360 feedback – den kompletta guiden

Att samla in 360 feedback är ett beprövat tillvägagångssätt för att mäta och förbättra de anställdas kompetens och öka organisatonens resultat.

I denna guide går vi igenom allt du behöver veta om 360 feedback-undersökningar, inklusive dess många fördelar, den kompetensen som en feedback-undersökning tar upp och varför automatisering ökar sannolikheten för en framgångsrik 360-feedbacksundersökning. Du kommer också att upptäcka flera bevisbaserade, bästa praxis när du implementerar 360-feedback för att hjälpa dina anställda och chefer att utvecklas samt förbättra sina prestationer.

Innehållsförteckning

• Vad är en 360 feedback-undersökning?
• Fördelarna med 360-undersökningar
• Fördelen med att automatisera 360-undersökningsprocessen
• Vilka kompetenser fokuserar 360 feedback på?
• Hur du formulerar bra frågor till din 360 feedback
• Varför öppna frågor är användbara i 360-recensioner
• Bästa praxis för 360-undersökningar
• Så lyckas ni med 360 feedback
• Slutord om 360 feedback

Vad är en 360 feedback-undersökning?

En 360-graders feedback-undersökning, även kallad en 360-undersökning eller en 360-recension, är en insiktsprocess som samlar in feedback om anställdas prestationer från olika källor. Dessa feedback-källor är vanligtvis interna, såsom chefer, underordnade, vänner samt en självutvärdering, men feedback kan också hämtas från externa intressenter där en anställd regelbundet interagerar med allmänheten, som från exempelvis kunder, leverantörer, säljare eller entreprenörer med flera.

Syftet med en 360-undersökning är att omvandla feedback till förbättringar för att kunna öka både de anställdas prestationer samt organisationens resultat. Med detta i åtanke gör en 360-recension det möjligt för anställda på alla nivåer i en organisation att driva och övervaka sina framsteg över tid.

Forskning visar genomgående att 360-undersökningar, om de nu utförs på rätt sätt, utvecklar högpresterande medarbetare, starkare team och bättre organisatoriska resultat. 360 feedback-undersökningar är populära bland företag, stora som små, då de ger ett brett utbud av bevisade fördelar.

Fördelarna med 360-undersökningar

Det finns många fördelar med att genomföra 360-undersökningar (medarbetarundersökningar) inom din organisation. Dessa fördelar gynnar alla nivåer inom ditt företag: de anställda, ledningen samt hela organisationen.

Utifrån en medarbetares perspektiv finns tre huvudsakliga fördelar:

1. Förbättrad självkännedom. Forskning visar att människor tenderar att sakna självmedvetenhet – endast cirka 15 % av oss besitter en genuin självmedvetenhet. För att kunna bygga samt dra nytta av självmedvetenhet måste därför anställda, för att utveckla och förbättra en korrekt, autentisk förståelse för hur de presterar ur olika perspektiv, förstå hur andra uppfattar dem.
2. Ökat ansvar för förbättringar. I och med resultaten från en 360-recension får anställda insikter kring sina egna egenskaper, kompetenser samt denna transparens skapar då ett ökat ansvar för förändringar och ett större behov av att skapa förbättring.
3. Fler möjligheter för karriärutveckling. Feedback-undersökningar skapar fler möjligheter till att utvecklas inom sitt yrkesområde. Om ledningen och vänner till exempel konsekvent identifierar en anställd som har stort potential kommer detta sannolikt att öppna upp karriärmöjligheter för denne såsom en befordran etcetera.

Ur ett chefsperspektiv finns fyra huvudsakliga fördelar:

1. Ett bredare perspektiv på medarbetarnas prestationer. Medan en chef regelbundet interagerar med anställda som rapporterar till dem, saknar de dock ofta en helhetssyn. Med insikter från andra som interagerar med medarbetaren får en chef ett bredare perspektiv på en medarbetares egenskaper och hur väl denne presterar inom olika uppgifter och projekt.
2. Identifiera och täpp till prestationsluckor. Chefen kommer snabbt att kunna identifiera de eventuella luckorna i medarbetarens prestation. Denne kommer då också att kunna urskilja och coacha de färdigheter som behövs för att täppa till dessa prestationsluckor.
3. Förbättra teamwork-kapacitet. En chef kommer med största sannolikhet att ha flera anställda som rapporterar till denne. I och med 360-undersökningar kommer chefen att kunna dra nytta av kollektiva medarbetarförbättringar för att optimera lagarbetetsinsatser och deras resultat.
4. Få feedback från direkta rapporter. För att kunna vara en bra chef behöver personen i fråga god självkännedom om hur deras direktanställda uppfattar hens ledarstil. För att utvecklas som chef och förbättra sitt ledarskap är det därför avgörande för denne att få 360-perspektivet. Detta är också mycket viktigt för medarbetarnas engagemang.

Ur ett organisatoriskt perspektiv finns också flera fördelar:

1. Samlar breda och djupa insikter. 360-feedback möjliggör som sagt ett bredare perspektiv. På organisationsnivå kan 360-recensioner uppnå både en bredd och ett djup utifrån dessa. Organisationen kommer med insikterna snabbt kunna identifiera och ta itu med eventuella problem, möjligheter samt bakomliggande orsaker.
2. Visualiserar framsteg över tid. Genom att samla in 360-feedback på olika medarbetarnivåer kan en organisation visualisera data och dess trender. Detta fågelperspektiv är därför ett effektivt sätt att visualisera organisatoriska prestationstrender över tid.
3. Inverkan på mätbara resultat. Målet med 360-feedback är att förbättra medarbetarnas prestationer, inklusive chefens ledarskapseffektivitet, vilket i sin tur kommer att ge mätbara effekter på hela organisationens resultat. Forskning visar till exempel att ledarskapseffektivitet är direkt kopplat till behållning av anställda, ökad kundnöjdhet, högre lönsamhet, produktivitet samt medarbetarengagemang.

Fördelen med att automatisera 360-undersökningsprocessen

Till skillnad från enskilda indikatorer, såsom med Net Promoter Score, är 360-undersökningsprocessen mer komplex då den involverar flertalet steg och många människor. Därför är det fördelaktigt att automatisera processen när det är möjligt för att kunna göra 360-undersökningen så effektiv som möjligt.

En 360-recension som är den mest tids- samt kostnadseffektiva processen för ditt företag som även ger dig de allra bästa insikterna för att kunna förverkliga de många fördelarna vilka vi tidigare beskrivit.

Så vilka steg innehåller 360-processen och vilka av dessa kan automatiseras? Nedan går vi igenom åtta steg som din organisation kan ta för att kunna säkerställa bästa resultat av din 360-undersökning:

Steg 1: Kommunicera starten

Medvetenhet är nödvändig för att kunna säkerställa att anställda accepterar och är lyhörda för 360-feedback. Innan en implementering sker är det alltid bäst att förbereda medarbetarna och alla inblandade genom att ge tydlig information. Då syftet med detta är att bygga upp förtroende och ett högt deltagande bland personalen måste du här vara fullständigt transparent. Vi rekommenderar att du avsätter tillräckligt med tid för att kunna hantera eventuella frågor och problem som de anställda har kring 360-undersökningar samt att du tydligt kommunicerar hela processen, från början till slut, och de tidslinjer som är involverade.

Steg 2: Välj bedömare

Vi rekommenderar att du endast väljer bedömare som har tillräckligt med yrkeserfarenhet tillsammans med den anställde för att kunna säkerställa korrekt feedback. Varje anställd behöver också olika perspektiv för att kunna analysera de olika arbetsuppgifterna de utför. När det gäller antalet bedömare, likt alla undersökningar, måste du känna ett förtroende för resultaten – forskning tyder på att tio bedömare är bäst för att kunna uppnå en acceptabel nivå av tillförlitlighet. När det gäller vem som väljer bedömare rekommenderar vi att den anställda får nominera några av dessa samtidigt som du slår fast att alla direktrapporter måste inkludera deras chef. Det är viktigt att tillåta de anställda att själva välja några av sina bedömare då detta kommer att öka deras acceptans för 360-recensionerna.

Steg 3: Distribuera 360-undersökningar

Att automatisera denna process med en lösning som vår är oerhört viktigt för att kunna säkerställa en effektiv och snabb distribution av undersökningarna. Detta steg innebär vanligtvis en e-postinbjudan till varje bedömare samt den anställde för en självbedömning. Effektiva e-postmeddelanden innehåller tydliga instruktioner om hur du startar och slutför 360-undersökningen. Bedömare kan få olika e-postmeddelanden med flera kollegor att utvärdera, därför är det också extra viktigt att inbjudan tydligt visar vilken kollega det gäller, med namnet synligt i varje fråga.

Steg 4: Fyll i 360-undersökningarna

Detta steg kräver tillräckligt med tid för att de inblandade ska kunna ge korrekt och informativ feedback. För att säkerställa att undersökningen slutförs snabbt, upprätta och påminn bedömare om din satta deadline genom förinställda påminnelser.

Steg 5: Automatisera rapporter

Återigen, automatisering rekommenderas starkt för att kunna underlätta en snabb och korrekt sammanställning av 360-rapporterna. Att använda en lösning som vår kommer att spara ditt företag avsevärt mycket tid då en automatisering kommer att producera feedback-rapporter till alla inblandade.

Steg 6: Ordna och genomför feedback-möten

Konfidentiella diskussioner med anställda är viktiga för att säkerställa att feedback diskuteras och utvecklingsmöjligheter identifieras. Avsätt alltid tillräckligt med tid för möten mellan medarbetarna och chefen eller coachen för att möjliggöra bästa resultat, en till två timmar brukar vara bra.

Steg 7: Slutför utvecklingsplanen

Kärnsyftet med en 360-undersökning är ju att utnyttja feedback så att medarbetaren, chefen, teamet och organisationen kan leverera bättre resultat. Med tanke på detta behövs en utvecklingsplan som underlättar dessa förbättringar. Detta steg kräver att du kritiskt reflekterar över de insikter du fått från feedbacken och därigenom identifierar möjligheterna som finns att bygga på styrkor och övervinna svagheter.

Steg 8: Upprepa för att mäta framsteg

360-undersökningar är inte en engångsföreteelse. För att verkligen kunna dra nytta av processen är det viktigt att identifiera tidsintervall för att spåra framsteg över tid. 360-recensioner upprepas vanligtvis med jämna intervall, exempelvis efter 8-12 månader.

Whitepaper

Använd 360 feedback för att ta reda på vilka drivkrafter som era medarbetare behöver stimuleras för att höja engagemanget!

I den här guiden hittar du 33 konkreta drivkrafter och tips som du kan använda direkt för att höja engagemanget, men innan du initierar dessa rekommenderar vi att du undersöker vilka som ger mest effekt med en 360 undersökning för att inte slösa tid på initiativ som inte går hem.

Ladda ned nu!

Vilka kompetenser fokuserar 360 feedback på?

Vilka kompetenser ditt företag fokuserar på beror på din sektor, dina strategiska mål samt organisationskulturen. Det är alltid fördelaktigt att tidigt ta reda på vilka kärnkompetenser som är viktigast för ditt företag.

För att kunna kartlägga och planera vilka kompetenser som bör inkluderas i undersökningarna kommer du sannolikt att behöva skapa diskussioner, inklusive fokusgrupper, så att du kan identifiera vilka kompetenser som är prioritet. Dessa kommer dock troligtvis att fokusera på några utvalda områden såsom:

• personliga egenskaper, exempelvis självkännedom
• interpersonella egenskaper, exempelvis kommunikation
• resultat och konsekvenser, exempelvis prestation
• strategisk riktning, exempelvis hantering av förändringsprocesser.

När du till en början kartlägger de kompetenser du vill inkludera i undersökningen kommer detta med stor sannolikhet att generera en lång lista med önskvärda egenskaper, kvaliteter, resultat och riktningar. Men att inkludera alla dessa kompetenser kommer bara att resultera i en lång feedback-undersökning där risken är att skapa undersökningströtthet. Detta är särskilt en stor risk med feedback-recensioner då bedömare förmodligen kommer att behöva fylla i flera undersökningar för olika anställda.

Vår rekommendation är att du begränsar ditt totala antal kompetenser till högst 10 stycken. Denna gräns kommer också att fokusera dina anställda på vilka kompetenser som värderas mest strategiskt av ditt företag.

När du sedan byggt upp en kompetensmodell vilken beskriver olika attribut och resultat kan du fokusera på vilka frågor som är mest relevanta för att mäta varje kompetens. Återigen, för att minska risken för undersökningströtthet rekommenderar vi att du begränsar det totala antalet feedback-frågor till cirka 30-40 per undersökning.

Det är avgörande att du använder logik i enkäten och enbart ställer frågor som bedömaren kan svara på, det skiljer sig ju vilka frågor denne kan svara på ifall bedömaren är en vän eller en anställd, om du nu till exempel vill utvärdera medarbetarens ledarskap.

På Questback rekommenderar vi även att anpassa frågorna till olika rolltyper samt positionsnivåer då det är osannolikt att alla frågor kommer att vara relevanta för alla anställda i ditt företag.

När du utformar och planerar dina 360-recensioner är det därför väsentligt att kartlägga vilka kompetenser som är måsten samt vilka specifika frågor som är bäst för att mäta dessa kompetenser för olika medarbetare. I detta avseende är det ytterst viktigt att frågorna är välformulerade för att kunna generera giltiga och korrekta bedömningar.

Hur du formulerar bra frågor till din 360 feedback

Dåligt utformade 360-undersökningar kommer att försämra resultatet informationen ni kan agera på. Ännu värre är om dåligt formulerade frågor genererar ogiltiga resultat vilket i så fall riskerar att skapa misstro bland personalen. Därför beror framgången för dina 360-undersökningar också på utformningen och formuleringen av dina feedback-frågor.

Att formulera feedback-frågor väl innebär att se till att varje fråga är opartisk, rättvis och icke-dömande. Betygsskalan bör också tillåta en rad svar, men hur dessa sedan ska formuleras beror också på vad ditt mål är.

Konsekventa resultat kommer sannolikt att mätas om ditt fokus med er 360 feedback ligger på professionell utveckling, då kan du till exempel använda en 5-gradig skala med räckvidd från ”Alltid” till ”Aldrig”. Om fokus istället ligger på bedömning kan ett jämförande tillvägagångssätt vara bättre, genom exempelvis en femgradiga skala som erbjuder en räckvidd från ”Bland de 10 % översta” till ”Bland de 10 % lägsta” för att då kunna göra jämförelser mellan anställda.

Skapa dock varje fråga så att den enbart mäter kompetens. Kontrollera alltid att frågorna är entydiga, tydliga och lätta att förstå.

Även om vi nu gett dig tips på hur du ramar in och formulerar dina undersökningsfrågor, är det alltid bäst att använda experter med specifik kunskap om 360-recensioner för att kunna skapa ett pålitligt instrument. Vårt team av experter kan ge dig råd och konstruera undersökningar som uppfyller höga krav. Dessa råd säkerställer giltighet och noggrannhet för att hjälpa dig att få ut så mycket som möjligt av dina 360-undersökningar.

Varför öppna frågor är användbara i 360-recensioner

Medan strukturerade frågor är ett snabbt sätt att samla in insiktsfulla data, ger öppna frågor istället viktiga insikter kring de bakomliggande orsakerna för svaren i undersökningen. Eftersom hela syftet med 360-undersökningen är att skapa förbättringar är dessa insikter oerhört värdefulla då orsakerna bakom svaren kommer att hjälpa anställda, chefer och hela din organisation att implementera rätt förändringar.

Oavsett om du gör dina öppna frågor obligatoriska att besvara eller inte, är det bra att fundera över var och hur dessa frågor kommer att ställas.

Efter en strukturerad fråga kan du till exempel ställa en öppen sådan såsom: ”Vänligen utveckla ditt svar” eller liknande. Dessutom kan du i slutet av din feedback-undersökning också fråga: ”Är det något mer du skulle vilja dela med dig av om denna medarbetare?”, eller ”Kan du ge specifika exempel för att utveckla dina svar?” Öppna frågor kan också vara ett sätt för bedömare att bidra med sina egna idéer. Till exempel: ”På vilka sätt kan (medarbetarens namn) utvecklas?”

Nu när vi har förklarat grunden för vad 360-undersökningar innebär är det viktigt att vi också lyfter fram områden med bästa praxis för att du ska kunna dra nytta av denna insiktsfulla process till fullo.

Bästa praxis för 360-undersökningar

Både forskning samt vår omfattande erfarenhet visar flera bästa praxis som du kan implementera för att kunna leverera så framgångsrika 360-recensioner som möjligt. Nedan går vi igenom tio förslag för hur du maximerar framgången för dina undersökningar.

Så lyckas ni med 360 feedback:

1. Utveckla en feedbackkultur. Då medarbetarnas förtroende, engagemang och förändring är avgörande faktorer, är det ytterst viktigt att du investerar tid och resurser för att utveckla och upprätthålla en sund feedback-kultur.
2. Uppnå acceptans tidigt. Det är också viktigt att du redan från början skapar en acceptans från alla relevanta intressenter samt ledningsgrupper för att kunna säkerställa ett högt engagemang. Denna tidiga acceptans ökar dina chanser till en framgångsrik implementering.
3. Var målstyrd. Var tydlig med det centrala syftet med dina 360-undersökningar, vilket vi tidigare nämnt kan vara antingen utvecklings- eller värderingsbaserat. När detta sedan är satt kommer utformningen av hela din 360-strategi att vara mycket mer effektiv.
4. Mät framgång. Hur vet du om ditt 360-system är framgångsrikt? Börja med slutet i åtanke – hur kommer du att utvärdera framgången för ditt program? Kommer du att mäta antal deltagare? Eller kommer du att samla in feedback – kvalitativ och kvantitativ – kring processen? Fokusera på glappet mellan självbetyg och andra bedömares uppfattningar i rapporteringen.
5. Satsa på utbildning. Att kunna ge och ta emot feedback på ett bra sätt är en viktig färdighet. Vi rekommenderar att du utbildar din personal för att säkerställa att ditt system samlar in korrekt och välformulerad
6. Kommunicera regelbundet. Ju mer dina anställda vet om 360-undersökningar och dess fördelar, desto högre kommer deras engagemang att vara. Därför är det alltid bäst att kommunicera regelbundet och snabbt, inklusive vid leveransen av resultatet (dela gärna den här guiden:).
7. Anpassa dig strategiskt. Som vi tidigare föreslagit är det viktigt att anpassa kompetenser och feedback-resultat med dina strategiska mål samt värderingar. Ju mer denna anpassning uttryckligen anges, desto bättre blir resultaten.
8. Säkerställ anonymitet. Exakta resultat kräver ärlig feedback. För att kunna öka noggrannheten rekommenderar vi att alla svar, så långt det är möjligt, är anonyma. Var tydlig med vilket som är det lägsta antalet grupper som kommer att publiceras då resultatet för varje bedömargrupp oftast presenteras separat, det vill säga chef, vänner, I detta fall hålls chefens svar dock inte anonymt.
9. Integrera 360-recensioner. En 360-undersökning är inte en engångsföreteelse utan en del av ditt engagemang till att bibehålla och förbättra de anställdas upplevelse och organisatoriska resultat. Med en lösning som vår kan du fullt ut integrera dina 360-undersökningar med andra mätvärden angående anställdas erfarenhet för att på så vis få en helhetsbild
10. Anpassa dina 360-program. Då alla företag är unika är ditt feedback-system bäst anpassat till ditt företag vilket kan handla om allt från tonfall till undersökningens varumärke. På Questback ser vi till att 360-undersökningarna är anpassade för just din verksamhet.

Vdn för Rewind AI delade resultatet till allmänheten

Dan Siroker, VD för Rewind AI och tidigare grundare av A/B-testföretaget Optimizely, tog det ovanliga beslutet att offentligt dela resultatet av hans egen 360-feedback för att visa på företagets transparensnivå. Trots att vissa av återkopplingarna beskrevs som ”brutala”, med kritik mot hans kommunikationsstil och beslutsfattande, fanns det också beröm för hans ledarskap och resursfullhet. Återkopplingen pekade på behovet av förbättringar i tonen vid kommunikation på Slack och utmaningar med företagskulturen, särskilt kring arbetsbelastning och psykologisk säkerhet. Samtidigt lyftes Sirokers förmåga att motivera teamet och skapa en energifylld och rolig arbetsmiljö fram som styrkor.

Denna öppna delning av feedback kan ses som ett exempel på hur 360-feedback kan användas progressivt för att inte bara identifiera utvecklingsområden för ledare, utan också för att stärka en kultur av öppenhet och kontinuerligt lärande inom en organisation. Sirokers handlingar återspeglar ett engagemang för personlig och organisatorisk utveckling, vilket är kärnan i vad effektiv 360-feedback syftar till att uppnå.

Möjliga risker och nackdelar med 360 feedback

Slutord om 360 feedback-undersökningar

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att ni kan få ett stort värde av korrekt utförda 360 feedback-undersökningar. I denna guide gick vi igenom de viktigaste faktorerna för att dina 360-undersökningar ska kunna bli framgångsrika och hur du ska göra för att säkerställa de bästa resultaten för ditt företag.