SOS Barnbyar

SOS-Barnbyar jobbar för att främja familjer och barns välfärd genom att erbjuda ett mångsidigt stöd både i Finland och utomlands. När utvecklingschef Hannu Rusama kom till SOS-Barnbyar 2017 blev hans huvudsakliga mål att förbättra den databaserade mätbarheten av tjänsternas inverkan. Problemet var att det helt saknades verktyg för att mäta och undersöka effekterna av tjänsterna, och resultaten baserades på rena gissningar istället för på konkret data. Dessutom behövdes distinkta indikatorer som är möjliga att dela och distribuera i hela sektorn och inte bara inom den egna organisationen.

Eftersom det område som SOS-Barnbyar verkar inom är av mycket känslig karaktär är det inte alltid som klienterna vill svara på personliga frågor ansikte mot ansikte. Därför behövde man ett mätverktyg som snabbt kunde ta fram anonyma undersökningar som underlag för att analysera klientdata. Utmaningen var att hitta ett sätt att konvertera denna data till en lättillgänglig form som är enkel att analysera så att de anställdas arbete förenklas och underlättas.

SOS Barnbyar behövde ett enkelt verktyg

Vi behövde ett verktyg som vi kunde använda för att samla in data enkelt och anonymt”, säger Hannu. ”Datainsamlingen bör inte öka de anställdas arbetsbelastning. Vi måste kunna använda data som en smidig del av det dagliga arbetet och som ett verktyg för kunskapshantering. De som jobbar här i organisationen kände att Questback kunde förstå och förverkliga deras mål på ett sätt som de andra inte kunde. Det var därför det var enkelt att välja Questback som partner.”

Trots att SOS-Barnbyar hade samlat in feedback tidigare hade man inte rätt verktyg för att analysera uppgifterna. Det första steget i samarbetet med Questback var att ta reda på hur man studerar dataelementen och hur man mäter välfärden och resultaten. Den datamodell som togs fram byggdes utifrån många olika välfärdsfaktorer. När man väl lagt grunden för lösningen och det var tydligt för båda parter vilken typ av data det var som behövde samlas in, hjälpte Questback SOS-Barnbyar med att flytta uppgifterna till en stängd miljö. Att stänga in datan i Questback-systemet garanterade klienternas anonymitet när det kom till känsliga frågor.

Dessutom tillhandahöll lösningen lättbearbetad data åt organisationen. Under införandet av lösningen startade SOS-Barnbyar och Questback flera samarbetsprojekt inom olika serviceområden, bland annat familjepartnertjänster. Själva datainsamlingen genomfördes utifrån gemensamma utvärderingar och data från klienter och anställda. Den mest kritiska fasen i samarbetet började när det var dags att analysera uppgifterna. Det krävdes ett mycket nära samarbete och en djup förståelse för att välja ut de mest väsentliga uppgifterna från mängden av data. Questback hjälpte också SOS-Barnbyar med att bygga en anpassad larmmodul som varnar när angivna mätvärden sjunker. Tack vare den lösningen kan medarbetarna omedelbart gå in och analysera problemområdena och ta reda på om de svåraste fallen har några gemensamma faktorer.