Visselblåsarlösning: Lagen och dess viktigaste aspekter

Lagen om visselblåsning infördes den 17 december 2021 och denna guiden svarar på följande frågor om lagens innebörd:

• Vad är visselblåsning eller Whistleblowing?
• Vad innebär lagen om visselblåsning?
• Vad är en visselblåsare?
• En visselblåsarfunktion eller ett system, vad bidrar det till?
• Vad är en intern rapporteringskanal/visselblåsarfunktion?
• Vad är en extern rapporteringskanal/visselblåsarfunktion?
• Varför är visselblåsarens anonymitet så viktig?
• Varför välja en extern leverantör av ett visselblåsarsystem?
• Vad krävs för att följa lagen om visselblåsning?
• Hur gör jag för att larma och lämna återkoppling?
• Hur säkerställer jag att internrapporteringen är säker?
• Hur kan Questback Essentials användas för intern rapportering?

Vad är visselblåsning eller whistleblowing?

Visselblåsning, eller Whistleblowing, handlar om att anställda inom företag, organisationer eller myndigheter ska kunna informerar ledningen om att något oegentligt eller olagligt sker i en organisation. Syftet är alltså att upptäcka missförhållanden på arbetsplatsen. Vilket görs enklast genom en visselblåsarlösning, där de anställda helt anonymt kan larma om missförhållanden.

Vad innebär lagen om visselblåsning?

Regeringen införde ny lag för visselblåsning 17 december 2021, för att stärka skyddet för visselblåsare, i linje med EU:s direktiv. Förslaget inkluderar åtgärder för att öka sekretessen kring visselblåsares identitet och utvidga skyddet till fler grupper.

Arbetsgivare med minst 50 anställda ska införa interna rapporteringskanaler för att underlätta larm, och särskilda kanaler till myndigheter ska inrättas för visselblåsning inom specifika områden. Man ska även kunna visselblåsa genom särskilda kanaler till behöriga myndigheter inom vissa specifika områden. Visselblåsarsystemet ska vara tillgängligt för en bred grupp individer och skydda dem från repressalier. Förutom anställda bör även volontärer, praktikanter, konsulter och aktieägare inkluderas i den skyddade personkretsen.

Vad är en visselblåsare?

En visselblåsare är en person som rapporterar eller lämnar information om missförhållanden, olagliga aktiviteter eller oetiskt beteende inom en organisation eller offentlig verksamhet till behöriga myndigheter eller till allmänheten. Det kan inkludera korruption, ekonomiska oegentligheter, farliga arbetsförhållanden, diskriminering eller andra former av oegentligheter. Visselblåsare spelar en viktig roll i att avslöja problem och främja öppenhet och ansvar inom samhället och organisationer.

En visselblåsarlösning eller ett system, vad bidrar det till?

Som företag är risken stor för vidgående konsekvenser om missförhållanden inte tas om hand utan i stället offentliggörs. De flesta organisationer vill dessutom ha en visselblåsarlösning som är lätthanterligt och kostnadseffektivt. Det kan därför vara klokt att undvika egna interna system.

Genom en visselblåsarlösning eller ett system skapar ni som organisation en metod för att hantera oegentligheter. Ni skapar också förutsättningar för att era anställda ska känna sig trygga, ni visar också på hög transparens och etisk standard.

Vad är en intern rapporteringskanal/visselblåsarlösning?

Genom den kan medarbetare slå larm internt inom en verksamhet på ett säkert sätt. Det kan göras skriftligt, muntligt eller genom ett fysiskt möte. Kanalen eller visselblåsarfunktionen ska kunna ta emot rapporter om missförhållanden och ha kontakt med visselblåsare, följa upp det som rapporteras, och lämna återkoppling om uppföljningen till de som slagit larm.

Vad är en extern rapporteringskanal/visselblåsarlösning?

Till skillnad från en intern rapporteringskanal gör en extern rapporteringskanal det möjligt för arbetstagare att slå larm till en statlig myndighet som har utsetts av regeringen. En extern rapporteringskanal kan ta emot, följa upp och lämna återkoppling på rapporter om missförhållanden inom vissa specifika områden. Den som vill visselblåsa kan göra det direkt till en extern rapporteringskanal, alltså utan att först slå larm till den interna rapporteringskanalen.

Varför är visselblåsarens anonymitet så viktig?

Människor behöver känna sig trygga med att de inte riskerar negativa följder av sin rapportering. Genom att garantera att kanalerna är helt anonyma ökar ni sannolikheten att få in rapporter om allvarliga incidenter.

Varför välja en extern leverantör av en visselblåsarlösning?

Ett externt visselblåsarsystem kan underlätta på många sätt. Exempelvis kan ett effektivt ärendehanteringssystem hjälpa till att säkerställa att ni följer personuppgiftslagstiftningen. Det kan också erbjuda en säker och stabil IT-lösning och struktur i syfte att kunna hantera rapporter och utredningar.

En extern leverantör kan dessutom ofta i högre utsträckning garantera att mjukvaran alltid är uppdaterad och har de senaste funktionerna, så att datan är skyddad genom hela ärendehanteringsprocessen. Ett ytterligare skäl kan vara att ni undviker risken att rapporten läses av en person som i visselblåsarteamet som eventuellt nämns i visselblåsarens rapport.

Vad krävs för att följa lagen om visselblåsning?

Genom att inrätta interna kanaler för rapportering av missförhållanden och se till så att uppgifter om visselblåsares identitet omfattas av sekretess har du kommit en bra bit på vägen. Verksamheter med minst 50 arbetstagare blir skyldiga att införa interna rapporteringskanaler, så att de som omfattas av skyddet kan slå larm. Verksamheter med 50 till 249 arbetstagare ska till viss del få dela interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning. Större verksamheter är skyldiga att införa en intern rapporteringskanaler och visselblåsarlösning.

Hur gör jag för att larma och lämna återkoppling?

Lagen om visselblåsning möjliggör att larma skriftligen, muntligen eller vid ett fysiskt möte. Visselblåsarlösningen ska kunna ta emot rapporter om missförhållanden och ha kontakt med visselblåsare, följa upp det som rapporteras och lämna återkoppling om uppföljningen.

Behöriga personer eller enheter, som utses till den interna rapporteringskanalen, kan antingen vara anställda hos verksamhetsutövaren eller hos någon som för verksamhetsutövarens räkning har anlitats för detta.

Hur säkerställer jag att intern rapporteringen är säker?

De särskilda kanalerna för att rapportera missförhållanden har som syfte att ge ett bättre skydd för visselblåsare än det som är i dag. Uppgifter om visselblåsares identitet ska omfattas av den starkaste formen av sekretess. Det betyder att de inte får lämnas ut under några omständigheter.

Hur kan Questback Essentials användas för intern rapportering?

Som ny eller befintlig kund kan du smidigt använda dig av verktyget. Du kan själv sätta upp en rapporteringskanal. Questback Essentials är flexibelt och möjligt att anpassa efter de önskemål som finns inom organisationen. Funktionalitet finns exempelvis för avisering och anonymitet.

Vill du veta mer om Questbacks visselblåsarlösning? Kontakta oss.

Källor:

• Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden
• Arbetsmiljöverket
• Domstol.se

Vill du läsa mer om medarbetarundersökningar, läs mer här?