Wie setze ich eine Mitarbeiterbefragung um

Seit mittlerweile vier Jahren arbeiten Sie bei der Firma x. Im Großen und Ganzen sind Sie hier zufrieden. Aber eine Sache gibt es, die Sie so richtig nervt. Sie und Ihre Kollegen reden ständig darüber: Die wirklich schlechten Fortbildungen, die jeden Monat angeboten werden, könnten so viel besser sein und dem Team mehr bringen, würde man nur…

Kommt Ihnen bekannt vor? Für dieses und ähnliche Probleme gibt es eine Lösung: Ihre Meinung und die Ihrer Kollegen darf nicht Kantinengesprächsthema bleiben, sondern das Feedback aller Mitarbeiter wird in Form einer Befragung zusammengefasst. In der Personal- oder HR-Abteilung ist das Thema richtig aufgehängt. In Zusammenarbeit mit den HR-Kollegen können Sie eine unternehmensweite Mitarbeiterbefragung auf die Beine stellen. Eine Umfrage im kleineren Rahmen – beispielsweise um zu erfahren, was ihr Team gerade beschäftigt – können Sie auch selbst durchführen. Mitarbeiterbefragungen sind nicht nur gut für Ihre Firma, sondern auch eine Karrierechance für Sie.

Sie möchten diese Chance ergreifen und eine Befragung in ihrer Abteilung / ihrem Team durchführen? Wir haben die wichtigsten Informationen und Tipps zusammengestellt, um Ihrer Initiative zum Erfolg zu verhelfen.

Ein wenig Theorie im Vorfeld

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein mächtiges Instrument um Prozesse im Unternehmen zu verbessern. Dies gilt aber nur, wenn sie sorgfältig geplant und durchgeführt wird.
Folgende Phasen sind zu unterscheiden:

1. Design – Hierunter versteht man nicht nur die Erstellung der Fragebögen, sondern auch die Analyse und Abbildung der Organisationsstruktur der Unternehmens, damit die Fragebögen – und schließlich die Reportings – beim richtigen Adressaten landen.
2. Datenerhebung – Die eigentliche Befragungsphase, die in der Regel web-basiert stattfindet.
3. Analyse – Auswertung der (in der Regel) anonymisierten Feedback Daten.
4. Reporting – In Form von Reports und Dashboards. Die Herausforderung liegt darin, die relevanten Ergebnisse an die richtigen Ansprechpartner zu liefern. Gewissenhafte Arbeit bei Punkt 1 (Design) zahlt sich hier aus.
5. Aktion – Die Ergebnisse werden in Management und Teamrunden besprochen. Konkrete Handlungsempfehlungen werden abgeleitet und umgesetzt.

Schritt 1: Die Vorbereitung

Noch bevor die erste Phase der Mitarbeiterbefragung startet, müssen Sie das Ziel der Mitarbeiterbefragung formulieren. Mit einem Ziel bzw. der Aussicht auf ein konkretes Ergebnis in der Tasche, fällt es leichter, Vorgesetzte von dem Projekt zu überzeugen. Sie sollten ferner eine Vorstellung davon haben, welche Art von Mitarbeiterbefragung Sie durchführen möchten, wer genau befragt werden soll und wie umfangreich und häufig die Befragungen stattfinden sollen.

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Exkurs: Was bringen Mitarbeiterbefragungen?

Wenn es darum geht, Ihre Vorgesetzten und Kollegen mit an Bord zu holen, sollten Sie einige Schlagworte, Argumente und Fakten im Gepäck haben:

Change Management: Eine Mitarbeiterbefragung ist das Fundament einer mitarbeiterorientierten Personal- und Unternehmensentwicklung. Werden die richtigen Fragen gestellt, liefert sie unternehmensrelevante Daten und erlaubt die Diagnose von Stärken und Handlungsbedarf in einem Unternehmen.

Führungskräfteentwicklung: Eine Mitarbeiterumfrage gibt Führungskräften wertvolles, direktes Feedback ihres Teams – ein unerlässliches Element für die Verbesserung der Führungsqualität und somit unter anderem zur mitarbeiterbindung.

Internes Qualitätsmanagement: Mitarbeiterbefragungen eignen sich auch um interne Veranstaltungen oder Dienstleistungen, wie zum Beispiel Weiterbildungen, Meetings oder das Kantinenangebot zu evaluieren.

Gesundheitsprävention: Spezielle Gefährdungsbeurteilungen oder Gesundheitsbefragungen können ein Instrument zur Einschätzung von gesundheitlichen Risiken, Stress und der Belastung am Arbeitsplatz sein. Risikofaktoren können frühzeitig erkannt und minimiert werden.

Ihr Chef liebt Zahlen? Dann überzeugen Sie ihn damit:

• Weniger Fehlzeiten: ca. 14,3 Milliarden EUR Einsparung durch bessere emotionale Bindung der Mitarbeiter*
• Geringere Fluktuation: Einsparungen von ca. 1,4 Mio. EUR bei einem Betrieb mit 1.000 Mitarbeitern*
• Mehr Innovation: 45 Prozent mehr Verbesserungsvorschläge aufgrund höherer mitarbeiterbindung

*in deutschen Unternehmen pro Jahr

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Zusätzlich zu den Informationen aus dem Exkurs können wir folgende Blog-Artikel als Lektüre empfehlen:

• Mitarbeiterbefragungen: Tipps für die Praxis
• Mitarbeiterschulungen sind wichtig. Doch erst Feedback macht sie wirklich wertvoll.

Haben Sie Ihr Ziel klar formuliert und das Management auf Ihre Seite geholt? Nun geht es an die internen Vorbereitungen.

Eine Mitarbeiterbefragung kann in wenigen Wochen umgesetzt und durchgeführt werden.
Was aber häufig unterschätzt wird, ist der Zeitaufwand für interne Vorbereitungen und Abstimmungen. Da können schnell mehrere Monate vergehen. Planen Sie deshalb genügend Zeit im Vorfeld ein und achten Sie besonders darauf, dass sich die Phasen „Datenerhebung“ und „Aktion“, in die besonders viele Mitarbeiter eingebunden sind, nicht mit Messen, Firmenevents oder der Haupturlaubszeit kollidieren.

Weil eine Mitarbeiterbefragung alle Menschen im Unternehmen betrifft, ist eine frühe und umfassende Projektkommunikation äußerst wichtig. Damit bauen Sie Vertrauen auf und entwickeln ein Gespür für eventuelle „Befindlichkeiten“. Empfehlenswert ist es, einige Wochen vor dem Start der Befragung die Teilnehmer schriftlich einzuladen und über Details der Befragung aufzuklären, insbesondere sensible Themen wie Anonymität der Befragten und die strenge Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sollten dabei angesprochen werden. Ein Musteranschreiben für diese Einladung finden Sie hier.

Schritt 2: Die Durchführung

Die Durchführung der Befragung setzt sich aus dem Design, der Datenerhebung, der Analyse und dem Reporting zusammen. Ein zentraler Erfolgsfaktor für Ihre Befragung ist das Thema Datenschutz. Von der korrekten Anonymisierung der Fragebögen bis hin zur datenschutzkonformen Speicherung der Ergebnisse muss Ihr Unternehmen technologisch imstande sein, die bestehenden Datenschutzverordnungen einzuhalten. Dazu zählen folgende Punkte:

• Verschlüsselte Übertragung der Daten
• Vertrauliche Speicherung der Daten
• Zugriffsschutz
• Trennung der Daten zwischen Einladungsmanagement und Befragungsergebnissen

Im Idealfall gibt es in Ihrem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten. Er kennt die aktuelle Gesetzeslage und weiß, was das Unternehmen selbst stemmen kann und wo Dienstleister dazu geholt werden müssen.

Um die Fragebögen richtig ausgeliefert zu können, müssen Sie eine  Organisationsstruktur des gesamten Unternehmens erstellen. Die Frage „Wie sind wir im Detail organisiert?“ kann insbesondere bei internationalen Unternehmen eine große Herausforderung werden und sollte daher frühzeitig angegangen werden. Arbeiten Sie hier eng mit der Personalabteilung zusammen.

Das Erstellen des Fragebogens ist Ihre nächste Aufgabe. Je nach Zielsetzung der Befragung können Sie die jeweiligen Items und Ebenen modular aus dem Fragebogen in unserem PDF zum Download zusammenstellen. Achten Sie darauf, dass der Fragebogen die klare Sprache Ihrer Mitarbeiter spricht und nicht in ein „Management-Sprech“ verfällt. Also statt: „Ich gehe auch die Extrameile für mein Unternehmen“ besser „Ich bin bereit, mich auch über das erwartete Maß hinaus für mein Unternehmen einzusetzen.“

Die Datenerhebung findet in der Regel webbasiert statt. Bei anlassbezogenen Befragungen wie zum Beispiel eine Eventevaluierung empfiehlt es sich, die Fragebögen direkt nach Abschluss der Events zu versenden. Tipp: Eine Reminderfunktion erhöht die Rücklaufquote erheblich. Jetzt geht es an die Analyse: Die anonymisierten Feedbackdaten müssen ausgewertet, Geschäftskennzahlen berechnet und Faktoren, die die Geschäftsentwicklung positiv beeinflussen, identifiziert werden. Die Bildung von Benchmarks empfiehlt sich, wenn Sie künftig regelmäßig Befragungen zum selben Thema durchführen wollen. Beim Reporting kommt Ihnen die zu Beginn erstellte Organisationsstruktur zugute. In der Regel erhalten Führungskräfte visuell aufbereitete Ergebnisse in Form von Reports und Dashboards. Tipp: Starre Reportings, zum Beispiel als Powerpoint Präsentation, laden wenig ein, damit weiter zu arbeiten. Mit dynamischen Dashboards kommt mehr Schwung und kreatives Potential in die Auswertung. Moderne Software Lösungen für dynamische Feedback Dashboards besitzen etwa eine Drill Down Funktion, mit der schlechten Ergebnissen auf den Grund gegangen werden kann. Die Teams erhalten so die Möglichkeit, eigene Lösungsansätze für den nächsten Schritt, den Folgeprozess, auszuarbeiten.

Schritt 3: Der Folgeprozess

Gratulation, Sie haben tolle Arbeit geleistet! Mit dem wertvollen Feedback Ihrer Kollegen geht es nun daran, wirklich etwas zu verändern: Die Qualität der Folgeprozesse entscheidet über den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung. Jetzt geht es um die Umsetzung geeigneter Maßnahmen, die als Erkenntnis aus der Mitarbeiterumfrage sinnvoll und nötig erscheinen. Dazu sollten die Führungskräfte in Ihrem Unternehmen über den anstehenden Prozess informiert werden. Die Ergebnisse werden in einem oder mehreren Workshops diskutiert, entsprechende Maßnahmen vereinbart. Anschließend kann die Umsetzung der Maßnahmen erfolgen. Bevor sich der Kreis schließt und die nächste Mitarbeiterbefragung in die Konzeption geht, sollten die Maßnahmen vollständig realisiert sein.

Wichtig: Im Zuge der Befragung haben die Mitarbeiter eine gewisse Erwartungshaltung aufgebaut. Werden die Folgeprozesse einer Mitarbeiterbefragung nicht konsequent vorangetrieben, kann dies zu Frustration und Demotivation führen. Nutzen Sie also das wertvolle Mitarbeiter-Feedback, um positive Veränderungen einzuleiten. Sie sichern sich damit die Bereitschaft Ihrer Kollegen, auch an zukünftigen Befragungen teilzunehmen.

Nach der Befragung ist vor der Befragung

Der Folgeprozess ist in der Regel der mit dem größten Arbeitsaufwand. Allerdings warten hier auch die größten Erfolge. Um zu überprüfen, ob die Veränderung auch tatsächlich und in der gewünschten Weise einsetzt, können Sie mit Hilfe von Kurzbefragungen den Kurs fortwährend korrigieren. Im Idealfall verbessert sich von nun an die Qualität der Fortbildungen in Firma x fortwährend, was sich auch in einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit widerspiegeln wird. Starten Sie mit Ihrem neu erworbenen Wissen doch gleich Ihre nächste Befragung!

Haben Sie Fragen rund um die Mitarbeiterumfrage oder dazu, wie Sie einzelne Schritte oder die gesamte Befragung mit einer Feedback-Software abbilden können? Kontaktieren Sie uns, wir stehen Ihnen gerne zur Seite!

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