Blog | Mitarbeiterbefragung 2020: Muster-Fragebogen & Leitfaden

Veröffentlicht 16.11.2020

Mitarbeiterbefragung 2020: Muster-Fragebogen & Leitfaden

Was bringt mir eine Mitarbeiterbefragung? Wie steigere ich die Mitarbeiterzufriedenheit und das Mitarbeiterengagement? Wie erstelle ich eine Mitarbeiterbefragung? Hier beantworten wir diese und viele andere Fragen rund um das Thema. Mit spannenden Fallstudien, die zeigen, wie wertvoll Feedback sein kann, einem modularen Musterfragebogen zum Download, interessanten Hintergrundinformationen, wertvollen Tipps zum Datenschutz, Dos und Don’ts für die Umsetzung – und vieles mehr.

Mitarbeiterbefragung: modulares Muster für einen Engagement-Fragebogen

Mangelndes Mitarbeiterengagement verursacht mehr Fehlzeiten, eine höhere Mitarbeiterfluktuation und hemmt die Innovationskraft. Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Gallup (Gallup Engagement Index 2018) haben 70 Prozent der Mitarbeitenden eine geringe emotionale Bindung zu ihrem Unternehmen, 14 Prozent gar keine. Der Aussage „Ich beabsichtige, heute in einem Jahr noch bei meiner derzeitigen Firma zu sein“ stimmten 95 Prozent der Mitarbeitenden mit einer hohen emotionalen Bindung an ihren Arbeitgeber zu, aber nur 55 Prozent der Personen ohne Bindung. Diese Mitarbeitenden, die innerlich schon gekündigt haben, verursachten laut Gallup im Jahr 2018 deutschlandweit volkswirtschaftliche Kosten von 77 bis 103 Milliarden Euro. Es lohnt sich also, das Mitarbeiterengagement zu verbessern.

Wie steigere ich das Mitarbeiter-Engagement in meinem Unternehmen?

Der Schlüssel zu mehr Motivation und Identifikation sind nachhaltig betriebene Mitarbeiterbefragungen und die entsprechende Ableitung von Maßnahmen: Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig um Feedback und lassen Sie dieses in Ihre Entscheidungen einfließen. Das Ergebnis: Ihre Mitarbeitenden erleben Transparenz und erhalten die Möglichkeit zur Partizipation. Aus den Ergebnissen der Befragung gewinnen Sie wiederum wertvolle Erkenntnisse, auf deren Grundlage Sie handeln können.

Wie erstelle ich eine Mitarbeiterbefragung?

Die inhaltliche Gestaltung einer Mitarbeiterbefragung ist eine individuelle Angelegenheit. Je nach Zielsetzung legen Sie unterschiedliche Schwerpunkte auf verschiedene Themen: Möchten Sie beispielsweise das Gesundheitsmanagement im Unternehmen verbessern, richtet sich der Fragenschwerpunkt nach diesem Thema. Definieren Sie ein klares Ziel, bevor Sie die Mitarbeiterbefragung konzipieren. Am sinnvollsten ist es, wenn Sie eine spezielle Software zur Mitarbeiterbefragung einsetzen.

Musterfragebogen für eine Mitarbeiterbefragung als PDF zum Download

In unserem PDF-Musterfragebogen finden Sie Einzelfragen, sogenannte Items, die Sie bestimmten Themenfeldern und Ebenen zuordnen können. Die Themenfelder umfassen zwölf Aspekte, von Arbeitszufriedenheit und Motivation über Work-Life-Balance bis hin zu Commitment und Engagement. Es gilt folgende Frageebenen zu unterscheiden:

  • Individuum: Diese Fragen beziehen sich auf die Sichtweise des zu befragenden Mitarbeitenden im Hinblick auf sein eigenes Verhalten und Befinden.
  • Team: Die Befragung auf der Team-Ebene fokussiert die Sichtweise des Mitarbeitenden in Bezug auf die Zusammenarbeit im Team.
  • Vorgesetzter: Auf dieser Ebene gibt der zu befragende Mitarbeitende seine persönliche Einschätzung zur Zusammenarbeit mit der direkt vorgesetzten Führungskraft ab.
  • Leitung des Unternehmens: Einschätzung des Mitarbeitenden zur Unternehmensführung.

Stellen Sie sich je nach Zielsetzung Ihrer Mitarbeiterbefragung die jeweiligen Items und Ebenen modular aus dem Fragebogen in unserem PDF zum Download zusammen.

Download Musterfragebogen

 

Was bringen Mitarbeiterbefragungen?

Die Frage nach dem Ziel einer Mitarbeiterbefragung kommt in den meisten Führungsetagen und HR-Abteilungen auf, wenn eine Befragung zur Diskussion steht. Die Antwort lautet: Eine Mitarbeiterbefragung ist das Fundament einer mitarbeiterorientierten Personal- und Unternehmensentwicklung. Werden die richtigen Fragen gestellt, liefert sie unternehmensrelevante Daten und erlaubt die Diagnose von Stärken und Handlungsbedarf in einem Unternehmen. Eine Mitarbeiterumfrage gibt Führungskräften wertvolles, direktes Feedback ihres Teams – ein unerlässliches Element für die Verbesserung der Führungsqualität und somit unter anderem zur Mitarbeiterbindung. Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung bieten zudem die Möglichkeit zur gemeinsamen Ableitung von Maßnahmen in den jeweiligen Abteilungen. Das intensiviert die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden und verringert die soziale Distanz.

Die wichtigsten Vorteile von Mitarbeiterbefragungen auf einen Blick:

  • Bessere Entscheidungen: Wer gut informiert ist, trifft qualifiziertere Entscheidungen. Mit den Insights von Ihrer Belegschaft schaffen Sie die beste Grundlage dafür.
  • Bessere Kommunikation: Wer fragt, bekommt eine Antwort. Über anonyme Befragungen trauen sich Mitarbeitende eher, ihre Meinung zu äußern. Sie haben die Chance, schnell darauf zu reagieren.
  • Mehr Vertrauen und Zustimmung: Ihre Mitarbeitenden merken, dass sie an den Veränderungen im Unternehmen teilhaben – das steigert die Akzeptanz der Maßnahmen.

Wenn Sie diese Vorteile nutzen und entsprechend handeln, werden Sie engagiertere Mitarbeitende haben, die leistungsbereiter, loyaler und motivierter sind.

 

Engagement und Commitment sind wichtige Themenfelder

Zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren für Unternehmen gehören Engagement und Commitment der Mitarbeitenden, deshalb sind das wichtige Themenfelder bei einer Mitarbeiterbefragung. Sie gehen weit über die bloße Mitarbeiterzufriedenheit  hinaus, die dem Unternehmen wenig Nutzen verschafft. Mitarbeitende mit einem hohen Maß an Engagement erbringen eine überdurchschnittliche Leistung und haben eine erhöhte Produktivität. Ein hohes Commitment sorgt für weniger Fehlzeiten der Mitarbeitenden und für eine geringere Fluktuation im Unternehmen. 

 

Setzen Sie klare Ziele für die Mitarbeiterbefragung

Bevor Sie einen Fragebogen erstellen und die Mitarbeiterbefragung durchführen, sollten Sie sich über die Ziele bewusst sein, die Sie erreichen möchten – versuchen Sie dabei, die Ziele so konkret wie möglich zu formulieren. Denn nur wenn Sie genau wissen, was Sie erreichen möchten, können Sie später ermitteln, ob die Maßnahmen erfolgreich waren. Halten Sie sich stets vor Augen, dass die Mitarbeiterbefragung nur ein Mittel zum Zweck ist: Ihre Ziele erreichen Sie durch Maßnahmen, die Sie aus den Befragungsergebnissen ableiten.

So könnten konkrete Ziele aussehen – beachten Sie jedoch, dass Sie hier Vergleichswerte aus früheren Befragungen oder externe Industriebenchmarks benötigen, um Erfolge überhaupt messen zu können:

  • Betriebsklima: Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation sollen sich innerhalb von zwölf Monaten auf der Skala um durchschnittlich drei Punkte verbessern.
  • Krankenstand: Die durchschnittlichen Fehltage pro Mitarbeitenden und Jahr sollen innerhalb von zwölf Monaten um drei Tage reduziert werden.
  • Mitarbeiterbindung: Die Fluktuation soll im kommenden Kalenderjahr um fünf Prozent gesenkt werden.
  • Führungskräfteentwicklung: Die Zufriedenheit mit den direkten Vorgesetzten soll in den nächsten zwölf Monaten um zwei Punkte auf der Skala steigen.

Nicht alle Ziele lassen sich jedoch so klar definieren. Die erhobenen Daten können zum Beispiel auf generelle Missstände hinweisen, wie beispielsweise eine schlechte interne Kommunikation, ungenutztes Potential bei der Förderung von Talenten oder hemmende Faktoren für die Innovationskraft der Belegschaft. Hier lohnt es sich, bei der Gestaltung des Fragebogens auch offene Fragen aufzunehmen – häufig greifen Mitarbeitende Themen auf, die Sie in Ihrem Fragenkatalog gar nicht vorgesehen haben.

Infografik zur Mitarbeiterbefragung: Alles auf einen Blick

Was bringt mir eine Mitarbeiterbefragung und wie gestalte ich sie? Was muss ich bei der Mitarbeiterbefragung beachten und wie setze ich sie optimal ein? Was ist zu beachten und wie werte ich das Feedback meiner Mitarbeitenden aus? Diese und weitere Fragen beantwortet unsere Infografik – von der Planung über die Durchführung bis zu den Folgeprozessen.

Erfahren Sie, welche positiven Effekte Mitarbeiterbefragungen haben können, welche Fehler Sie vermeiden sollten, warum eine gute Kommunikation und die Veränderungsprozesse so wichtig sind und vieles mehr. Darüber hinaus haben wir wertvolle Tipps für Projektverantwortliche zusammengefasst, an denen Sie sich bei der Umsetzung orientieren können.

Download Infografik

 

Die wichtigsten DOS und DONTS einer Mitarbeiterbefragung

Wenn Sie einige einfache Regeln bei der Konzeption und Durchführung der Befragung sowie der Zusammenstellung des Fragenkatalogs beachten, verbessern Sie die Beteiligungsquote und erhalten qualitativ hochwertigere Ergebnisse – und steigern somit den Erfolg der Mitarbeiterbefragung.

Donts: Vermeiden Sie diese Fehler bei der Mitarbeiterbefragung

  • Der Fragebogen ist zu lang: Versuchen Sie einen Mittelweg zu finden und gestalten Sie die Mitarbeiterbefragung so lang wie nötig und so kurz wie möglich. Jede Frage sollte auf Ihr Ziel einzahlen – tut Sie das nicht, können Sie sie streichen.
  • Es fehlen Antwortmöglichkeiten: Wenn Antwortmöglichkeiten vorgegeben sind, sollte es immer auch eine neutrale Option wie „Weiß ich nicht“ geben – so verhindern Sie, dass Meinungen geäußert werden, wo keine sind und somit die Ergebnisse verzerren.
  • Sie formulieren komplizierte Fragen in einer komplexen Sprache: Vermeiden Sie Fragen, die aus Teilfragen bestehen, Fremdwörter, doppelte Verneinungen und Schachtelsätze. Eine klare Sprache minimiert Missverständnisse.
  • Sie stellen suggestive Fragen: Mit Formulierungen wie „Sind Sie auch der Meinung, dass …“ drängen Sie den Teilnehmenden in eine bestimmte Richtung und verfälschen das Ergebnis.
  • Auf die Mitarbeiterumfrage folgen keine Maßnahmen: Befragungen sind das Werkzeug für Verbesserungen – und wenn Sie Befragungen durchführen, signalisieren Sie Ihrer Belegschaft, dass der Wille zur Verbesserung da ist. Lassen Sie die Ergebnisse in der Schublade verstauben, ohne daraus Maßnahmen abzuleiten, führt das zu frustrierten und demotivierten Mitarbeitenden.

Dos: Beachten Sie diese Tipps

  • Setzen Sie Anonymität und Datenschutz an die erste Stelle: Die Mitarbeitenden müssen sich absolut sicher sein, dass ihre Antworten anonym erhoben werden. Ansonsten sind die Ergebnisse nicht mehr so aussagekräftig, weil die Antworten höchstwahrscheinlich nicht ehrlich sind. Beziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten in das Thema Mitarbeiterbefragungen ein.
  • Betonen Sie, dass die Teilnahme freiwillig ist: Die Mitarbeitenden dürfen nicht zur Teilnahme gezwungen werden, da subjektive Einschätzungen und Bewertungen abgefragt werden.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend und frühzeitig: Mangelnde Transparenz fördert Unsicherheit und Misstrauen. Kommunizieren Sie über die verschiedenen Kanäle im Unternehmen, dass eine Mitarbeiterumfrage ansteht, wann die Durchführungsphase geplant ist und wie lange sie dauert, welche Ziele verfolgt werden und so weiter. Ein Beispielanschreiben finden Sie in unserem Muster-Fragebogen als PDF zum Download.
  • Binden Sie den Betriebsrat mit ein: Wenn der Betriebsrat die Befragung unterstützt, wächst das Vertrauen der Mitarbeitenden und somit auch die Rücklaufquote der Fragebögen sowie die Qualität der Ergebnisse.
  • Wählen Sie den Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung mit Bedacht aus: In der Urlaubs- oder Grippezeit, wenn viele Mitarbeitende fehlen, wird die Beteiligungsquote naturgemäß gering ausfallen.
  • Kommunizieren Sie Erfolge: Wenn positive Veränderungen stattfinden, teilen Sie das Ihrem Team mit. Das fördert das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und sie merken, dass sie gehört werden und es sich lohnt, an den Befragungen teilzunehmen.

Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?

Zunächst können Mitarbeiterumfragen in vier unterschiedliche Kategorien aufgeteilt werden, je nachdem, wie oft und wann sie stattfinden:

  • Fest terminierte Befragungen (scheduled)
  • Prozess- und ereignisbasierte Befragungen (process based)
  • Individuell veranlasste Befragungen (on-demand)
  • Jederzeit mögliche Befragungen als offener Kanal für alle (always on)

Zudem gibt es verschiedene Arten von Mitarbeiterbefragungen, die wiederum in unterschiedlichen Zeitabständen und zu verschiedenen Anlässen stattfinden können – hier die wichtigsten im Überblick:

  • 360-Grad-Befragung
  • Unternehmensweite Mitarbeiterbefragung
  • Pulsbefragung
  • Onboarding-Befragung
  • Exit-Survey
  • Themenzentrierte Befragung
  • Gefährdungsbeurteilung/Gesundheitsbefragung

Bei der 360-Grad-Befragung oder beim Führungskräfte-Feedback werden Mitarbeiter, Vorgesetzte und gegebenenfalls auch Kunden zur Arbeit einer Führungskraft befragt. Darüber hinaus gibt die Führungskraft eine Einschätzung zum eigenen Führungsverhalten ab. So ist ein umfassender Abgleich zwischen Fremd- und Selbsteinschätzung möglich.

Die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung gibt Aufschluss über das Klima in der Organisation. Sie ist die Basis für grundlegende strategische Unternehmensentscheidungen.

Regelmäßige Pulsbefragungen finden idealerweise in Abständen von drei bis sechs Monaten oder öfter statt und ermöglichen die Kontrolle über den Erfolg der Maßnahmen, die aufgrund von Befragungen bereits eingeleitet wurden. Puls-Checks sind ein wertvolles Instrument für eine erfolgreiche Unternehmensleitung und ‑steuerung.

Onboarding-Befragungen geben Aufschluss darüber, wie die Einarbeitungsphase für neue Mitarbeitende verläuft. Das Feedback ermöglicht den Feinschliff des Onboarding-Prozesses und deckt mögliche Fehlentwicklungen auf.

Exit-Surveys liefern Hinweise auf die Beweggründe für das Ausscheiden von Mitarbeiternden. Sie erhalten wertvolle Einblicke, die Ihnen helfen können, die Fluktuationsrate im Unternehmen zu senken.

Themenzentrierte Befragungen fokussieren sich auf ein spezifisches Themenfeld, wie beispielsweise den internen Kundenservice oder auf bestimmte Problemschwerpunkte.

Eine Gefährdungsbeurteilung oder Gesundheitsbefragung ist ein Instrument zur Einschätzung von gesundheitlichen Risiken, Stress und der Belastung am Arbeitsplatz. Risikofaktoren können frühzeitig erkannt und minimiert werden.

Mit einer intelligenten Mitarbeiterbefragungssoftware führen Sie diese und andere Befragungen einfach und effizient durch, erhalten wertvolle Ergebnisse und erfahren, welche Veränderungsprozesse angestoßen werden sollten.

Die Mitarbeiterbefragung ist abgeschlossen – was nun?

Eine unternehmensweite Mitarbeiterbefragung umfasst den Vorbereitungs- und Durchführungsprozess sowie den Folgeprozess. Diese beiden Phasen gliedern sich wiederum in verschiedene Abschnitte. Zunächst findet im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Konzeptions- und Optimierungsprozess statt, der etwa fünf bis sechs Monate in Anspruch nimmt. Die darauffolgende, eigentliche Mitarbeiterbefragung sollte circa drei bis vier Wochen dauern. Ist diese abgeschlossen, beginnt die Auswertung der Befragung und Erstellung der Ergebnisberichte. Es folgen die Ergebnispräsentationen an Geschäftsführer und Gremien sowie eine erste Benachrichtigung der Mitarbeiter.

Anschließend beginnt der Folgeprozess, dessen Ziel die Umsetzung geeigneter Maßnahmen ist, die als Erkenntnis aus der Mitarbeiterumfrage sinnvoll und nötig erscheinen. Zunächst sollten alle Führungskräfte über den anstehenden Prozess informiert werden. In einem Workshop werden die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung diskutiert und entsprechende Maßnahmen vereinbart. Nun kann die Umsetzung der Maßnahmen durchgeführt werden – idealerweise ist dieser Prozess inklusive der Auswertung neuer Erkenntnisse und der Best Practices abgeschlossen und unternehmensweit kommuniziert, bevor sich der Kreis schließt und die nächste Mitarbeiterbefragung in die Konzeption geht.

Es ist besonders wichtig, dass die Folgeprozesse einer Mitarbeiterbefragung konsequent vorangetrieben werden. Andernfalls kann dies zu Frustration und Demotivation der Mitarbeitenden führen, die im Zuge der Befragung eine Erwartungshaltung entwickelt haben. Eine Senkung der Produktivität kann die Folge sein. Darüber hinaus sinkt die Bereitschaft, zukünftig an Befragungen und anderen Beteiligungsinstrumenten teilzunehmen. Nutzen Sie also wertvollen Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen, um positive Veränderungen einzuleiten.

Case Studies: Mitarbeiterbefragung

RAG und Randstad: zwei Beispiele, die zeigen, welche Möglichkeiten Mitarbeiterumfragen in Unternehmen schaffen. Wer eine effiziente Befragungssoftware nutzt, profitiert von wertvollen Erkenntnissen, aus denen sich strategische Maßnahmen ableiten lassen, die dem Unternehmen und dessen Mitarbeitern enorme Vorteile bringen. Lesen Sie dazu mehr in unseren Fallstudien.

RAG: Durch Mitarbeiterbefragungen zum Kulturwandel

Wie ein Kulturwandel in einem Unternehmen durch Feedback und Dialog erreicht werden kann, zeigt das Beispiel der RAG Aktiengesellschaft. Traditionell im Steinkohlebergbau tätig, befindet sich die RAG seit 2007 im Downsizing-Prozess. 2018 endet der Steinkohleabbau in Deutschland und das Unternehmen wird unter anderem in den Bereichen Wassererhaltung, Sicherung der ehemaligen Bergbaustandorte und Landschaftsentwicklung tätig sein – jedoch mit einer bedeutend kleineren Belegschaft. Doch wie schaffte es die RAG trotz sinkender Mitarbeiterzahlen die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden zu steigern?

Führungsverhalten und Kommunikation messbar machen

Im Jahr 2002 sollte bei der RAG ein variables Vergütungssystem für die außertariflichen Mitarbeitenden eingeführt werden. Damit auch weiche Faktoren in die Vergütung einfließen konnten, sollten Führungsverhalten und Kommunikation messbar gemacht werden. Es galt, Stärken und Schwächen der Personal- und Führungskräfteentwicklung sichtbar zu machen, um ein stimmiges Personalentwicklungskonzept zu schaffen – keine leichte Aufgabe  bei einem Unternehmen, das damals noch 40.000 Mitarbeitende umfasste.

Lösung: Spezialisierte Software für Mitarbeiterbefragung

Als Vorreiter auf dem Gebiet der Online-Mitarbeiterbefragung lieferte Questback eine Software, die den hohen Ansprüchen der RAG gerecht wurde: vom flexiblem Rollen- und Rechtemanagement bis hin zur Möglichkeit des Hostings auf RAG-Servern. Die Kombination aus Produktsicherheit und umfassenden Services überzeugte die Entscheider bei der RAG: Seit Einführung des variablen Vergütungssystems 2002 wird jährlich eine 180-Grad-Feedback-Befragung mit 7.000 Feedbacks durchgeführt, auf deren Grundlage 800 Feedbacknehmer beurteilt werden. Die dezentrale Zuweisung der Feedbackgeber und -nehmer sowie eine zentrale und automatisierte Auswertung bieten Komfort, Flexibilität und Effizienz.

Organisationsweite Mitarbeiterbefragung alle drei Jahre

Neben der personenbezogenen Messung führt die RAG zudem alle drei Jahre eine organisationsweite Mitarbeiterbefragung von etwa 10.000 Mitarbeitern durch, die unter anderem Themen wie Arbeitsorganisation und Arbeitssicherheit abfragt. Darüber hinaus finden regelmäßig Impulsbefragungen, Teamchecks und interne Kundenbefragungen statt.

Kulturwandel: Offene Strukturen, Dialog, Wertschätzung

Dank der Daten aus den Befragungen konnte die RAG umfassende Maßnahmen zur Personal- und Führungskräfteentwicklung einleiten, die zu einem Kulturwandel geführt haben. Der Weg von einem hierarchischen System hin zu offenen Strukturen, Dialog und Wertschätzung führte zu mehr Leistungsbereitschaft und Engagement bei den Mitarbeitern. Der positive Wandel spiegelt sich ebenfalls in den Indexwerten der Mitarbeiterbefragungen wider: Die Werte sind seit 2009 stetig gestiegen oder zumindest gleichgeblieben. Problembereiche konnten identifiziert und entsprechende Veränderungen abgleitet werden. So wurden beispielsweise 5.000 Mitarbeitende erfolgreich umgeschult, um an den neuen Aufgaben der RAG erfolgreich mitwirken zu können, in speziellen Netzwerkgruppen lernen die Mitarbeitenden bei Bedarf, sich auf ein neues Arbeitsgebiet einzulassen. Es gelang eine deutliche Verbesserung des Organisations- und Leistungsklimas, trotz einer schwierigen Unternehmenssituation, die vom Personalabbau geprägt ist. Mitarbeiterbefragungen und das daraus gewonnene Mitarbeiterfeedback waren der Schlüssel.

 

Mitarbeiterbefragung Case Study Randstad

Randstad: zufriedenere Kunden und mehr Transparenz dank Feedback

„Good to know you“ ist das Motto des führenden deutschen Personaldienstleisters Randstad Deutschland GmbH – die Bedürfnisse seiner Kunden und Mitarbeitenden zu kennen gehört also zur Unternehmensphilosophie. Mit EFS Survey von Questback hat Randstad das auf eine effiziente Weise geschafft. Doch wie kann Kundenzufriedenheit messbar gemacht werden und internes Feedback zur Transparenz in der Unternehmenssteuerung beitragen?

Kundenzufriedenheit als Zielgröße

Das Ziel von Randstad war es, Kundenzufriedenheit als festen KPI zu etablieren. Die Abteilung Market Intelligence begann 2007 damit, Online-Kundenumfragen mit EFS Survey durchzuführen, was sich als weitaus kosteneffizienter herausstellte als Telefonumfragen. Die leistungsfähige Softwareplattform punktete durch technische Funktionalität und Datensicherheit mit BSI-Zertifizierung. Aber vor allem die inhaltliche Beratung im Rahmen des Service von Questback überzeugte die Entscheider bei Randstad.

Effizienzsteigerung durch Befragungssoftware

Nachdem Randstad angefangen hatte, die Zufriedenheit der Kunden mit EFS Survey zu messen, erkannte die Abteilung Market Intelligence ein vermehrtes Interesse an Befragungen in verschiedenen anderen Abteilungen. So wurde damit begonnen, die Befragungssoftware auch für internes Feedback zu nutzen. Besonders die Trainingsabteilung entdeckte einen enormen Nutzen für die Evaluierung des Teilnehmerfeedbacks: Bis die Software etabliert wurde, mussten Handzettel und Excel-Tabellen ausgewertet werden. Nun ermittelt die Befragungssoftware die Ergebnisse automatisch und stellt sie mittels Dashboard dar.

Die Abteilung Market Intelligence hat sich als interner Dienstleister im Unternehmen positioniert, der Befragungen kostengünstig und ressourcenschonend durchführen kann. Die anderen Abteilungen können ihre Zeit nun in die Ergebnisse und die Ableitung entsprechender Veränderungsprozesse investieren, anstatt in die Ergebnisbeschaffung. Zudem sind eine intensivere Kundenorientierung und Transparenz in der Unternehmenssteuerung möglich. Zukünftig möchte Randstad Feedback noch stärker als Instrument zur strategischen Unternehmensführung nutzen und vom Wettbewerbsvorteil profitieren.  

 

 

Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung

Datenschutz: Zentraler Erfolgsfaktor bei Mitarbeiterbefragungen

Bei Mitarbeiterbefragungen werden persönliche Daten und zum Teil vertrauliches Mitarbeiter-Feedback gesammelt. Nur wenn die Teilnehmer Datenmissbrauch ausschließen können und sicher sind, dass die Antworten nicht auf einzelne Personen zurückgeführt werden können, liefert die Befragung aussagekräftige Ergebnisse – das Vertrauen der Mitarbeitenden ist also das A und O einer Mitarbeiterbefragung und der Datenschutz der zentrale Erfolgsfaktor. Dazu gibt es gesetzliche Bestimmungen, die genau vorschreiben, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden muss. Wir verraten Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Der Datenschutz im Gesetz

Es gibt zwei Gesetzestexte, die den Schutzauftrag für personenbezogene Daten definieren:

  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)

Der Repräsentant des deutschen Datenschutzrechts im Unternehmen ist der Datenschutzbeauftragte. Involvieren Sie die zuständige Person frühzeitig – der Datenschutzbeauftragte ist ein wichtiger Ansprechpartner, der Sie ausführlich zur aktuellen Gesetzgebung und deren Umsetzung beraten kann.

Generell gilt: Alle Daten, die auf eine Person zurückzuführen sind, sind schutzbedürftige Daten. Dazu gehören auch IP-Adressen, da sie mittelbar einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Beachten Sie, dass personenbezogene Daten nur zweckbezogen erhoben werden dürfen – es darf also nur beispielsweise nach dem Alter gefragt werden, wenn diese Angabe relevant für das Befragungsthema ist.

Stellen Sie bei der Mitarbeiterbefragung folgende Punkte sicher:

  • Verschlüsselte Übertragung der Daten
  • Vertrauliche Speicherung der Daten
  • Zugriffsschutz
  • Trennung der Daten für Einladungsmanagement und
  • Befragungsergebnisse

Zweifel ausräumen durch klare Kommunikation

Besonders kritisch wird es, wenn Befürchtungen aufkommen, dass ehrliche Antworten zu Nachteilen am Arbeitsplatz führen können. Wenn Mitarbeitende gefragt werden, wie sie beispielsweise die Arbeit ihres Vorgesetzten beurteilen oder wie es um ihre eigene Motivation bestellt ist, werden sie nur dann offen und ehrlich sein, wenn sie hundertprozentig darauf vertrauen können, dass sie anonym antworten – die Antworten also nicht auf eine Person zurückzuführen sind. Um Vertrauen bei den zu befragenden Mitarbeitenden zu schaffen, ist eine klare Kommunikation essenziell. Ein Informations- und Kommunikationsplan im Vorfeld der Befragung kann verhindern, dass Zweifel in Bezug auf Anonymität und Datenschutz aufkommen.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung auf freiwilliger Basis geschieht. Das bedeutet, dass auch Anonymität darüber gewährleistet sein muss, ob die jeweiligen Mitarbeitenden Feedback abgeben oder nicht.

Holen Sie den Betriebsrat auf Ihre Seite

Der wohl wichtigste Faktor, um das Vertrauen der Mitarbeitenden für eine Befragung zu gewinnen, ist der Betriebsrat. Er kümmert sich um den Mitarbeiterschutz, ist das Sprachrohr und die Stimme der Belegschaft und setzt sich in allen Belangen für sie ein. Deshalb genießt der Betriebsrat das Vertrauen der Mitarbeiter. Erhält die geplante Mitarbeiterbefragung die Zustimmung und Unterstützung vom Betriebsrat und wird dies kommuniziert, steigt die Akzeptanz der Belegschaft und somit die Rücklaufquote und Datenqualität.

HIER SIND ALLE PUNKTE, DIE BEI EINER MITARBEITERBEFRAGUNG ZU BEACHTEN SIND:

  • Beachten Sie den Datenschutz nach geltendem Gesetz.
  • Schalten die frühzeitig Ihren Datenschutzbeauftragten ein.
  • Achten Sie auf die Sicherheit schutzbedürftiger Daten.
  • Gewährleisten Sie Anonymität und kommunizieren Sie dies.
  • Betonen Sie, dass die Teilnahme freiwillig ist.
  • Gewinnen Sie den Betriebsrat für die Mitarbeiterbefragung.

EINE MITARBEITERBEFRAGUNGS-SOFTWARE BIETET DATENSCHUTZKONFORMITÄT

Um absolute Datenschutzkonformität sicherzustellen, sollten die Durchführung, Auswertung, Datenhaltung und das Reporting an einen Dienstleister ausgelagert werden. Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragungssoftware nutzen, liegen die Daten nicht auf Ihren Unternehmensservern und die Personen, die die Reportings erstellen, sitzen nicht in Ihrem Unternehmen. Somit ist Anonymität gewährleistet. Darüber hinaus ist ein professioneller Dienstleister wie Questback auf die Durchführung von Befragungen spezialisiert und kann die verschlüsselte Übertragung, vertrauliche Speicherung und den Zugriffsschutz gewährleisten – für absoluten Schutz der Daten.

Zielgerichtete Mitarbeiterbefragung mit der richtigen Software

Besonders in großen Unternehmen stellt die Mitarbeiterbefragung einen erheblichen organisatorischen Aufwand dar. Speziell die 360-Grad-Führungskräfte-Befragungen, die auf eine ganzheitliche Erfassung der Stärken, Schwächen und Potenziale von Personen in Führungspositionen abzielen, sowie bei allgemeinen organisations- und teamfokussierten Mitarbeiterbefragungen, ist eine sorgfältige und durchdachte Planung essenziell. Mit der 360-Grad-Befragungs-Software und der Mitarbeiterbefragungssoftware von Questback passen wir die Mitarbeiterbefragung optimal Ihren Zielen und der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens, geben konkrete Empfehlungen für das Design und planen die technische Umsetzung – denn unsere Software bietet eine breite Palette an Instrumenten, die eine flexible und individuelle Gestaltung der Befragung ermöglichen. So profitieren Sie von festen Standards, einer soliden technischen Basis und unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Mitarbeiterbefragungen – für eine reibungslose und zielgerichtete Planung, Umsetzung und Auswertung des Befragungsprozesses.

 

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