Fünf Unterschiede zwischen einer Pulsbefragung und einer Mitarbeiterbefragung

Pulsumfragen sind ein beliebtes Instrument, um schnell und regelmäßig Feedback von den Mitarbeitern zu wichtigen Themen zu erhalten. Richtig gemacht, zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Pulsbefragung als transformatives Führungsinstrument einsetzen können.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Pulsbefragungen wissen müssen, einschließlich der Unterschiede zu herkömmlichen Mitarbeiterbefragungen. Sie erfahren, was eine Pulsbefragung auszeichnet und wie und warum sie sich zu einem leistungsstarken Instrument entwickelt hat, seit ihre Notwendigkeit in den 1920er Jahren erkannt wurde. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile sie für Unternehmen haben, worauf sie sich konzentrieren sollten und wie man Pulsbefragungen nach bewährten Verfahren erstellt und durchführt.

Zusammenfassung: Was ist die beste Praxis bei Pulsbefragungen?

Bei kurzen, regelmäßigen Pulsbefragungen werden den Mitarbeitern Fragen zu aktuell wichtigen strategischen Themen Ihres Unternehmens gestellt. Um neue Erkenntnisse zu gewinnen, sollten Sie Trends im Laufe der Zeit messen, sicherstellen, dass die Antworten anonym sind und schnell und transparent auf das Feedback der Mitarbeiter reagieren. So signalisieren Sie, dass Sie die Stimme Ihrer Mitarbeiter wertschätzen.

Inhaltsübersicht

• Was ist eine Pulsbefragung?
• Fünf Unterschiede zwischen einer Pulsumfrage und einer Mitarbeiterbefragung
• Die Geschichte der Pulsbefragung
• Worauf sollten sich Pulsumfragen konzentrieren?
• Wesentliche Fragen einer Pulsumfrage
• Bewährte Methoden bei der Verwendung von Pulsbefragungen
• Schlussbemerkung

Was ist eine Pulsbefragung?

Eine Pulsbefragung ist eine kurze, häufiger durchgeführte Umfrage, die dazu dient, zeitnahes Feedback und wertvolle Erkenntnisse von den Mitarbeitern zu erhalten. Aufgrund ihrer Flexibilität können sie jedes dringende arbeitsbezogene Thema aufgreifen, von der Organisationskultur über die Arbeitszufriedenheit bis hin zur Wirksamkeit von Maßnahmen. Regelmäßige Umfragen bieten Ihrem Unternehmen eine schnelle und einfache Möglichkeit, die Mitarbeiter und ihre Beziehung zum Arbeitsplatz zu beobachten und mögliche Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Pulsbefragungen dienen also als regelmäßige Kontrolle, um aktiv auf die Stimme der Mitarbeiter zu hören und darauf zu reagieren. Aber was sind die Unterschiede zwischen einer Pulsumfrage und einer Mitarbeiterbefragung?

Fünf Unterschiede zwischen einer Pulsumfrage und einer Mitarbeiterbefragung

Obwohl sowohl Pulsumfragen als auch Mitarbeiterbefragungen darauf abzielen, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu messen, gibt es fünf wesentliche Unterschiede.

1. Häufigkeit: Pulsumfragen werden häufiger durchgeführt als Mitarbeiterbefragungen. Während eine Mitarbeiterbefragung in der Regel jährlich oder halbjährlich durchgeführt wird, werden Pulsumfragen oft monatlich, vierteljährlich oder sogar wöchentlich durchgeführt.
2. Dauer: Pulsumfragen sind wesentlich kürzer als Mitarbeiterbefragungen. Sie erfordern nur wenige Fragen und können in wenigen Minuten abgeschlossen werden. Im Vergleich dazu können Mitarbeiterbefragungen Dutzende von Fragen enthalten und sehr viel mehr Zeit in Anspruch nehmen.
3. Schwerpunkt: Bei Pulsbefragungen liegt der Schwerpunkt auf der Erfassung von Feedback zu bestimmten Fragen oder Themen wie Kommunikation, Work-Life-Balance oder Unterstützung durch den Vorgesetzten, während Mitarbeiterumfragen darauf abzielen, das allgemeine Engagement und die Zufriedenheit mit dem Unternehmen zu messen.
4. Flexibilität: Im Gegensatz zu herkömmlichen Mitarbeiterbefragungen sind Pulsbefragungen nicht an strenge Regeln gebunden – Sie entscheiden, worauf sich eine Pulsbefragung konzentrieren soll. So können Sie sich jeweils auf das focussieren, was für Ihr Unternehmen aktuell am wichtigsten ist.
5. Handlungsfähigkeit: Pulsbefragungen liefern unmittelbare und umsetzbare Erkenntnisse, die für schnelle Änderungen und Verbesserungen genutzt werden können. Im Gegensatz dazu liefern Mitarbeiterumfragen ein umfassenderes Bild des Mitarbeiterengagements, das als Grundlage für längerfristige Strategien und Initiativen dienen kann.

Beide Umfragetypen bieten einen immensen Wert. Daher ist es ratsam, nicht eine Entweder-Oder-Haltung einzunehmen. Die beide Varianten lassen sich gut miteinander kombinieren, um den besten Return on Investment für Ihr Unternehmen zu erzielen.

Die Geschichte der Pulsbefragung

Meistens wird behauptet, dass Pulsbefragungen auf die frühen 2000er Jahre zurückgehen, als die Unternehmen begannen, die Notwendigkeit eines häufigeren und zeitnahen Mitarbeiterfeedbacks zu erkennen. Doch während der Begriff „Puls“ relativ neu ist, reichen die Gründe und Ursprünge bis in die 1920er Jahre zurück.

In den 1920er- und 1930er-Jahren erregte der Zusammenhang zwischen Mitarbeitermoral und Effizienz die Aufmerksamkeit von Führungskräften und Akademikern, wobei der Forscher David Houser Pionierarbeit leistete. Doch trotz der bahnbrechenden Forschung von Verhaltenswissenschaftlern blieb die Erhebung der Mitarbeitereinstellungen auf eine Handvoll fortschrittlicher Unternehmen beschränkt. Erst nach dem Zweiten Weltkrieg nahm die Dynamik zu, und die Popularität stieg sprunghaft an. Doch war der Boom auch mit dem Verdacht der Voreingenommenheit verbunden – würden die Arbeitnehmer wahrheitsgemäß über ihre tatsächlichen Erfahrungen sprechen? Dies führte zu verschlossenen „Wahlurnen“ und anderen Maßnahmen, um schnelles Feedback zu erhalten und Anonymität zu gewährleisten – ein Punkt, auf den wir gleich eingehen werden.

Seit diesen frühen Entwicklungen und ihrer schwankenden Popularität haben die Pulsbefragungen an Raffinesse gewonnen – bessere Messmethoden und verbesserte Schutzmaßnahmen gegen Voreingenommenheit. Und heute sind sie dank technologischer Fortschritte wie Online-Umfrageplattformen und mobilen Apps weiter verbreitet und beliebter denn je. Anbieter wie Questback machen die Durchführung von Pulsbefragungen und das Sammeln von Mitarbeiterfeedback in Echtzeit viel einfacher und effizienter. Warum also sind Pulsumfragen heute so beliebt? Wie im Folgenden gezeigt wird, bieten sie für jede Organisation mehrere eindeutige Vorteile.

Vorteile von Pulsbefragungen. Heutzutage werden Pulsbefragungen von Unternehmen unterschiedlicher Größe in verschiedensten Branchen eingesetzt. Warum eigentlich? Wegen der zahlreichen Vorteile, die sich für Unternehmen ergeben:

Wir leben in einer UUKM-Welt. Kein Unternehmen kann sich der Erkenntnis entziehen, dass die Welt zunehmend unbeständig, unsicher, komplex und mehrdeutig ist. Es überrascht daher nicht, dass eine jährliche Umfrage die Gedanken, Einstellungen und Sorgen der Mitarbeiter “in Echtzeit” nicht erfasst. Stattdessen ist es von entscheidender Bedeutung, die Gedanken und Gefühle Ihrer Mitarbeiter bei Bedarf “in diesem Moment” zu erfassen. Wie bereits erwähnt, können die Fragen einer Pulsbefragung aufgrund ihrer Flexibilität an das angepasst werden, was zum aktuellen Zeitpunkt am wichtigsten ist.

Datengestützte Entscheidungsfindung. Die unangenehme Wahrheit bei langen Umfragen ist die niedrigere Antwortquote. Je länger und komplexer eine Umfrage ist, desto geringer ist die Antwortquote – dies gefährdet die Repräsentativität und untergräbt den potenziellen Wert der Umfrage. Daher liefern Pulsumfragen in der Regel robustere Daten. Das heißt, die Pulsdaten geben eher Aufschluss darüber, was die meisten Mitarbeiter wollen, und nicht nur eine lautstarke Minderheit. Darüber hinaus führt dieser datengestützte Ansatz zu flexiblen Verbesserungen. Die Erkenntnisse aus Pulsbefragungen ermöglichen es Ihrem Unternehmen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, die auf die Bedürfnisse, Prioritäten und Präferenzen der Mitarbeiter abgestimmt sind.

Erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Wenn Arbeitgeber rechtzeitiges Feedback erhalten und darauf reagieren, führt dies zu erheblichen Kosteneinsparungen. Wenn Unternehmen Probleme unbehandelt lassen, untergräbt dies die Produktivität, den Markenwert und erhöht die Fluktuationsrate der Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu können die Erkenntnisse aus Pulsumfragen, wenn sie befolgt werden, Probleme im Keim ersticken, bevor sie eskalieren und zu höheren Kosten führen.

Verbesserte Organisationskultur: Pulsbefragungen helfen Unternehmen über mehrere Mechanismen, eine positive und unterstützende Kultur zu schaffen. Erstens vermitteln regelmäßige Umfragen, dass die Stimme der Mitarbeiter geschätzt wird – dies fördert Vertrauen, Engagement und Mitarbeiterengagement. Wenn der Arbeitgeber auf die Ergebnisse eingeht, erkennt er außerdem Möglichkeiten für Veränderungen, die den Mitarbeitern zugute kommen. Dies führt zu einem positiveren Arbeitsumfeld und einem höheren Markenwert, was wiederum dazu beiträgt, Spitzenkräfte anzuziehen und zu halten.

Messen Sie Trends im Zeitverlauf: Unabhängig davon, auf welches Thema Sie sich bei Ihrer Pulsbefragung konzentrieren, es ist von großem Vorteil, wenn Sie Trends im Zeitverlauf aufzeichnen und verfolgen können. Haben sich z. B. Moral, Engagement, Vertrauen usw. im Laufe der Zeit verbessert oder verschlechtert? Machen Ihre Maßnahmen einen Unterschied? Die Visualisierung dieser Daten auf Dashboards ermöglicht Ihnen einen schnellen und effektiven Zugang zu den Ergebnissen der Befragung, da Sie Ihre Mitarbeiter konsequent und regelmäßig nach ihrer Meinung und ihren Gefühlen befragen.

Alles in allem bieten Pulsumfragen ein flexibles Instrument zur Messung und positiven Veränderung von Mitarbeiterengagement, Produktivität, Mitarbeiterbindung und Verantwortlichkeit.

Worauf sollten sich Pulsumfragen konzentrieren?

Bei so viel Entscheidungsfreiheit stellt sich die Frage, worauf sich Ihre Pulsbefragungen konzentrieren sollten. Die endgültige Entscheidung sollte Ihre aktuellen Ziele, spezifischen Fragen oder Anliegen widerspiegeln. Als Denkanstoß sind hier einige allgemeine Themen aufgeführt, auf die sich Pulsumfragen häufig konzentrieren:

Mitarbeiterengagement: Fragen zum Engagement, zum Enthusiasmus und zum Einsatz der Mitarbeiter bei der Arbeit und in Ihrem Unternehmen.

Unterstützung durch das Management: Fragen zur Qualität der Unterstützung und Anleitung, die Mitarbeiter von ihren Vorgesetzten erhalten, einschließlich Feedback, Anerkennung und Coaching.

Kommunikation: Fragen zur Effektivität der Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens, einschließlich der Klarheit der Botschaften und der Häufigkeit der Aktualisierungen.

Arbeitsbelastung und Work-Life-Balance: Fragen zum Arbeitspensum der Mitarbeiter, zur Verteilung des Arbeitspensums und zur Fähigkeit, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden.

Berufliche Entwicklung: Fragen zu den von den Mitarbeitern wahrgenommenen Möglichkeiten der Karriereentwicklung, des beruflichen Aufstiegs und der Entwicklung von Fähigkeiten innerhalb Ihrer Organisation.

Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration: Fragen zu den Erfahrungen der Mitarbeiter mit Vielfalt und Integration in Ihrem Unternehmen, einschließlich der Wahrnehmung von Fairness und Chancen für alle Mitarbeiter.

Gesundheit und Wohlbefinden: Fragen zur körperlichen und geistigen Gesundheit der Mitarbeiter, einschließlich des Zugangs zu Ressourcen und Unterstützung.
Welche Art von Fragen sollten Sie unabhängig von Ihrem Schwerpunkt stellen?

Wesentliche Fragen einer Pulsumfrage

Sobald Sie sich über Ihren strategischen Schwerpunkt im Klaren sind, müssen Sie diesen in Form von Fragen operationalisieren.

Dazu müssen Sie sich Gedanken über das “Was und Warum” machen. Was ist das wichtigste Ergebnis, an dem Sie am meisten interessiert sind? Außerdem müssen Sie Fragen formulieren, um das Warum zu ergründen – die Triebfeder(n). Werden diese Fragen nicht beantwortet, wird es Ihnen schwer fallen, die optimale Lösung zu finden. Da Sie sich kurz fassen müssen, gibt es nur wenig Spielraum – alle Fragen sollten ein Muss sein, um von dem Impulsansatz zu profitieren. Wir bei Questback verfügen über eine Reihe solider Fragen und empfehlen, nicht mehr als 15 oder maximal 20 zu stellen. Es können aber auch nur fünf oder noch weniger sein.

Da Sie nun wissen, worauf Sie sich konzentrieren sollten und wie viele Fragen Sie benötigen, können Sie überlegen, welche Fragetypen Sie verwenden wollen. Wir empfehlen, größtenteils geschlossene Fragen und einige offene Fragen zu stellen. Eine geschlossene Frage mit höchster Priorität sollte das strategische Element messen, an dem Sie interessiert sind. Der Employee Net Promoter Score ist zum Beispiel eine beliebte Wahl, „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Ihren Arbeitgeber einem Kollegen oder Freund empfehlen?”

Eine Sammlung geschlossener Fragen ist ebenfalls erforderlich, um zu messen, was Ihr strategisches Ergebnis beeinflusst. Bei diesen Fragen kann es sich um Likert-Skalen (z. B. „stimme überhaupt nicht zu“ bis „stimme voll und ganz zu“), semantische Skalen (z. B. „unnötig“ bis „notwendig“) und Rankings handeln, um die wahrgenommenen Prioritäten zu ermitteln. So hilfreich geschlossene Fragen auch sein mögen, es besteht die Gefahr, dass Sie übersehen, was das von Ihnen gemessene strategische Element beeinflusst, z. B. das Engagement der Mitarbeiter. Deshalb ist es besonders wichtig, ein oder zwei offene Fragen einzubauen. Eine offene Frage ermöglicht es den Mitarbeitern, sich die Dinge “von der Seele zu reden“. Indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, sich zu äußern, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sie übersehene Aspekte aufdecken.

Auch wenn gut strukturierte Fragen als Best Practice gelten, können Sie das Potenzial Ihrer Pulsbefragungen nur dann voll ausschöpfen, wenn Sie eine Reihe anderer wichtiger Punkte berücksichtigen.

Bewährte Methoden bei der Verwendung von Pulsbefragungen

Wenn sie gut durchgeführt werden, sind Pulsbefragungen ein hoch geschätztes Führungsinstrument, um transformative Veränderungen zu bewirken. Im Folgenden stellen wir 6 Praktiken vor, mit denen Sie den Nutzen maximieren können.

2. Finden Sie den „Sweet Spot“ für die Frequenz. Wenn Sie es übertreiben, führt dies zu Ermüdungserscheinungen; wenn Sie es untertreiben, verpassen Sie Chancen und riskieren negative Auswirkungen. Um die optimale Häufigkeit zu ermitteln, sollten Sie die Beantwortungsquoten verfolgen und das Feedback Ihrer Mitarbeiter einholen. Sobald Sie die optimale Häufigkeit ermittelt haben, sollten Sie sich Gedanken über die optimale Anzahl der Fragen machen. Wenn die Befragung beispielsweise zweiwöchentlich stattfindet, sollten Sie nicht zu viele Fragen stellen, z. B. nicht mehr als 5 bis 10. Ist dagegen ein vierteljährlicher Rhythmus optimal, können Sie einige Fragen mehr stellen.
3. Automatisieren Sie Ihre Pulsumfragen. Der Einsatz einer Reihe verschiedener Fragetypen ist sehr mühsam, wenn Sie Ihren Ansatz nicht automatisieren. Mit einer Lösung wie Questback profitieren Kunden von der reibungslosen und effizienten Durchführung von Umfragen, internem Fachwissen und Datenvisualisierungstools, um bestmögliche Erkenntnisse zu gewinnen. Kurz gesagt, die Automatisierung bewahrt vor Ärger in der Implementierung und erhöht die Generierung von umsetzbaren Erkenntnissen, um Ihr Unternehmen positiv zu verändern.
4. Schützen Sie Anonymität und Vertraulichkeit: Mitarbeiter sollten sich bei der Weitergabe ihres Feedbacks wohl und sicher fühlen, daher ist es wichtig, ihre Anonymität und Vertraulichkeit zu schützen. Das bedeutet, dass die Antworten zu 100 % anonym sind und nicht mit einzelnen Mitarbeitern in Verbindung gebracht werden können. Bewährte Verfahren für die Anonymität von Umfragen finden Sie in unserem Blogbeitrag zu [Link/Schlüsselwörter einfügen].
5. Auf Erkenntnisse reagieren. Pulsumfragen haben keinen Wert, wenn Sie nicht auf die Erkenntnisse reagieren. Das bedeutet, dass Sie zeitnah handeln müssen. Wenn Sie zu lange nichts unternehmen, wird das Vertrauen der Mitarbeiter wahrscheinlich schwinden und die Skepsis zunehmen. Planen Sie daher im Vorfeld Zeit ein, um die gewonnenen Erkenntnisse zügig weiterzuverfolgen.
6. Transparentes Follow-up: Maßnahmen verlieren ihre Wirkung, wenn es an Kommunikation mangelt. Mit einem Ansatz nach dem Motto „Sie haben gesagt, wir haben getan“ senden Sie ein starkes Signal an alle Mitarbeiter – Ihre Stimme macht einen Unterschied. Bei der Nachbereitung müssen alle Änderungen oder Verbesserungen, die sich aus den Pulsumfragen ergeben, mitgeteilt werden. Außerdem ist es wichtig, die Mitarbeiter über die laufenden Fortschritte zu informieren. Dies schafft und erhält das Vertrauen der Mitarbeiter und ihr Engagement für den Umfrageprozess.
7. Verfügen Sie über ein System. Systeme, Rahmenwerke und Modelle bringen Struktur in komplexe Prozesse. Das von Professor Theresa Welbourne entwickelte Modell „Daten-Dialog-Aktion-Ergebnisse“ ist ein hilfreicher Rahmen für die Durchführung von Pulserhebungen. Es umfasst: (1) Daten – Erfassung und Analyse von Pulsdaten, (2) Dialog – Verstehen und Erforschen der Geschichte, die Ihre Mitarbeiter Ihnen erzählen, (3) Aktion – Sicherstellen, dass Sie die Erkenntnisse umsetzen und Veränderungen ermöglichen, und (4) Ergebnisse – Weitergabe der Ergebnisse, um die Macht der Mitarbeiterstimme zu demonstrieren.

Schlussbemerkung

Pulsumfragen sind kein Nice-to-have. Dieses Instrument kann, wenn es gut eingesetzt wird, einen positiven Wandel bewirken. Der Erfolg hängt jedoch von der Wertschätzung und dem Vertrauen in die Stimme der Mitarbeiter ab. Der beste Weg zur Erzielung von bestmöglichen Geschäftsergebnissen besteht daher darin, sich auf anonyme, konsistente, robuste und regelmäßige Messungen der Meinungen Ihrer Mitarbeiter zu stützen.