online.

Värdeskapande insikter kan hämtas från både kvantitativa och kvalitativa data. Den insikt om lärande som vi fick i vårt hypotetiska exempel kunde till exempel ha kommit från kommentarer som skrivits av dem som slutat. På samma sätt ackumuleras exitdata över tid. Dessa stora datamängder kan användas i prediktiva modeller för att upptäcka vem som sannolikt kommer att sluta och varför. Båda metoderna gör det möjligt att förutsäga och därmed förhindra uppsägningar, men bara om du agerar utifrån dina data från uppsägningsundersökningen.