Få ut mesta möjliga av medarbetarundersökningen

Det går inte längre att blunda för vikten av medarbetarengagemang. Dels står de anställda för en stor del av kostnaderna för många företag, så det är viktigt att personalen är nöjd och motiverad för att hålla nere personalomsättningen. Dels är många produkter och tjänster lätta att kopiera, vilket gör att kompetens, erfarenhet och kunskap blir allt viktigare när det kommer till att differentiera sin verksamhet.

Den årliga medarbetarundersökningen i korthet

När man vill mäta engagemang börjar de flesta organisationer, än idag, med att välja en modell som baseras på en gemensam definition av vad engagemang innebär för de viktigaste intressenterna. Många konsultverksamheter använder sig av egna modeller – dessa bygger ofta på en medarbetarundersökning som i sin tur baseras på standardfrågor. På detta sätt kan man konvertera inkomna svar till poäng på en skala över engagemang och skapa en djupare förståelse för medarbetarfeedbacken.

Oavsett vilken modell du använder dig av, är den underliggande processen för den årliga medarbetarundersökningen densamma. Efter att ett antal frågor har formulerats, distribueras undersökningen – digitalt eller via pappersenkäter. När datan har samlats in, analyseras och segmenteras den utifrån avdelning, så att linjecheferna kan få rapporter om i vilken utsträckning deras respektive team är nöjda och engagerade, och kan jämföra dessa värden med andra internt, externt och även med tidigare mätningar.

Då denna process vanligen är årlig, är förväntningarna att man ska se en förbättring gällande de anställdas engagemang från år till år. Varje år används resultaten för att skaffa sig en förståelse för graden av engagemang, och för att skapa och introducera planer för förbättringsarbete – vilket i sin tur förhoppningsvis ska leda till bättre affärsresultat.

Det vi beskriver är så klart en något förenklad bild av en årlig medarbetarundersökning. Medarbetarengagemanget påverkas av en rad olika faktorer, så som löner och ersättning, belöningar och förmåner, hälsa och välbefinnande, hantering av prestationer, samt ledarskaps- utbildning & utveckling. Från företagens sida vill man naturligtvis skapa en balans mellan de investeringar man gör i de anställda och arbetsförhållanden å ena sidan och de anställdas prestationer å den andra. Det här är allt annat än en enkel uppgift – inte minst då många företag har anställda från såväl olika generationer och olika kulturer – alla med olika förväntningar och behov.

Nackdelar med en årlig approach

Att göra en årlig medarbetarundersökning kanske kan låta som en enkel sak, men faktum är att det lätt slukar alltför mycket resurser. Bara planeringen kan ta flera veckor, ibland till och med månader. För företag med komplicerade och föränderliga organisationshierarkier kan det ta tid att kartlägga organisationsstrukturen och segmentera data. Med andra ord bör man räkna med att avsätta både tid och pengar för att få fram meningsfulla och jämförbara resultat.

Utöver det faktum att en årlig medarbetarundersökning ofta tar mycket resurser i anspråk, brukar kritiska röster även betona följande:

Med tanke på att processen med den årliga medarbetarunderökningen ofta är rätt långdragen, är datan redan gammal när den analyseras. Den här metoden är inte längre tillräckligt snabb när det gäller att uppmärksamma och reagera på problem eller möjligheter som uppdagas. På så sätt hamnar man lätt på efterkälken i konkurrensen med mer agila verksamheter.
Att använda sig av samma standardfrågor år efter år, ger dig visserligen möjligheten att jämföra resultatet över tid, men det ger dig inte den flexibilitet som behövs för att utforska särskilda utmaningar och problem som kan ge underlag för riktigt meningsfulla beslut.

Ta hjälp av tekniken

Trots bristerna i metoden ska man inte förringa värdet med den årliga medarbetarundersökningen. Den är fortfarande en viktig del vad gäller att ta fram strategier för att skapa engagemang. Men varför inte se till att addera ännu mer värde till metoden, med hjälp av den senaste tekniken? Med teknikens hjälp kan du effektivisera processerna, med följden att kostnaderna sjunker och ni kan ta del av värdefulla insikter mycket snabbare.

Tekniken…

gör det lättare att förstå organisatoriska strukturer, genom att man inte behöver kartlägga hierarkierna för hand – något som kan vara både komplicerat och tidskrävande
möjliggör skapandet av undersökningar som kan besvaras antingen digitalt eller via pappersenkäter. Att erbjuda flera olika sätt att besvara en undersökning – via dator, mobiltelefon, etc – är ofta ett effektivt sätt att öka svarsfrekvensen.
kan hjälpa dig att skapa mer tilltalande undersökningar med bättre design och målande svarsalternativ, såsom sliders för att beskriva känslor, snarare än lite mer stela sifferskalor.
gör att du kan få ut mer kvalitativ data – som komplement till den kvantitativa – med hjälp av exempelvis fritextsvar och online communities
säkerställer att det finns en tydlig koppling mellan feedback och åtgärdsplaner, och att dessa processer understöds och mäts för att säkerställa att förbättringsåtgärder vidtas.

Genom att ta hjälp av tekniken som står till buds, samt implementera automatiserade processer, kan de årliga medarbetarundersökningarna göras ännu mer effektiva och verkningsfulla. Samtidigt säkerställs att man får ut mesta möjliga värde av investerad tid och budget och att undersökningarna leder till faktiska förbättringar av verksamheten.