Så gör du en kompetenskartläggning

Vilken kompetens finns i organisationen idag? Vad saknas? En kompetenskartläggning ger underlag för att se var kompetensen behöver stärkas och var det redan finns kunskap som kan tas tillvara.

För en större organisation är en enkät ett praktiskt sätt att samla in underlaget. Med gemensamma frågor och bedömningsskalor går resultaten att analysera på ett enhetligt sätt.

Vad är kompetenskartläggning?

Kompetenskartläggning innebär att systematiskt ta reda på vilken kompetens som finns i organisationen och jämföra den med verksamhetens behov.

Kartläggningen kan omfatta hela organisationen, en avdelning, en yrkesgrupp eller ett särskilt kompetensområde.

Begreppen kompetenskartläggning och kompetensanalys används ibland som synonymer. En användbar skillnad är att kartläggningen ger underlaget, medan kompetensanalysen används för att tolka resultatet. Skillnaden mellan nuläge och behov brukar beskrivas som ett kompetensgap.

Varför göra en kompetenskartläggning?

Det vanligaste skälet är att få ett bättre underlag för beslut om kompetens och bemanning.

Kartläggningen kan visa att viktig kunskap är koncentrerad till ett fåtal personer, att vissa delar av organisationen saknar en viss kompetens eller att medarbetare redan har kunskaper som inte tas tillvara.

Resultaten kan användas inför kompetensutveckling, rekrytering och förändringar i verksamheten.

Så går en kompetenskartläggning till

1. Utgå från verksamhetens behov

Börja med arbetet som faktiskt ska utföras. Vilka kompetenser kräver de olika rollerna? Vad håller på att förändras?

Undvik att kartlägga allt som går att mäta. Välj ut de kompetenser som har betydelse för verksamheten och definiera vad de innebär.

2. Bestäm vad ni behöver veta

För varje kompetens behöver ni bestämma vilken information som behövs.

I vissa fall räcker det att mäta nuvarande nivå. I andra behöver ni också veta vilken nivå rollen kräver eller om medarbetaren vill utvecklas inom området.

Bestäm också hur svarsskalan ska se ut innan kartläggningen börjar.

3. Samla in medarbetarnas bedömning

Medarbetarna kan bedöma sin kompetens i en enkät. Använd en skala där nivåerna har en tydlig innebörd.

Ett exempel:

1. Saknar kunskap inom området
2. Har grundläggande kunskap
3. Kan arbeta självständigt inom området
4. Har avancerad kompetens
5. Kan stödja eller utbilda andra

Det ger mer användbar information än en skala där respondenten själv måste avgöra vad en trea eller fyra betyder.

4. Avgör om självskattning räcker

Självskattning ska inte automatiskt behandlas som ett objektivt mått på kompetens. Människor bedömer sin egen förmåga olika.

Om syftet kräver en säkrare bedömning kan svaren kompletteras med chefens bedömning, dokumenterad erfarenhet eller andra relevanta underlag.

5. Leta efter gap och mönster

Jämför resultatet med de nivåer verksamheten behöver.

Om en roll kräver nivå 5 inom ett område medan den nuvarande nivån är 2 finns ett tydligt kompetensgap.

Titta också på hur kompetensen är fördelad. Den kanske redan finns i organisationen, men på en annan avdelning. Eller så är organisationen beroende av en enda person inom ett viktigt område.

Genom att bryta ned resultaten efter befattning eller organisatorisk tillhörighet går det att upptäcka sådana mönster.

6. Bestäm vad ni ska göra åt resultatet

Ett kompetensgap behöver inte betyda att alla berörda ska gå en utbildning.

Ibland är kunskapsdelning mellan medarbetare en bättre lösning. Ett annat gap kräver rekrytering. I vissa fall finns kompetensen redan i organisationen men behöver användas på ett annat sätt.

Åtgärden bör utgå från det behov kartläggningen har visat.

7. Mät igen när det behövs

En ny kartläggning visar om kompetensläget har förändrats och om tidigare åtgärder har haft effekt.

Hur ofta den behöver upprepas beror på verksamheten. Om ett kompetensområde förändras snabbt kan det finnas skäl att följa just det området oftare.

Questbacks mall för kompetenskartläggning

Ladda ner vår färdiga mall och använd den som utgångspunkt för er egen kartläggning. Den innehåller frågor och bedömningsskalor samt en enkel metod för att identifiera kompetensgap.

Ladda ner manualen

Kostnadsfri PDF. Ingen registrering krävs.

Verktyg för kompetenskartläggning

Valet av verktyg beror på kartläggningens omfattning och hur informationen ska användas.

Kalkylblad fungerar för en liten och relativt enkel kartläggning. Administrationen blir svårare när antalet medarbetare och kompetenser ökar.

HR-system passar när individuella kompetensprofiler ska sparas och användas löpande tillsammans med annan personalinformation.

Intervjuer ger möjlighet till fördjupning, men kräver mycket tid om många personer ska delta.

Enkätverktyg passar när information ska samlas in från många medarbetare med samma frågor och skalor. Det gör det också enklare att jämföra olika grupper och följa utvecklingen över tid.

I Questback kan ni genomföra kartläggningen som en enkät och analysera resultaten för olika delar av organisationen.

Vill ni se hur en kompetenskartläggning kan genomföras i Questback? Boka en demo.

När passar 360-feedback?

Om ni vill veta vilka kompetenser som finns och var det finns luckor är kompetenskartläggning en lämplig metod.

360-feedback fyller en annan funktion. Den används för att få återkoppling på en persons beteenden eller kompetenser från flera perspektiv, till exempel från chef och kollegor.

Metoden kan vara relevant när ni vill fördjupa bedömningen inom vissa områden, till exempel ledarskap.

Läs mer i Questbacks 360 feedback – den kompletta guiden.

AI skapar nya kompetensbehov

AI är ett aktuellt område där många organisationer behöver få en bättre bild av den befintliga kompetensen.

För många roller handlar AI-kompetens inte om programmering. Det kan istället vara kunskap om hur AI-verktyg används i det dagliga arbetet, hur resultaten granskas och vilken information som får delas med olika tjänster.

En riktad kartläggning kan visa var kunskapen redan finns och vilka grupper som behöver stärka sin AI-kompetens.

Vanliga frågor om kompetenskartläggning

Vad är kompetenskartläggning?

Det är ett strukturerat sätt att ta reda på vilken kompetens som finns i organisationen och var det finns kompetensgap.

Hur gör man en kompetenskartläggning?

Definiera vilka kompetenser som ska undersökas, bestäm hur de ska bedömas och samla in informationen. Jämför sedan resultatet med verksamhetens behov.

Vilka frågor ska ingå?

Det beror på syftet. En grundläggande kartläggning kan mäta nuvarande kompetensnivå, vilken nivå rollen kräver och om medarbetaren vill utvecklas inom området.

Vad är skillnaden mellan kompetenskartläggning och kompetensanalys?

Kartläggningen samlar in information om kompetensen. Kompetensanalysen använder underlaget för att bedöma nuläget i förhållande till verksamhetens behov.

Vilket verktyg passar för kompetenskartläggning?

Kalkylblad kan räcka för mindre kartläggningar. Enkätverktyg passar när många personer ska svara eller när resultaten behöver jämföras och följas upp. HR-system passar när individuella kompetensprofiler ska hanteras löpande.

Hur ofta bör kompetensen kartläggas?

Det finns inget intervall som passar alla. En ny kartläggning är relevant när verksamheten eller kompetenskraven har förändrats så mycket att den tidigare bilden inte längre är tillförlitlig.

Ska en kompetenskartläggning vara anonym?

Inte om ni behöver veta vilken kompetens enskilda personer har. Om syftet är att undersöka organisationens övergripande kompetensbehov kan anonym insamling vara ett alternativ.