Der Folgeprozess nach der Mitarbeiterbefragung für konkrete Maßnahmen und echte Veränderungen

Eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, ist der einfache Teil. Schwieriger wird es danach.

Die Mitarbeitenden haben ihre Einschätzungen abgegeben. Führungskräfte haben ihre Ergebnisse erhalten. HR und Unternehmensleitung stehen nun vor einer Fülle von Ergebnissen und einer vertrauten Frage: Was machen wir jetzt konkret damit?

Ein guter Folgeprozess nach der Mitarbeiterbefragung überführt die Ergebnisse in wenige klare Prioritäten, konkrete Maßnahmen und eindeutige Verantwortlichkeiten. Gleichzeitig macht er die nächste Befragung wertvoller, weil sich überprüfen lässt, ob die eingeleiteten Veränderungen tatsächlich etwas bewirkt haben.

Ohne einen strukturierten Mitarbeiterbefragung Folgeprozess wird aus der Befragung dagegen schnell ein Bericht, der einmal diskutiert wird und anschließend zunehmend aus dem Blick gerät.

Was gehört zum Folgeprozess einer Mitarbeiterbefragung?

Der Folgeprozess beschreibt, was eine Organisation oder ein Team mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung tatsächlich macht.

Im Kern sollten vier Fragen beantwortet werden:

Worauf wollen wir uns konzentrieren?
Was werden wir konkret verändern?
Wer ist dafür verantwortlich?
Wann überprüfen wir die Entwicklung?

Ein häufiger Fehler besteht darin, aus jedem auffälligen Befragungsergebnis sofort eine Maßnahme abzuleiten.

Wir sehen regelmäßig Organisationen, die deutlich mehr Handlungsfelder definieren, als ihre Führungskräfte realistisch bearbeiten können. Zehn Prioritäten wirken zunächst gründlich. In der Praxis führen ein bis drei gut gewählte Schwerpunkte meist zu mehr Veränderung.

Zuerst die Ergebnisse wirklich verstehen

Beginnen Sie nicht sofort mit der Maßnahmenplanung, sobald die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung vorliegen.

Zunächst sollte geklärt werden, was die Daten tatsächlich aussagen.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen relevant:

Wo liegen klare Stärken und Schwächen?
Was hat sich gegenüber früheren Befragungen verändert?
Gibt es deutliche Unterschiede zwischen Teams, Standorten oder Mitarbeitergruppen?
Welche Hinweise liefern offene Kommentare?
Welche Faktoren haben besonders großen Einfluss auf wichtige Ergebnisse?

Befragungsergebnisse werfen häufig zunächst neue Fragen auf, bevor sie eindeutige Antworten liefern.

Eine Ergebnispräsentation oder eine gemeinsame Ergebnisbesprechung im Management kann deshalb sinnvoll sein, bevor konkrete Maßnahmen beschlossen werden. Gerade bei komplexeren Ergebnissen hilft es, zunächst ein gemeinsames Verständnis der wichtigsten Erkenntnisse zu schaffen.

Wenige Prioritäten auswählen, die sich wirklich beeinflussen lassen

Nicht jedes schwache Ergebnis ist automatisch ein sinnvolles Handlungsfeld.

Eine gute Priorität erfüllt drei Bedingungen:

Sie ist wichtig. Sie lässt sich beeinflussen. Und es lässt sich später feststellen, ob sich etwas verbessert hat.

Ein Problem kann beispielsweise auf Unternehmensebene liegen und sich durch ein einzelnes Team kaum verändern lassen. Ein anderes kann unmittelbar mit Arbeitsabläufen oder Führungsverhalten innerhalb eines Bereichs zusammenhängen.

Die Maßnahmen sollten sich auf Themen konzentrieren, bei denen tatsächlich Handlungsspielraum besteht.

Für die meisten Teams sind ein bis drei Prioritäten ausreichend.

Wer gleichzeitig zu viele Handlungsfelder bearbeitet, riskiert, dass keines davon konsequent verfolgt wird.

Die Ergebnisse mit den Mitarbeitenden besprechen

Führungskräfte sollten die Ergebnisse nicht allein interpretieren und anschließend fertige Maßnahmen präsentieren.

Die Menschen, die das Feedback gegeben haben, können häufig erklären, was hinter bestimmten Ergebnissen steckt.

Im Team können beispielsweise folgende Fragen diskutiert werden:

Warum könnte dieses Ergebnis entstanden sein?
Was funktioniert bereits gut?
Was verursacht im Arbeitsalltag Schwierigkeiten?
Was könnten wir realistisch verbessern?
Welche Veränderung würden Mitarbeitende tatsächlich bemerken?

Gerade hier zeigt sich häufig eine Schwachstelle im Folgeprozess von Mitarbeiterbefragungen.

HR kann die Befragung professionell durchführen und gute Ergebnisberichte bereitstellen. Danach sollen jedoch möglicherweise Dutzende oder Hunderte Führungskräfte mit ihren jeweiligen Ergebnissen weiterarbeiten. Ohne eine gemeinsame Vorgehensweise wird jede Ergebnisbesprechung zu einer individuellen Improvisation.

Klare Anleitungen, vorbereitete Materialien und gegebenenfalls Train-the-Trainer-Formate helfen, die Qualität des Folgeprozesses in der gesamten Organisation zu verbessern.

Dabei muss selbstverständlich auch die Anonymität der Befragung geschützt werden.

Von Prioritäten zu konkreten Maßnahmen

„Kommunikation verbessern“ ist keine konkrete Maßnahme.

Eine Maßnahme sollte beschreiben, was tatsächlich anders gemacht werden soll.

Beispielsweise:

Priorität Maßnahme Verantwortlich Überprüfung
Interne Kommunikation Monatliches 20-minütiges Teambriefing einführen Bereichsleitung Nach drei Monaten
Feedback durch Führungskräfte Strukturiertes Feedback in monatliche Einzelgespräche aufnehmen Teamleitungen Nach drei Monaten
Zusammenarbeit zwischen Teams Monatliches Koordinationsmeeting einführen Bereichsleitung Nach vier Meetings

Der Maßnahmenplan braucht kein kompliziertes Projektmanagement.

Er braucht Klarheit.

Jede wichtige Maßnahme sollte mindestens eine verantwortliche Person und einen konkreten Zeitpunkt für die Überprüfung haben.

Vorlage für Maßnahmen nach der Mitarbeiterbefragung

Nutzen Sie unsere fertige Vorlage, um Prioritäten, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Termine und die spätere Erfolgskontrolle festzuhalten.

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Mitarbeitenden sagen, was als Nächstes passiert

Nach einer Mitarbeiterbefragung ist Schweigen problematisch.

Mitarbeitende sollten erfahren:

Was haben wir aus der Befragung gelernt?
Welche Themen werden priorisiert?
Welche Maßnahmen werden umgesetzt?
Wann informieren wir über den Fortschritt?

Es ist auch legitim zu erklären, welche Themen zunächst nicht bearbeitet werden können und warum.

Entscheidend ist, dass Mitarbeitende erkennen können, dass ihr Feedback Konsequenzen hat.

Die Botschaft sollte im Kern einfach sein:

Sie haben uns Feedback gegeben. Wir haben zugehört. Das passiert als Nächstes.

Nicht bis zur nächsten jährlichen Befragung warten

Viele Organisationen definieren Maßnahmen und überprüfen deren Wirkung erst bei der nächsten jährlichen Mitarbeiterbefragung.

Das ist häufig zu spät.

Je nach Maßnahme kann die Entwicklung bereits nach einigen Monaten überprüft werden. Dafür eignen sich operative Kennzahlen, Gespräche mit Mitarbeitenden oder eine kurze Pulsbefragung.

Wenn beispielsweise die interne Kommunikation als Problem identifiziert wurde und neue Informationsformate eingeführt werden, lässt sich nach vier bis sechs Monaten gezielt prüfen, ob Mitarbeitende tatsächlich eine Verbesserung wahrnehmen.

So entsteht aus der Befragung ein kontinuierlicher Prozess:

Zuhören → Verstehen → Priorisieren → Handeln → Messen

Die nächste umfassende Mitarbeiterbefragung wird dann nicht nur zu einer neuen Bestandsaufnahme. Sie zeigt auch, ob frühere Maßnahmen Wirkung gezeigt haben.

Wann ein Workshop zur Maßnahmenplanung sinnvoll ist

Manche Befragungsergebnisse sind relativ eindeutig. Andere benötigen mehr Diskussion.

Ein Workshop kann sinnvoll sein, wenn sich Geschäftsleitung, HR und Führungskräfte gemeinsam auf die wichtigsten Konsequenzen aus den Ergebnissen verständigen müssen.

Typischerweise werden dabei die wichtigsten Erkenntnisse, Stärken, Schwächen, mögliche Ursachen und prioritäre Handlungsfelder diskutiert.

Entscheidend ist, was am Ende des Workshops feststeht.

Es sollte klar sein, welche Maßnahmen umgesetzt werden, wer dafür verantwortlich ist, wie die nächsten Schritte aussehen und wie die Ergebnisse gegenüber den Mitarbeitenden kommuniziert werden.

Andernfalls war es lediglich ein weiteres Meeting über die Mitarbeiterbefragung.

Führungskräfte nach der Befragung unterstützen

Ein zentraler Maßnahmenplan reicht häufig nicht aus.

Viele Veränderungen müssen innerhalb einzelner Teams stattfinden. Führungskräfte benötigen deshalb möglicherweise Unterstützung dabei,

Ergebnisse verständlich zu erklären
schwierige Ergebnisse im Team zu besprechen
die Anonymität der Befragung zu schützen
realistische Maßnahmen auszuwählen
Entscheidungen zu dokumentieren
den Folgeprozess über mehrere Monate konsequent weiterzuführen

Eine gemeinsame Methodik und geeignete Materialien erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende in verschiedenen Teilen der Organisation einen ähnlich professionellen Folgeprozess erleben.

Von Befragungsergebnissen zu echten Verbesserungen

Die Mitarbeiterbefragung zeigt, wo genauer hingesehen werden sollte.

Der eigentliche Wert entsteht danach, wenn die Ergebnisse verstanden, die richtigen Handlungsfelder ausgewählt und konkrete Veränderungen umgesetzt werden.

Questback unterstützt Organisationen bei diesem Prozess, unter anderem mit Analysen, Ergebnispräsentationen, Management-Workshops, Maßnahmenplanung, Führungskräftetrainings und Folgemessungen.

Wenn Sie Unterstützung dabei benötigen, aus den Ergebnissen Ihrer Mitarbeiterbefragung klare Prioritäten und konkrete Maßnahmen abzuleiten, sprechen Sie mit Questback über unsere Professional Services.

Häufige Fragen zum Folgeprozess nach einer Mitarbeiterbefragung
Wie schnell sollte der Folgeprozess nach der Mitarbeiterbefragung starten?

Die ersten Gespräche über Ergebnisse und Prioritäten sollten normalerweise innerhalb weniger Wochen stattfinden. Je länger zwischen Befragung und Folgeprozess vergeht, desto schwieriger wird es, das Thema für Mitarbeitende und Führungskräfte relevant zu halten.

Wie viele Maßnahmen sollten aus einer Mitarbeiterbefragung abgeleitet werden?

In den meisten Teams sind ein bis drei zentrale Prioritäten sinnvoller als eine lange Liste von Maßnahmen. Entscheidend ist nicht die Anzahl, sondern ob die Maßnahmen tatsächlich umgesetzt und später überprüft werden.

Wer sollte die Maßnahmen festlegen?

HR kann den Prozess koordinieren, aber Maßnahmen sollten nicht ausschließlich von HR entwickelt werden. Führungskräfte und Mitarbeitende sollten dort einbezogen werden, wo sie die Ursachen der Ergebnisse verstehen und die Umsetzung beeinflussen können.

Braucht jedes Team einen eigenen Maßnahmenplan?

Nicht unbedingt. Manche Themen müssen auf Unternehmensebene gelöst werden, andere innerhalb einzelner Teams. Ein guter Folgeprozess unterscheidet zwischen zentralen und lokalen Handlungsfeldern.

Wie lässt sich feststellen, ob eine Maßnahme funktioniert hat?

Die Erfolgskriterien sollten möglichst bereits festgelegt werden, wenn die Maßnahme beschlossen wird. Je nach Thema können operative Kennzahlen, eine kurze Pulsbefragung oder die nächste Mitarbeiterbefragung zur Erfolgskontrolle genutzt werden.