Wie Kappa Filter Systems mit Questback Zufriedenheit steigert und Prozesse automatisiert

Von Eigenlösung zu Questback für höhere Rücklaufquoten und weniger Aufwand

Seit 2024 setzt die Kappa Filter Systems GmbH aus Steyr-Gleink, Österreich auf Questback, um Kundenzufriedenheit systematisch zu messen und interne Prozesse zu optimieren. Zuvor nutzte Kappa eine eigens programmierte Lösung. Als die Rücklaufquote kontinuierlich sank war die Zeit gekommen, um sich nach etwas Neuem umzusehen. Zudem waren mobiloptimierte Befragungen nicht möglich und die Bedienung wurde zunehmen als aufwendig empfunden. Mit Questback hat sich das geändert: höhere Rücklaufquote, automatisierte Abläufe und eine moderne Nutzeroberfläche.

Über Kappa Filter Systems & Ansprechpartner

Kappa Filter Systems entwickelt und installiert Systeme und schlüsselfertige Anlagen zur industriellen Luftreinhaltung und Prozesslufttechnik. Kappa hat sich auf die Bereiche Schadstoffabscheidung, Energierückgewinnung, Hallenluftreinigung und Abscheidung diffuser Emissionen und Abscheidung von Sekundäremissionen und Primäremissionen spezialisiert. Björn Sannwald aus dem Team Prozessmanagement & Organisationsentwicklung verantwortet die Optimierung der Kundenfeedbackprozesse.

Ausgangssituation & Herausforderung

Kappa führt eine fortlaufende Kundenzufriedenheitsbefragung durch, die an Einkäufer und Projektleiter großer Projekte bei Fertigstellung einer neuen Anlage gesendet wird. Die bisherige Lösung brachte Probleme:

• Rücklaufquote zuletzt nur noch 10 %.
• Versand und Erinnerungen mussten einzeln und manuell angestoßen werden. Dadurch wurde auch der Versand von Erinnerungsmails teilweise vergessen.
• Die Optik war wenig ansprechend und nicht mobiloptimiert.

Questback als Lösung

Mit Questback läuft die Befragung heute deutlich effizienter:

• Einladungen können in Batches angelegt werden und Erinnerungen geschehen automatisch 14 Tage nach Erstversand.
• Einfacher Upload der Verteiler statt manuellem Einzelversand.
• Modernes Design & Individualisierung (Logos, Hintergrunddaten).
• Mobiloptimierung für Smartphones und Tablets.
• Eine erweiterte Anwendung durch eine Befragung direkt in der Kappa-App ist geplant. Dadurch sollen die Bediener der Anlagen erreicht werden. Die Einfachheit von Questback ermöglicht Kappa dies selbstständig umzusetzen und eine externe Programmierung ist nicht mehr nötig.

„Questback hilft uns, Feedback effizienter zu erheben, die Rücklaufquote zu steigern und das bei gleichzeitig weniger manuellem Aufwand.“

— Björn Sannwald, Kappa Filter Systems GmbH

Ergebnisse & Nutzen

• Rücklaufquote gesteigert
• Große Zeitersparnis durch Automatisierung.
• Quartalsweise Auswertungen für Prozessoptimierungen in den Projektteams.
• Optisch und funktional moderner

Fazit

Mit Questback hat Kappa die Kundenzufriedenheitsbefragung auf ein neues Level gehoben. Sie profitieren nun von einer höheren Rücklaufquote, automatisierten Prozessen, besserer Nutzererfahrung und erhalten klare Insights, welche zu konkreten Verbesserungen führen. Durch die Einfachheit weitere Befragungen zu erstellen, ist man zukunftssicher aufgestellt.