Pulsmätning – vad det är och hur man gör

Pulsmätning för medarbetare är ett populärt verktyg för att få snabb och frekvent feedback från anställda om kritiska frågor. Om det görs på rätt sätt kan vi visa hur du kan använda en pulsmätning som ett verktyg som transformerar ert ledarskap och engagemanget.

Denna guide täcker allt du behöver veta om pulsmätning som en medarbetarundersökning, inklusive hur de skiljer sig från traditionella medarbetarundersökningar . Du kommer att upptäcka en pulsmätningens unika egenskaper och hur och varför de har utvecklats till ett kraftfullt verktyg sedan behovet erkändes på 1920-talet. Vi framhäver också tydliga fördelar för företag, vad de bör fokusera på och hur man konstruerar och levererar pulsmätningar enligt bästa praxis.

Sammanfattning: Vad är bästa praxis för pulsmätning?

Korta och frekventa pulsmätningar innebär att man ställer frågor om organisationens mest akuta och strategiska frågor. För att samla in transformerande insikter, mäta trender över tid, säkerställa att svar är anonyma och att organisationen kan reagera snabbt och öppet på feedback från anställda för att signalera att man värdesätter den anställdas röst och medarbetarengagemanget.

Innehållsförteckning

• Vad är en pulsundersökning/pulsundersökning?
• Fem skillnader mellan en pulsundersökning och en medarbetarundersökning
• Historien om pulsundersökningar
• Fördelar med pulsmätningar
• Vad bör pulsundersökningar fokusera på?
• Viktiga pulsundersökningsfrågor
• Bästa praxis vid användning av pulsundersökningar
• Slutord om pulsundersökningar

Vad är en pulsmätning/pulsundersökming?

En pulsundersökning är en kort och frekvent undersökning som är utformad för att samla in aktuell feedback och värdefulla insikter från anställda. På grund av deras flexibilitet kan man undersöka vilket arbetsrelaterat ämne som helst, från organisationskultur till medarbetarengagemang och effekt från åtgärder.

Frekvent pulsmätning av anställda ger din organisation en snabb och enkel möjlighet att mäta engagemang hos anställda och deras relation till arbetsplatsen och identifiera eventuella potentiella problem eller förbättringsområden. Pulsmätning kan ses som regelbundna kontrollpunkter för att aktivt lyssna på och svara/agera på den anställdas röst.

Men vad är skillnaderna mellan en pulsundersökning och en medarbetarundersökning?

Fem skillnader mellan en pulsundersökning och en medarbetarundersökning

Även om både pulsmätning och medarbetarundersökningar syftar till att mäta medarbetarengagemang är det viktigt att agera snabbt på insikterna som samlas in från pulsundersökningen för att visa att du värdesätter och tar tillvara på de anställdas feedback.

1. Frekvens: pulsmätningar genomförs oftare än medarbetarundersökningar. Medan en medarbetarundersökning vanligtvis genomförs årligen eller vartannat år genomförs pulsundersökningar ofta månatligen, kvartalsvis eller till och med veckovis.
2. Längd: Pulsundersökningar är mycket kortare än medarbetarundersökningar. De behöver bara ett par frågor och kan fyllas i på några minuter. I jämförelse kan medarbetarundersökningar innehålla dussintals frågor och ta mycket längre tid att genomföra.
3. Fokus: Pulsundersökningar fokuserar på att samla in feedback om specifika frågor eller ämnen, såsom kommunikation, stress, ”work-life-balance” eller stöd från chefen, medan medarbetarundersökningar är utformade för att mäta övergripande engagemang och tillfredsställelse med organisationen.
4. Flexibilitet: Till skillnad från traditionella medarbetarundersökningar är pulsundersökningar inte bundna av strikta regler – du väljer vad en pulsmätning ska fokusera på. Detta gör att ditt företag kan fokusera på det som är mest relevant just nu.
5. Handlingskraft: Pulsundersökningar ger mer omedelbar och handlingsbar insikt som kan användas för att göra snabba förändringar och förbättringar. Å andra sidan ger medarbetarundersökningar en mer omfattande bild av medarbetarnas engagemang och kan informera om långsiktiga strategier och initiativ.

Bägge typerna av undersökningar ger en enorm nytta. Därför är det klokt att inte ta ställning för den ena eller andra. Båda undersökningstyperna fungerar bäst tillsammans för att få den bästa avkastningen för din organisation. T.ex. kan det vara smart att följa upp en omfattande medarbetarundersökning med en pulsmätning om specifika fynd som behöver följas upp.

Historien om pulsmätningar

Idag används pulsundersökningar av organisationer i alla storlekar och inom olika branscher. Varför? På grund av de många fördelar som har stor påverkan på företaget. Här är några av fördelarna:

Vi lever i en föränderlig omvärld. Ingen verksamhet har undgått insikten om att världen blir alltmer volatil, osäker, komplex och föränderlig. Inte oväntat missar en årlig undersökning de anställdas ”realtids-tankar”, attityder och bekymmer. Istället är det viktigt att komma åt vad dina anställda tänker och känner just nu. Och som tidigare nämnts, på grund av pulsundersökningens flexibilitet, kan dess undersökningsfrågor anpassas till vad som är mest relevant för tillfället.

Datadrivna beslut. Den obekväma sanningen om långa undersökningar är deras lägre svarsfrekvens. Ju längre och mer komplex en undersökning är, desto lägre blir svarsfrekvensen – detta hotar representativiteten och underminerar dess potentiella värde. Därför levererar pulsmätningar vanligtvis robusta data. Det vill säga att pulsdata är mer indicativa för vad de flesta anställda vill, inte bara en högljudd minoritet. Dessutom driver denna datadrivna ansats agila förbättringar. Pulsundersökningsinsikter låter ditt företag fatta mer informerade beslut som är anpassade till anställdas behov, prioriteringar och preferenser.

Generera betydande kostnadsbesparingar. När arbetsgivare tar emot och agerar på tidig feedback genereras betydande kostnadsbesparingar. När organisationer låter problem växa undermineras produktiviteten, varumärkeskapitalet och personalomsättningen. I motsats, om man agerar tidigt på pulsundersökningsinsikter, kan man stoppa problemen innan de eskalerar och orsakar högre kostnader.

Förbättrad organisationskultur. pulsundersökningar hjälper organisationer att skapa en positiv och stödjande kultur via flera mekanismer. Först och främst kommunicerar regelbundna undersökningar att de anställdas röst är värdefull – detta bygger förtroende, engagemang och anställdas delaktighet. Dessutom, om arbetsgivaren är lyhörd, identifierar de möjligheter att göra förändringar som gynnar anställda. Detta resulterar i en mer positiv arbetsmiljö och högre varumärkeskapital, vilket hjälper till att attrahera och behålla topp-talanger.

Mät trender över tid: Oavsett vilket ämne du fokuserar din pulsundersökning på, är din förmåga att mäta och följa

Sammanfattningsvis, pulsmätningar är ett smidigt verktyg för att mäta och förvandla medarbetarengagemang, produktivitet, anställningsomsättning och ansvarstagande.

Whitepaper

Använd pulsundersökningar för att mäta effekten av dina initiativ för att höja engagemanget!

I den här guiden hittar du 33 konkreta drivkrafter och tips som du kan använda direkt för att höja medarbetarengagemanget, därefter rekommenderar vi att du mäter initiativen med en pulsundersökning för att se om det gav önskad effekt.

Ladda ned nu!

Vad bör pulsmätningar fokusera på?

Med så mycket frihet att välja, vad bör dina pulsundersökningar fokusera på? Det ultimata beslutet bör spegla dina nuvarande mål, specifika frågor eller bekymmer. Här är några vanliga teman som pulsmätningar ofta fokuserar på:

Medarbetarengagemang: Frågor om medarbetarengagemang, entusiasm och engagemang för arbete och din organisation.

Chefssupport: Frågor om kvaliteten på upplevt stöd och väglednin som medarbetare får från sina chefer, inklusive feedback, erkännande och coaching.

Kommunikation: Frågor om kommunikationseffektiviteten inom din organisation, inklusive tydlighet i budskapet och frekvensen av uppdateringar.

Arbetsbelastning och balans mellan arbete och privatliv: Frågor om medarbetares arbetsbelastning, fördelning av arbetsuppgifter och förmåga att upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och privatliv.

Karriärutveckling: Frågor om medarbetares uppfattning om möjligheter till karriärtillväxt, avancemang och kompetensutveckling inom din organisation.

Mångfald, jämlikhet och inkludering: Frågor om medarbetares upplevelse av mångfald och inkludering inom ditt företag, inklusive uppfattningar om rättvisa och möjligheter för alla medarbetare.

Hälsa och välbefinnande: Frågor om medarbetares fysiska och psykiska hälsa, inklusive tillgång till resurser och stöd.

Oavsett fokus, vilken typ av pulsfrågor bör du ställa?

Viktiga pulsundersökningsfrågor

När du har klargjort ditt strategiska fokus måste du operationalisera det i form av frågor. För att göra detta på ett bra sätt behöver du tänka på vad och varför. För det första, vad är det viktigaste utfallet du är mest intresserad av? Du behöver också konstruera frågor för att undersöka varför – vilka drivkrafter finns det? Missa dessa och du kommer att ha svårt att hitta den optimala lösningen.

Eftersom det finns behov av kortfattighet finns det lite utrymme för manövrer – alla frågor bör vara viktiga för att dra nytta av kraften i pulsmätningar. Hos Questback har vi en samling av färdiga mallar, robusta frågor och rekommenderar inte mer än 10 eller högst 15. Men det kan vara så få som fem eller till och med färre.

Nu när du vet vad du ska fokusera på och hur många frågor du behöver, är det relevant att överväga vilka frågetyper du ska använda. Vi rekommenderar att du använder slutna frågor till stor del och några öppna frågor.

En högprioriterad sluten fråga bör mäta det strategiska utfallet du är intresserad av. Till exempel är medarbetarnas eNPS en populär fråga, som ”Hur sannolikt är det att du rekommenderar [Organisation] som arbetsgivare till andra?”.

En samling slutna frågor krävs också för att mäta vad som påverkar ditt strategiska utfall. Dessa frågor kan vara likertskalor (t.ex. starkt oense till starkt överens), semantiska skalor (t.ex. onödigt till nödvändigt) och rankingfrågor för att undersöka uppfattade prioriteringar.

Så användbara som slutna frågor är, riskerar du att missa vad som driver det strategiska utfall du mäter, t.ex. medarbetarengagemang. Det är därför det är särskilt viktigt att inkludera en eller två öppna frågor. En öppen fråga ger medarbetarna möjlighet att ”dela med sig av saker som tynger”. Genom att erbjuda möjligheter till svar som ”lättar på trycket” ökar du chansen att avslöja gömda problem.

Men även om välkonstruerade frågor anses vara bästa praxis kommer inte den fulla potentialen i dina pulsundersökningar att förverkligas fullt ut om du inte till fullo överväger att agera på insikterna.

Bästa praxis vid användning av pulsundersökningar

Utförda på rätt sätt är pulsundersökningar högt värderade ledarskapsverktyg för att utnyttja förändringspotentialen. Här följer sex praxis för att maximera fördelarna.

Done well, pulse surveys are highly valued leadership tools to leverage transformative change. Here we outline 6 practices to maximise the benefits.

1. Hitta din optimala frekvens. Att göra för många undersökningar gör att svarsfrekvensen går ned, medan för få undersökningar missar möjligheter och riskerar negativa effekter. För att upptäcka den optimala frekvensen är det bäst att jämföra svarsfrekvenser och samla in anställdas feedback. När du har hittat den optimala frekvensen bör du överväga det optimala antalet frågor. Om undersökningen görs varannan vecka är det bäst att inte ställa för många frågor, till exempel högst 5 till 10. Om undersökningen görs kvartalsvis kan det vara lämpligt att ställa fler frågor.
2. Automatisera din undersökning. Det är mycket besvärligt att implementera en rad olika undersökningstyper om du inte automatiserar ditt tillvägagångssätt. Med en lösning för kund- och arbetsgivarinsikter som Questback kan kunderna dra nytta av en smidig och effektiv drift av undersökningar, in-house-expertis och datavisualiseringsverktyg för att extrahera maximala insikter. Kort sagt tar automatisering bort besväret med implementering och ökar genereringen av handlingsbara insikter för att omvandla ditt företag.
3. Skydda anonymitet och konfidentialitet: Anställda bör känna sig bekväma och trygga med att dela med sig av sin feedback, så det är viktigt att skydda deras anonymitet och konfidentialitet. Det innebär att säkerställa att svar är 100% anonyma och inte kan länkas till enskilda anställda.
4. Agera på insikter. Pulsdata har ingen värde om du inte agerar på insikterna. Det betyder att du behöver agera på en snabb basis. Om du utelämnar eller undviker handling under en alltför lång tid, kommer förtroendet från anställda sannolikt att brytas ner och skepticismen ökar. Därför bör du boka in tid i förväg för att snabbt följa upp på genererade insikter.
5. Följ upp på ett transparent sätt: Att vidta åtgärder förlorar sin effekt om kommunikationen brister. Genom att använda en ”du sa, vi gjorde” -metodik skickar du en stark signal till alla anställda – din röst gör skillnad. Uppföljningen behöver kommunicera eventuella förändringar eller förbättringar som uppstått på grund av pulsundersökningar. Dessutom är det viktigt att hålla anställda informerade om pågående framsteg. Detta bygger och bibehåller anställdas förtroende och engagemang i undersökningsprocessen.
6. Ha ett system på plats. System, ramar och modeller ger struktur till komplexa processer. Data-Dialog-Action-Results-modellen utformad av professor Theresa Welbourne är en hjälpsam ram för att guida pulsmätningsprocesser. Den innefattar: (1) Data – förvärvande och analys av pulsmätdata, (2) Dialog – att förstå och utforska historien som dina anställda berättar för dig, (3) Åtgärd – se till att du gör insikterna åtgärdsbara och möjliggör förändring, och (4) Resultat – dela resultat för att visa kraften i de anställdas röst.

Optimera med pulsmätning för kontinuerlig feedback

Pulsmätningar är en avancerad metod för att kontinuerligt samla in värdefull feedback från anställda, vilket gör det möjligt för organisationer att snabbt identifiera och agera på arbetsplatsens dynamik och förändringsbehov. Genom regelbundna pulsmätningar kan företag hålla sig uppdaterade med anställdas åsikter och välbefinnande, vilket leder till mer informerade beslutsprocesser och förbättrad arbetsmiljö. Dessa pulsmätningar är utformade för att vara snabba och enkla att genomföra, vilket gör att de lätt kan integreras i den dagliga verksamheten utan att störa produktiviteten. Genom att aktivt använda pulsmätningar för att mäta medarbetarens engagemang och tillfredsställelse, kan organisationer effektivt förbättra sina interna strategier och öka den övergripande produktiviteten.

Ideal frekvens för dina pulsmätningar

Balansera engagemang och undvik survey fatigue

Att bestämma hur ofta pulsmätningar bör genomföras är avgörande för att maximera dess effektivitet samtidigt som man undviker survey fatigue bland medarbetarna. Idealiskt sett bör pulsmätningar utföras med en frekvens som tillåter företag att fånga upp snabba förändringar utan att överbelasta medarbetarna med för många undersökningar. En bra utgångspunkt kan vara att genomföra pulsmätningar en gång i kvartalet. Detta ger tillräckligt med tid för ledningen att agera på den feedback som samlats in och implementera förändringar som kan förbättra arbetsmiljön. För organisationer i snabbföränderliga miljöer kan månatliga pulsmätningar vara lämpliga för att snabbt identifiera och åtgärda nya utmaningar. Det är viktigt att regelbundet utvärdera pulsmätningens frekvens och format för att säkerställa att den fortsätter att vara relevant och värdefull för både medarbetare och ledning. En viktig parameter är svarsfrekvensen, om den har en nedåtgående trend är det ett tecken på att man bör skicka ut med lägre frekvens alternativt variera pulsfrågorna.

Slutord

Pulsundersökningar är inte en ”nice to have”. Detta verktyg, om det används på rätt sätt, genererar förändring. Dess framgång beror dock på att man värdesätter och litar på den anställdas röst. Därför är det bästa sättet att generera affärsresultat att agera på anonyma, konsekventa, robusta och regelbundna pulsmätningar av din medarbetares röster.