Ehrlich währt am längsten – auch bei Ihren Mitarbeiterbefragungen

„Ehrlich währt am längsten“, sagt ein bekanntes Sprichwort, welches auch heute noch so viel Gültigkeit hat wie damals. Dieses Sprichwort lässt sich ebenso auf Ihre Mitarbeiterbefragung beziehen, denn auch Ihr Unternehmen wird auf Dauer am meisten von den gewonnenen Erkenntnissen profitieren, wenn diese auf ehrlichem und offenem Feedback basieren. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter bei Befragungen offen antworten, wenn Sie um ihr Feedback bitten? Diese und weitere spannende Fragen beantworten wir in diesem Artikel.

In vielen Unternehmen liegt bei der Mitarbeiterbefragung der Fokus häufig auf einer hohen Beteiligungsquote¹, da diese einfach messbar und gut vergleichbar ist. Je höher die Teilnehmerzahl, desto höher auch das Vertrauen in die Ergebnisse.

Eine hohe Beteiligungsquote alleine reicht aber nicht aus, denn auch die Qualität der Befragung spielt eine essenzielle Rolle für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung. Eine große Teilnehmerzahl ist zum Beispiel nicht automatisch von Vorteil, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Offenheit nicht geschätzt wird oder, dass das Unternehmen nicht angemessen auf die Befragungsergebnisse reagiert. Wenn Mitarbeiter nicht ehrlich oder unvollständig auf Ihre Fragen antworten und somit wenig valide Daten liefern, ist es problematisch, die Erkenntnisse aus der Befragung als Grundlage für Verbesserungen im Unternehmen oder Geschäftsentscheidungen zu verwenden.

Auch wenn in der Vergangenheit schon einige Artikel zum Thema Ehrlichkeit in Befragungen veröffentlicht wurden – wie zum Beispiel in der Harvard Business Review und in zahlreichen Forschungsberichten² – basiert ein Großteil der Publikationen auf Recherchen zu Kunden- oder Studentenpopulationen. Es scheint wenig wissenschaftliche Forschungen zu geben, die sich auf die Ehrlichkeit und Offenheit bei Mitarbeiterbefragungen konzentrieren.

Die Ergebnisse, die verfügbar und valide sind, zeigen jedoch, dass bestimmte Faktoren Einfluss auf die Offenheit von Mitarbeitern haben. Diese Faktoren können grob in zwei Bereiche eingeteilt werden:

• Unternehmens- und Befragungskultur: Hierzu zählen unter anderem Diskretion und Vertrauen in die Anonymität, die ehrlich-währt-am-längsten-–-auch-bei-ihren-mitarbeiterbefragungenQualität der Verbesserungen, die durch die Befragungen erzielt werden, Zweck der Befragung und die Kommunikation vor und nach einer Mitarbeiterbefragung.
• Design und Aufbau der Befragung: Dazu gehören Fragestellungen und Formulierungen, Sprache, Gestaltung und Layout, Antwortskalen usw.

Da besonders der erste Bereich ein wichtiger Faktor ist, der meist unterschätzt oder in Studien gänzlich außer Acht gelassen wird, befasst sich dieser Artikel mit der Unternehmenskultur und wie diese die Ehrlichkeit und Offenheit bei Befragungen positiv beeinflussen kann.

Eine positive Befragungskultur schaffen

Arbeitgeber, die an der ehrlichen Meinung ihrer Mitarbeiter interessiert sind und ein aussagekräftiges Feedback zu schätzen wissen, müssen zunächst ein Umfeld schaffen in dem sich die Mitarbeiter sicher fühlen. Daten müssen geschützt und Meinungen respektiert werden.  Außerdem müssen Mitarbeiter darauf vertrauen können, dass eine Befragung positive Folgen und Veränderungen mit sich bringt.

An den diesen Faktoren der Unternehmens- und Befragungskultur zu arbeiten, steigert das Vertrauen in den Befragungsprozess und führt zu einer besseren Datenqualität und validen Erkenntnissen aus der Mitarbeiterbefragung. Die genannten Faktoren sind miteinander verknüpft und sollten nicht als alleinstehende Probleme betrachtet werden, welche einzeln angegangen werden müssen.

Ziel / Zweck der Befragung

Um Ihre Mitarbeiter dazu zu motivieren sich Zeit für eine Mitarbeiterbefragung zu nehmen, sollte diese immer ein klares Ziel haben. Dieses Ziel muss den Mitarbeitern mitgeteilt und deutlich gemacht werden.

Machen Sie sich vor der Befragung klar, was Sie bezwecken wollen. Auf welche Fragen suchen Sie Antworten? Je verständlicher Ihr Ziel und je besser Sie dieses im Unternehmen kommunizieren, umso mehr Sinn sehen Ihre Mitarbeiter in der Befragung. Dies wird enorme Auswirkungen haben – nicht nur auf die Teilnehmerquote, sondern auch auf die Ehrlichkeit.

Es braucht also eine klare Sprache zum Zweck der Befragung: „Wir fragen Sie nach Feedback, weil ….  Basierend auf den Ergebnissen werden wir….“

Für Mitarbeiter ist es außerdem wichtig zu wissen, wie die Daten genutzt werden, wo sie gelagert sind und wer darauf zugreifen kann.

Kommunikation

Der Schlüssel zu ehrlichem und umfangreichem Mitarbeiterfeedback ist die Kommunikation mit dem Mitarbeiter. Diese muss frühzeitig beginnen und auch die Mitarbeitervertretung umfassend einbinden.

Klare und ehrliche Aufklärung über die Umfragezwecke, Feedbackergebnisse und was die Organisation mit den gewonnenen Erkenntnissen machen möchte, spielt dabei die Schlüsselrolle. Außerdem sollte Kommunikation keine Einbahnstraße sein – ihren Mitarbeitern sollte die Chance gegeben werden Fragen zu stellen. Gehen Sie auf Unklarheiten und Bedenken ein und räumen Sie diese aus dem Weg.

Zudem sollte die Kommunikation nicht mit dem Start der Umfrage enden. Sie sollten auch während und nach der Befragung mit den Mitarbeitern sprechen und sie über die Entwicklungen und Ergebnisse informieren.

Und auch Sie sollten ehrlich sein – die Nachbesprechung der Umfrage sollte alle Ergebnisse, gute wie schlechte, beinhalten. Es sollten Maßnahmen und Handlungen besprochen werden, welche die ermittelten Probleme beheben werden. Abgeschlossen wird die Kommunikation indem den Mitarbeitern mitgeteilt wird, was bereits getan wurde und welche Verbesserungen erzielt wurden.

Vertraulichkeit /Anonymität

Die Garantie, dass die Antworten von Mitarbeitern vertraulich und anonym behandelt werden, ist ein Schlüsselelement für das Vertrauen im Befragungsprozess. Mitarbeiter geben eher ein ehrliches Feedback, wenn sie darauf vertrauen können nicht erkannt zu werden und folglich keine nachteiligen Konsequenzen fürchten müssen.

Ein effektiver Weg die Anonymität zu ermöglichen, ist einen Drittanbieter zu beauftragen, welcher die Daten extern und unabhängig vom Unternehmen speichert.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, potentielle Identifizierungen wie Alter, Geschlecht oder die Position im Unternehmen als freiwillige Angabe stehen zu lassen oder sogar komplett aus der Befragung auszuschließen. Die einzigen identifizierenden Daten, die verpflichtend sein sollten, sind die Angaben zur Abteilung.

Bereiche, die eine geringe Mitarbeiterzahl haben, sollten nicht einzeln, sondern nur als Teil der Gesamtsumme in den Auswertungen und Ergebnisberichten dargestellt werden.

Verbesserungen / Maßnahmen

Auf den ersten Eindruck scheint es, dass das Vertrauen in die Anonymität der Schlüsselfaktor für ein offenes Mitarbeiterfeedback ist. Jedoch weisen einige Autoren (e.g. Lavoie (2015) und Cornell University (2012)) darauf hin, dass die Reaktion auf das erhaltene Feedback einen noch größeren Einfluss hat.

Wenn Sie ihre Mitarbeiter befragen, wecken Sie Erwartungen! Es wird erwartet, dass sich etwas ändert oder zumindest Ergebnisse auf die Umfrage folgen. Sollte diese Erwartungen enttäuscht werden, da Ihre Befragung zu keinen erkennbaren Ergebnissen führt und sich scheinbar nichts ändert, werden Mitarbeiter keinen Nutzen darin sehen Ihnen ehrliches und umfangreiches Feedback zu geben. Warum sich die Zeit nehmen, um sich mit einer Befragung auseinanderzusetzen, wenn sie keine positiven Veränderungen mit sich bringen wird?

Cornell (2012) zeigte, dass 26% der befragten Mitarbeiter Hinweise auf Probleme oder Ideen zur Verbesserung für sich behalten, weil sie einfach keinen Sinn darin sehen diese zu teilen. Dieses Ergebnis zeigt, dass nicht nur die Ehrlichkeit einer Befragung, sondern auch die Vollständigkeit eine wichtige Rolle spielt.

Stellen Sie also vor einer möglichen Mitarbeiterbefragung sicher, dass Ihr Unternehmen auch bereit ist Veränderungen herbeizuführen und sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen.

Wie erkennen Sie unvollständiges, unehrliches Feedback?

Sie wissen nun, wie Ihre Befragungskultur aussehen sollte, um zu gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter offen antworten. Doch Sie sollten auch erkennen, ob dies tatsächlich der Fall ist. Wie können Sie also ehrliche Antworten erkennen?

Es gibt mehrere Faktoren, die einen Hinweis darauf liefern, ob Sie ehrliches und vollständiges Feedback bekommen:

• Einer dieser Faktoren ist die Vollständigkeit der Antworten. Hat Ihr Mitarbeiter alle Fragen beantwortet oder hat er Fragen ausgelassen? Wurde keine der offenen Fragen beantwortet? All dies könnten Indizien dafür sein, dass Ihr Mitarbeiter sich nicht die entsprechende Zeit dafür genommen hat, vollständig und offen auf Ihre Fragen zu antworten.
• Im Zusammenhang mit der Vollständigkeit steht auch die Geschwindigkeit mit der ein Mitarbeiter eine Befragung ausfüllt. Nehmen sich Mitarbeiter keine Zeit um Feedback zu geben und rasen nur so durch die Umfrage, so ist auch dies ein Anzeichen für unvollständige und unehrliche Antworten.
• Diese sogenannten Speedster gehen auch auf systematisch vor und antworten nach einem bestimmten Muster. Sind alle Fragen gleich beantwortet oder nach einem bestimmten Prinzip, so ist dies sogar ein Zeichen dafür, dass Ihr Mitarbeiter die Fragen nicht einmal richtig gelesen hat.

Sollten Sie das Gefühl haben, dass Ihre Mitarbeiter nicht offen und vollständig antworten, arbeiten Sie weiter konsequent an der oben beschriebenen Befragungskultur und dem Design und Aufbau Ihrer Mitarbeiterbefragung – Sie werden mit ehrlichem Feedback belohnt werden!

Danfoss – ein erfolgreiches Kundenbeispiel

Ein positives Beispiel für eine qualitativ hochwertige Mitarbeiterbefragung liefert der Wärme- und Kältetechnikspezialist Danfoss. Danfoss nutzt einen besonders modernen Befragungsansatz und eine umfangreiche Mitarbeiterkommunikation, um wertvolle Einblicke über die Mitarbeitersituation zu gewinnen:

• Sämtliche Ergebnisse mit allen Kommentaren, stehen der gesamten Belegschaft zur Verfügung. Vor der Veröffentlichung werden die Kommentare so zensiert, dass die Anonymität gewährleistet wird. Kommentare, die auf einen bestimmten Mitarbeiter hinweisen könnten, werden rausgenommen oder angepasst. Diese Demokratisierung des Befragungsprozesses und die hohe Anonymität haben die Vertrauenskultur bei Danfoss erheblich gestärkt.
• Danfoss kommuniziert eine konkrete Roadmap mit Maßnahmen und Aktivitäten, wodurch die Transparenz, das Vertrauen und vor allem die Relevanz der Umfrage für den Mitarbeiter gestärkt wird.
• Der interaktive Fragebogen lässt sich unkompliziert ausfüllen: Wenige, gute verständliche kurze Fragen, die sich spielerisch mithilfe von farbigen Smileys beantworten lassen.
• Trotz der Kürze der Umfrage sind tiefergehende Einblicke möglich: Auf jede geschlossene Frage folgt eine offene Frage, die sich direkt auf die zuvor gegebene Bewertung bezieht. Die Teilnehmer nehmen diese Art der Befragung als echtes, wertschätzendes Interesse des Unternehmens an der Meinung des Einzelnen wahr.

Die Qualität der Befragung überzeugt: In jedem Quartal wird eine Stichprobe von 500 Personen befragt. Nicht nur die Teilnahmerate von durchschnittlich 77 Prozent ist außergewöhnlich hoch, auch die Qualität überzeugt: Je Befragung werden der Testphase wurden von rund 500 Personen mehr als 1.700 aussagekräftige Kommentare abgegeben. Die Mitarbeiter sind begeistert von dieser neuen Form des Austauschs: 98% bewerten die Befragung positiv.

Zusammenfassung

Um repräsentative Ergebnisse aus einer Mitarbeiterbefragung zu erlangen, müssen Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen, sondern auch, dass sie offen und ehrlich auf Ihre Fragen antworten.

Um diese Offenheit in den Befragungen zu gewährleisten, müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen – besonders im Hinblick auf Ihre Unternehmens- und Befragungskultur. Hierzu zählen unter anderem:

• nachvollziehbare Ziele der Befragung,
• die umfassende, offene Kommunikation vor, während und nach einer Mitarbeiterbefragung,
• Vertrauen in die Anonymität der Befragung und
• die Qualität der Maßnahmen, die auf Basis der Befragung ergriffen werden,

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung erstellen und umsetzen? Kontaktieren Sie uns – wir sind für Sie da.

_{1) Eine Beteiligungsquote von rund zwei Drittel (66%) ist die Regel bei Mitarbeiterbefragungen.}

_{2) Richarme & Rogers (2009), Jeff Fermin (2014), Schwarz (2013), Detert & Burris (2016), Cornell Uni. (2012)}

Quellen

• Cornell University (2012) – National Social Survey. Cornell Publishing
• Detert, J. R. and Burris, E. R. HRB (Jan – Feb 2016). Can Your Employees Really Speak Freely?
• Fermin, J. (2014). 12 Mind-blowing Employee Survey Statistics 
• Hill, R. (2016). How to get honest answers on employee surveys
• Institute of Leadership & Management (2014). The truth about trust: Honesty and integrity at work
• Lavoie, A. Get honest feedback from your employees
• Richarme, M. & Rogers, F. (2009). The Honesty of Online Survey Respondents: Lessons Learned and Prescriptive Remedies 
• Schwarz, R. HRB (June 2013). What Anonymous Feedback Will (and Won’t) Tell You. 

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