Wie ein kontinuierlicher Mitarbeiterdialog Ihr Unternehmen aufblühen lässt

Nur wer weiß, was seine Mitarbeiter bewegt, kann die Unternehmensführung verbessern. Wie Sie eine offene Dialogkultur etablieren und sich somit einen Wettbewerbsvorteil sichern, welchen Nutzen der kontinuierliche Mitarbeiterdialog hat und welche Arten von Befragungen es gibt, verraten wir Ihnen hier – inklusive Tipps zur Umsetzung.  

Der kontinuierliche Mitarbeiterdialog als Schlüssel zu mehr Engagement

Sporadisch durchgeführte Mitarbeiterbefragungen sind seit langem bekannt. In vielen Unternehmen gehören jährliche Mitarbeitergespräche zur Beurteilung des jeweiligen Angestellten durch den Vorgesetzten zum Standard. Doch als Führungsinstrument, zur Personalentwicklung und vor allem zur Steigerung der Mitarbeitermotivation, die essenziell für den Erfolg eines Unternehmens ist, sind diese seltenen Gespräche nicht genug. Das Ziel ist es, von sporadischen Mitarbeiterbefragungen und informellen Gesprächen zu einem systematischen und kontinuierlichen Mitarbeiterdialog zu finden. Das hat zur Folge, dass:

• Sie wertvolle Erkenntnisse schneller gewinnen und sich die Reaktionszeit verkürzt.
• Sie qualitativ hochwertigere Erkenntnisse
• die Qualität der Handlungsoptionen für die Führungskraft beziehungsweise das Unternehmen steigt.

Denn wer nur sporadisch Mitarbeiterfeedback erhält, kann nicht in dem Moment reagieren, in dem Handlungsbedarf besteht. Im Zweifel ist die vom Mitarbeiter bemängelte Situation schon Monate her – ohne dass in der Zwischenzeit Gegenmaßnahmen getroffen wurden. Auch positive Rückmeldungen sind in kleinen Intervallen enorm wertvoll, um die Unternehmensführung auf ihrem Weg zu bekräftigen.

Aus der Sicht des Mitarbeiters ist es ebenfalls wichtig, Feedback zeitnah zur Situation oder einem Ereignis zu geben. Denn wer kann sich schon so genau daran erinnern, was ihn vor einem Dreivierteljahr gestört hat oder was aus seiner Sicht besonders erfreulich lief? Meist tendieren wir dazu, lang Vergangenes eher zu vergessen und es nicht wieder aufzuwärmen. Die Gefahr besteht dann, dass sich langfristig Frust aufbaut, der Engagement und Motivation sinken lässt.

Motivierte Mitarbeiter sind die Ausnahme

Kontinuierliche und flexible Befragungen fördern den Dialog zwischen Mitarbeitern und Führungskräften, was für alle Beteiligten von Vorteil ist. Es entsteht eine offene Dialogkultur, die sich positiv auf das Mitarbeiterengagement und somit die Leistung sowie den Unternehmenserfolg auswirkt.

Geringes Mitarbeiterengagement ist ein Problem in Unternehmen, wie der Gallup Engagement Index Deutschland 2016, die renommierteste und umfangreichste Studie zur Arbeitsplatzqualität, zeigt:

• Gerade einmal 15 Prozent der Beschäftigten geben an, eine hohe emotionale Bindung an ihr Unternehmen zu haben.
• 70 Prozent haben eine geringe emotionale Bindung gegenüber ihrem Unternehmen.
• 15 Prozent haben bereits innerlich gekündigt.

Hochgerechnet auf die erwerbstätige Bevölkerung in Deutschland entspricht das mehr als 5 Millionen Beschäftigten, die ohne Motivation ihren Arbeitstag verbringen. Die Zahlen haben sich in den vergangenen 15 Jahren, seit die Studie durchgeführt wird, nicht nennenswert verändert.

Dabei ist Mitarbeiterengagement ein zentraler Wettbewerbsfaktor. Unmotivierte Mitarbeiter fehlen im Schnitt fast vier Tage mehr pro Jahr, empfehlen mehr als vier Mal seltener die Produkte und Dienstleistungen ihres Unternehmens weiter und 43 Prozent von ihnen können sich nicht vorstellen, in einem Jahr dort noch zu arbeiten. Hinzu kommen die fehlende Innovationskraft und der negative Einfluss, den Mitarbeiter mit geringer emotionaler Bindung auf ihre Kollegen haben. Insgesamt schätzt das Beratungsunternehmen Gallup, das die Studie jedes Jahr durchführt, den jährlichen Produktivitätsverlust bundesweit auf 80 bis 100 Milliarden Euro.

Das Ziel: eine offene Dialogkultur im Unternehmen

Vor allem in Zeiten der Digitalisierung, die zu einem Wandel in so gut wie jedem Lebensbereich führt, müssen Unternehmen mithalten können, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dazu gehört auch der Austausch mit der Belegschaft: Intelligente Befragungssoftware ermöglicht den konstanten Dialog, eine Verknüpfung verschiedener Daten und deren umfassende Auswertung – und das mit weniger Aufwand im Vergleich zur klassischen Mitarbeiterbefragung.

Das Ziel des Mitarbeiterdialogs ist es, ohne Zeitverzögerung zu erkennen, wo Dinge in die falsche Richtung laufen, um mangelnder Mitarbeitermotivation entgegenzuwirken, und zu identifizieren, wo eine positive Entwicklung stattfindet, um diese weiter voranzutreiben. Zudem können Sie die Effektivität bereits getroffener Maßnahmen schneller überprüfen und die Maßnahmen gegebenenfalls unverzüglich korrigieren.

Nur wenn Sie in einem ständigen Austausch mit Ihren Mitarbeitern und Ihrem Team sind, sind Sie in der Lage, die emotionale Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen zu stärken.

Mitarbeiterbefragung einmal im Jahr? Da geht noch mehr!

Eine erfolgreiche Mitarbeiterführung bedeutet, sein Team zu verstehen. Nur wer regelmäßig Feedback einfordert, hat die Chance, seine Mitarbeiter emotional an das Unternehmen zu binden – und sich somit Wettbewerbsvorteile zu sichern. Das sind die Arten von Befragungen, die im Idealfall deutlich häufiger stattfinden als das übliche Jahresgespräch:

• Fest terminierte Befragungen (scheduled)
• Prozess- und ereignisbasierte Befragungen (process based)
• Individuell veranlasste Befragungen (on-demand)
• Jederzeit mögliche Befragungen (always on)

Die Vorteile des kontinuierlichen Mitarbeiterdialogs

Eine starke emotionale Bindung der Mitarbeiter ist das übergeordnete Ziel des Mitarbeiterdialogs. Auf dem Weg dorthin bieten sich aber noch etliche weitere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Alle wirken mit: Der kontinuierliche Dialog bietet allen die Chance, ihr Arbeitsumfeld mitzugestalten – neben der Geschäftsführung haben auch Führungskräfte, Abteilungen und einzelne Mitarbeiter durch ihr Feedback Einfluss auf Entscheidungen und Maßnahmen.
• Perspektivwechsel: Die Geschäftsführung und einzelne Führungskräfte lernen die alltäglichen Sorgen und Nöte der Mitarbeiter kennen. Die Mitarbeiter wiederum bekommen Einblick in den mitunter harten betriebswirtschaftlichen Kampf, dem sich jedes Unternehmen stellen muss.
• Gemeinsamer Nenner: Der Mitarbeiterdialog hilft dabei herauszufinden, wo es Schnittmengen zwischen den Unternehmenszielen und den Zielen der einzelnen Teams und Mitarbeiter gibt. Werden diese harmonisiert, stärkt das die Bindung und fördert die Leistung.
• Teamwork: Regelmäßige Befragungen können dabei helfen, Schwachstellen in der Zusammenarbeit der Abteilungen aufzudecken. Das ebnet den Weg für Optimierung.
• Bessere Führung: Umfragen wie beispielsweise 360-Grad-Befragungen, bei denen Mitarbeiter, Peers, Vorgesetzte und Kunden der Führungskraft Feedback geben können, sind ein unverzichtbares Mittel für die Führungskräfteentwicklung. Sie bieten einen Selbstbild-Fremdbild-Abgleich und geben der Führungskraft somit die Chance, ihren Führungsstil zu verbessern.

4 Tipps für einen effektiven Mitarbeiterdialog

Regelmäßigkeit ist das Zauberwort, wenn es um Mitarbeiterbefragungen geht. Doch was gibt es noch für Erfolgsfaktoren für einen Mitarbeiterdialog, der das Engagement im Team fördert?

• Daten zusammenführen: Führen Sie Ergebnisse verschiedener Umfragen zusammen – häufig bringt das eine ganz neue Sicht und frische Erkenntnisse. So sind Sie in der Lage, schnell Trends zu erkennen und diese zu fördern oder ihnen entgegenzuwirken.
• Ergebnisse analysieren: Regelmäßige Befragungen führen zu großen Datenmengen. Diese wertvollen Daten sollten jedoch keinesfalls auf dem Server verstauben! Gehen Sie in eine tiefgreifende Analyse und holen Sie das Maximum heraus. Die richtige Befragungssoftware hilft Ihnen dabei.
• Schnell reagieren: Bleiben Sie den Feedbackgebern keine Antwort schuldig! Streben Sie einen Dialog und keinen Monolog an – gehen Sie auf Kritik, Sorgen und Lob Ihrer Mitarbeiter stets ein.
• Maßnahmen kommunizieren: Mitarbeiter werden nur auf Dauer bereit sein, regelmäßig offen und ehrlich Auskunft zu geben, wenn Sie basierend auf dem Feedback zielgerichtete Maßnahmen einleiten und darüber umfassend informieren.
• Prozesse einfach gestalten: Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter sich rege an Umfragen beteiligen, sollten Sie die Prozesse möglichst simpel und intuitiv gestalten. Eine mobilfreundliche, nutzerfreundliche Oberfläche ist Pflicht! Auch hier trumpfen Sie mit einer passenden Software für Mitarbeiterbefragungen.

Wenn Sie diese Tipps beachten, sind Sie auf dem richtigen Weg, eine Dialogkultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

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