360° Feedbackenquêtes – De Complete Gids

Het verzamelen van 360° feedback is een bewezen aanpak om de competenties van werknemers te meten en te versterken en de resultaten van de organisatie te verbeteren.

Deze gids behandelt alles wat je moet weten over 360° feedbackenquêtes, waaronder de vele voordelen ervan, de competenties die een feedbackenquêtes omvat en waarom automatisering de kans op succes van 360° feedback vergroot. Ook ontdek je verschillende op onderzoek gebaseerde goede praktijken bij het implementeren van 360° feedback om je medewerkers en managers te helpen zich te ontwikkelen en hun prestaties te verbeteren.

Inhoudstafel

• Wat is een 360° feedbackenquête?
• De voordelen van 360° feedbackenquêtes
• Het voordeel van het automatiseren van het 360° feedbackproces
• Op welke competenties richten 360° enquêtes zich?
• Hoe schrijf je goede 360° feedbackvragen?
• Waarom open vragen in 360° feedbackenquêtes nuttig zijn
• Goede praktijken bij het aanleveren van 360° enquêteresultaten
• Slotwoord

Wat is een 360° feedbackenquête?

Een 360° feedbackenquête, ook wel een 360° enquête of een 360° beoordeling genoemd, is een proces waarbij feedback over de prestaties van werknemers uit verschillende bronnen wordt verzameld. Feedbackbronnen zijn meestal intern, zoals managers, ondergeschikten, collega’s en zelfbeoordeling, maar kunnen ook afkomstig zijn van externe belanghebbenden waar een werknemer regelmatig contact mee heeft, zoals klanten, leveranciers, verkopers of freelancers.

Het doel van een 360° enquête is om feedback om te zetten in verbeteringen om zowel de prestaties van werknemers als de resultaten van de organisatie te verbeteren. Met dit in gedachten laat een 360° feedbackaanpak werknemers, op elk niveau van een organisatie, toe om de vooruitgang in de tijd te sturen en te controleren.

Onderzoek toont consequent aan dat 360° enquêtes, mits ze goed uitgevoerd worden, helpen bij het ontwikkelen van goed presterende werknemers, sterkere teams en betere organisatorische resultaten. 360° feedbackenquêtes zijn populair bij bedrijven, zowel groot als klein, omdat ze een groot aantal bewezen voordelen opleveren.

De voordelen van 360° feedbackenquêtes

Er zijn veel voordelen verbonden aan het inzetten van 360° feedbackonderzoeken in je organisatie. Deze voordelen situeren zich op meerdere niveaus: op het vlak van werknemers, management en organisatie.

Vanuit het perspectief van een werknemer zijn er drie belangrijke voordelen:

1. Verbeterd zelfbewustzijn. Uit onderzoek blijkt dat het mensen vaak ontbreekt aan zelfbewustzijn – slechts ongeveer 15% van ons beschikt over echt zelfbewustzijn. Om zelfbewustzijn op te bouwen en er profijt van te hebben, moeten werknemers begrijpen hoe anderen hen percipiëren om een nauwkeurig, authentiek begrip te ontwikkelen (en vervolgens te verbeteren) van hoe ze presteren vanuit verschillende perspectieven.
2. Meer rekenschap voor verbetering. Werknemers ontvangen de resultaten van 360° feedback en krijgen inzicht in hun vaardigheden, competenties en prestaties. Deze transparantie schept een verantwoordelijkheidsgevoel voor verandering en de noodzaak tot verbetering.
3. Betere mogelijkheden voor carrièreontwikkeling. Dankzij feedbackenquêtes kunnen mogelijkheden voor carrièreontwikkeling aan het licht komen. Als management en collega’s bijvoorbeeld consequent aangeven dat een werknemer een aanzienlijk potentieel heeft, zal dit waarschijnlijk de aandacht vestigen op carrièremogelijkheden die toelaten om promotie te maken en verder vooruit te raken in de carrière.

Vanuit het perspectief van een manager zijn er vier belangrijke voordelen:

1. Krijg een breder perspectief op de prestaties van werknemers. Hoewel een manager regelmatig contact heeft met werknemers die aan hem rapporteren, ontbreekt het hem vaak aan een totaalbeeld. Met inzichten van anderen die met de werknemer omgaan, krijgt een manager een breder perspectief op de eigenschappen van een werknemer en op hoe goed de werknemer presteert op verschillende taken en projecten.
2. Vaststellen en aanpakken van werkpunten. Niet alleen de werknemer heeft hier baat bij. De manager zal ook snel de hiaten in de prestaties van de werknemer identificeren. Belangrijker nog, de manager kan ook de vaardigheden aanduiden en coachen die nodig zijn om de werkpunten aan te pakken.
3. Verbeter het teamwerk. Een manager heeft waarschijnlijk meerdere medewerkers die aan hem rapporteren. Met 360° feedbackenquêtes kan een manager de vruchten plukken van collectieve verbeteringen van het team om de resultaten van teamwerk naar het volgende niveau te brengen.
4. Het voordeel voor een manager om feedback te krijgen van hun ondergeschikten. Om een goede manager te worden, moet de manager zich ervan bewust zijn hoe zijn ondergeschikten zijn leiderschapsstijl ervaren. Het is cruciaal voor een manager om deze informatie te krijgen, zodat de leiderschapsvaardigheden aangescherpt kunnen worden. Dit is ook van groot belang voor de betrokkenheid van werknemers.

Vanuit het perspectief van een organisatie zijn er ook verschillende voordelen:

1. Verzamelt brede en diepe inzichten. Zoals gezegd, laat 360° feedback toe om bredere perspectieven te krijgen. Maar op organisatieniveau bereiken 360° beoordelingen zowel bredere als diepere inzichten. Organisaties kunnen snel problemen, kansen en onderliggende oorzaken identificeren en aanpakken.
2. Visualiseert vooruitgang in de tijd. Door 360° feedback te verzamelen over verschillende werknemersniveaus in de loop van de tijd, kan een organisatie gegevens visualiseren en de trends, of ze nu goed of slecht zijn, in de loop van de tijd opvolgen. Dit unieke algemeen overzicht is een effectieve manier om trends in de prestaties van de organisatie doorheen de tijd te visualiseren.
3. Impact op meetbare resultaten. Het doel van 360° graden feedback is het verbeteren van werknemers, inclusief de effectiviteit van het leiderschap, wat een meetbaar effect heeft op de resultaten van de organisatie. Onderzoek toont bijvoorbeeld aan dat leiderschapseffectiviteit samenhangt met het behoud van werknemers, hogere klanttevredenheid, hogere winstgevendheid, productiviteit en betrokkenheid van werknemers.

Deze uitgebreide lijst aan voordelen worden echter nog beter gerealiseerd, zoals hieronder wordt benadrukt, wanneer jouw organisatie het 360° feedbackproces automatiseert.

Het voordeel van het automatiseren van het 360° feedbackproces

In tegenstelling tot enkelvoudige indicatoren, zoals de Net Promoter Score, is het 360° proces complexer – het omvat meerdere stappen en veel mensen. Daarom is automatisering waar mogelijk een voordeel om het 360° beoordelingsproces zo efficiënt mogelijk te maken.

Een 360° feedbackoplossing zoals Questback is het meest efficiënte proces om je bedrijf tijd en geld te besparen en de beste inzichten te verkrijgen om de vele eerder beschreven voordelen te realiseren.

Dus welke stappen worden genomen in het 360° feedbackproces en welke kunnen worden geautomatiseerd? Hieronder delen we acht stappen die jouw organisatie kan nemen om de beste resultaten te garanderen.

Stap 1: Communiceer het opzetten van de 360° feedback

Bewustwording is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat werknemers 360° feedback accepteren en responsief zijn. Het is altijd het beste om werknemers mee te krijgen in het proces door alle betrokkenen vóór de implementatie te informeren en voor te bereiden. Deze stap moet volledig transparant zijn en moet gericht zijn op het opbouwen van vertrouwen en buy-in onder het personeel. Wij raden aan voldoende tijd uit te trekken om vragen en zorgen te behandelen en, wat belangrijk is, het hele proces, van begin tot eind, alsook de betrokken tijdschema’s te communiceren.

Stap 2: Selecteer de beoordelaars

Bij Questback adviseren we alleen beoordelaars te selecteren die voldoende professionele ervaring hebben met de werknemer in kwestie, om accurate feedback te garanderen. Elke werknemer heeft ook verschillende perspectieven nodig om de verschillende werkfuncties die ze uitvoeren in kaart te brengen. Wat betreft het aantal beoordelaars, zoals bij elke steekproef, moet je kunnen vertrouwen op de resultaten – onderzoek suggereert dat tien beoordelaars het optimale aantal is om een aanvaardbaar betrouwbaarheidsniveau te bereiken. Wat betreft de persoon die de beoordelaars kiest, adviseren wij om de beoordeelde een aantal van zijn beoordelaars te laten aanwijzen, maar om ook te bepalen dat alle ondergeschikten hun manager moeten opnemen. De acceptatie van 360° beoordelingen zal toenemen als de beoordeelden sommige van hun beoordelaars zelf mogen kiezen.

Stap 3: Verstuur de 360° enquêtes

Het automatiseren van dit proces met een oplossing zoals Questback is enorm belangrijk om ervoor te zorgen dat de distributie efficiënt en snel verloopt. Deze stap omvat meestal een e-mailuitnodiging aan elke beoordelaar en beoordeelde voor zelfbeoordeling. Effectieve e-mailberichten bevatten duidelijke instructies voor het starten en voltooien van het 360° feedbackproces. Beoordelaars kunnen verschillende e-mails ontvangen met meerdere collega’s om te beoordelen. Daarom moet in de e-mailuitnodiging worden aangegeven om welke collega het gaat, waarbij ook de naam bij elke vraag zichtbaar is.

Stap 4: Het invullen van de 360° feedback

Deze stap vereist voldoende tijd om de betrokkenen in staat te stellen nauwkeurige en informatieve feedback te geven. Om ervoor te zorgen dat de enquêtes tijdig worden ingevuld, moet je een deadline opgeven en de beoordelaars eraan herinneren.

Stap 5: Automatiseer rapporten

Ook hier is automatisering sterk aanbevolen om ervoor te zorgen dat de rapporten snel en accuraat worden opgemaakt. Een oplossing zoals Questback bespaart je bedrijf veel tijd, omdat de automatisering feedbackrapporten oplevert voor alle betrokkenen.

Stap 6: Organiseren en houden van feedbackvergaderingen

Vertrouwelijke gesprekken met beoordeelden zijn essentieel om ervoor te zorgen dat feedback wordt besproken en ontwikkelingsmogelijkheden worden vastgesteld. Nogmaals, zorg voor voldoende tijd (één tot twee uur) tijdens de vergaderingen tussen de beoordeelde en de manager of coach, om de beste resultaten te behalen.

Stap 7: Voltooi het ontwikkelingsplan

Het hoofddoel van een 360° beoordeling is feedback te gebruiken om betere resultaten te bereiken voor de werknemer, de manager, het team en de organisatie. Gezien dit doel is een ontwikkelingsplan nodig om deze verbeteringen mogelijk te maken. Deze stap vereist een kritische reflectie over de feedbackbevindingen en het identificeren van mogelijkheden om voort te bouwen op sterke punten alsook om zwakke punten te overwinnen.

Stap 8: Herhaal om vooruitgang te meten

360° feedback enquêtes zijn geen eenmalige gebeurtenis. Om echt de vruchten te plukken van het proces, is het belangrijk om tijdstippen te bepalen om de vooruitgang in de tijd te volgen. 360° feedbacks worden gewoonlijk met vaste tussenpozen herhaald, bijvoorbeeld tussen 8 en 12 maanden.

Nu we weten wat het 360° reviewproces inhoudt, richten we ons vervolgens op de inhoud van de 360° feedbackenquêtes.

Op welke competenties richten 360° enquêtes zich?

Op welke competenties je bedrijf zich richt, hangt af van de sector, de strategische doelen en de organisatiecultuur. Het is altijd goed om in een vroeg stadium na te gaan welke kerncompetenties het belangrijkst zijn voor jouw bedrijf.

Om te bepalen en te plannen welke competenties moeten worden opgenomen, zullen waarschijnlijk discussies, waaronder focusgroepen, nodig zijn om te bepalen welke competenties voor jou prioriteit hebben. Ze zullen waarschijnlijk gericht zijn op verschillende gebieden, zoals:

• Persoonlijke eigenschappen, bv. zelfbewustzijn
• Interpersoonlijke kwaliteiten, bv. communicatie
• Resultaten en uitkomsten, bv. prestaties
• Strategische leiding, bv. beheer van veranderingsprocessen

Wanneer je aanvankelijk competenties in kaart brengt, zul je waarschijnlijk een lange lijst van gewenste eigenschappen, kwaliteiten, resultaten en richtingen opstellen. Een te groot aantal zal echter resulteren in een lange feedbackenquête, met het risico op enquêtemoeheid. Dit is met name het geval bij feedbackbeoordelingen, aangezien beoordelaars waarschijnlijk meerdere enquêtes zullen invullen voor verschillende werknemers.

Bij Questback raden we aan het totale aantal competenties te beperken tot niet meer dan tien. Deze limiet focust medewerkers ook op welke competenties het meest strategisch gewaardeerd worden door jouw bedrijf.

Zodra je een competentiemodel hebt opgesteld waarin de verschillende eigenschappen en resultaten worden beschreven, kun je je richten op de vragen die het meest relevant zijn om elke competentie te meten. Nogmaals, om het risico op enquêtemoeheid te beperken, raden wij je aan het totale aantal feedbackvragen te beperken tot ongeveer 30 à 40 per enquête. Het is cruciaal om logica te gebruiken in de vragenlijst en alleen vragen te stellen die de beoordelaar kan beantwoorden. Daarmee bedoelen we dat collega’s en ondergeschikten andere vragen kunnen beantwoorden wanneer je bijvoorbeeld het leiderschap van de werknemer wilt evalueren.

Bij Questback raden we ook aan om vragen aan te passen aan roltypes en functieniveaus. Het is onwaarschijnlijk dat alle vragen relevant zijn voor iedereen die in je bedrijf werkt.

Daarom is het essentieel om bij het ontwerpen en plannen van je 360° beoordelingen in kaart te brengen welke competenties een must zijn, en welke specifieke vragen deze competenties voor verschillende werknemers het beste kunnen meten. In dit verband is het van het grootste belang dat de vragen goed worden geformuleerd om waardevolle en accurate beoordelingen te genereren, zoals hierna wordt besproken.

Whitepaper

Guide for high employee engagement

Find the 4 driving forces of engagement split up into 33 solid methods that you can use to be a better leader and raise your team’s performance.

Download

Hoe schrijf je goede 360° feedbackvragen?

Slecht ontworpen 360° feedbackenquêtes zullen de betekenis en waarde van je gegevens ondermijnen. Erger nog, als slecht gekaderde vragen verkeerde resultaten opleveren, dreigt deze fout wantrouwen te wekken bij de medewerkers. Daarom hangt het succes van je 360° beoordelingen ook af van het ontwerp en de inkadering van je feedbackvragen.

Een goede opzet van de feedbackvragen houdt in dat elke vraag onbevooroordeeld, redelijk en niet-veroordelend moet zijn. De beoordelingsschaal moet ook een waaier aan antwoorden mogelijk maken. Hoe de beoordelingsschalen moeten worden opgezet, hangt ook af van je doel.

Prestaties zullen waarschijnlijk correct worden gemeten als je 360° review gericht is op professionele ontwikkeling. Je zou bijvoorbeeld een schaal met 5 niveaus kunnen gebruiken, gaande van “Altijd” tot “Nooit”. Als de focus op beoordeling ligt, is een vergelijkende aanpak wellicht beter. De schaal met 5 niveaus die aan de beoordelaars wordt aangeboden zou bijvoorbeeld kunnen variëren van “Bij de beste 10%” tot “Bij de onderste 10%” om vergelijkingen tussen werknemers mogelijk te maken.

Stel de vraag zo op dat hij slechts één vaardigheid meet, want vragen met twee componenten zijn misleidend. Test op dit punt altijd of de vragen ondubbelzinnig en duidelijk zijn en niet moeilijk te begrijpen.

Hoewel het bovenstaande tips geeft voor het opstellen en ontwerpen van vragen, is het altijd het beste om een beroep te doen op experts met kennis van 360° enquêtes om een robuust 360° instrument te creëren. Met een oplossing zoals Questback adviseert en construeert ons team van experts enquêtes die aan hoge normen voldoen. Dit advies garandeert validiteit en nauwkeurigheid zodat je de meeste waarde haalt uit je 360° feedbacks. En één van onze aanbevelingen is om gestructureerde vragen aan te vullen met open vragen, die hierna worden besproken.

Waarom open vragen in 360° graden feedbackenquêtes nuttig zijn

Terwijl gestructureerde vragen een snelle manier zijn om inzichtelijke gegevens te verzamelen, bieden open vragen een rijk inzicht in het “waarom?” achter de beoordelingsantwoorden. Dit is waardevol omdat verbetering het doel is van 360° beoordelingen en kennis van het waarom zal werknemers, managers en je organisatie helpen veranderingen door te voeren.

Of je het beantwoorden van de open vragen nu wel of niet verplicht stelt, het is goed om na te gaan waar en hoe deze open vragen zullen worden gesteld.

Bijvoorbeeld, na een gestructureerde vraag, zou je kunnen vragen: “Gelieve je antwoord nader toe te lichten”. Daarnaast zou je aan het einde van je feedbackenquête kunnen vragen: “Wat zou je nog meer willen delen over deze werknemer?” of “Kun je specifieke voorbeelden geven om je antwoord(en) toe te lichten?”.

Open vragen kunnen ook een middel zijn voor beoordelaars om hun ideeën voor te stellen. Bijvoorbeeld: “Op welke manieren kan (naam werknemer) verbeteren?”.

Nu we de basis hebben gelegd voor wat 360° gradenenquêtes inhouden, is het belangrijk om de aandacht te vestigen op de goede praktijken om ten volle de vruchten te plukken van dit inzichtelijke proces.

Goede praktijken bij het aanleveren van 360° feedbackresultaten

Zowel uit onderzoek als uit onze uitgebreide ervaring bij Questback blijken verschillende goede praktijken die je kunt implementeren om succesvolle 360° beoordelingen te leveren. Hieronder vind je tien suggesties om het succes van je 360° feedbacksysteem te maximaliseren.

1. Ontwikkel een feedbackcultuur. Aangezien vertrouwen, betrokkenheid en verandering essentieel zijn, is het cruciaal om de nodige tijd en middelen te investeren in het ontwikkelen en onderhouden van een gezonde feedbackcultuur.

2. Zorg in een vroeg stadium voor buy-in. Vanaf het begin is buy-in van alle relevante stakeholders alsook van het leiderschapsteam essentieel om een hoge mate van betrokkenheid te garanderen. Deze vroege buy-in vergroot je kansen op een succesvolle implementatie.

3. Wees doelgericht. Het is essentieel om duidelijk te zijn over het hoofddoel van je 360° Zoals hierboven vermeld, kan het gebaseerd zijn op ontwikkeling of beoordeling. Zodra dit duidelijk is, zal het ontwerp van je hele 360° aanpak veel effectiever zijn.

4. Meet succes. Hoe weet je of je 360° beoordelingssysteem succesvol is? Begin met het doel voor ogen: hoe ga je het succes van je programma evalueren? Ga je de deelnamegraad meten? Of ga je feedback verzamelen – kwalitatief en kwantitatief – over het feedbackproces? Focus op de kloof tussen zelfbeoordeling en de perceptie van andere beoordelaars in de rapportage.

5. Investeer in training. Goed feedback kunnen geven en ontvangen is een vaardigheid. Wij raden aan om trainingen te voorzien voor je medewerkers om ervoor te zorgen dat je systeem accurate, goed gegeven feedback vastlegt.

6. Communiceer regelmatig. Hoe meer werknemers zich bewust zijn van je 360° processen en de voordelen ervan, hoe hoger de betrokkenheid. Daarom is het het beste om regelmatig en tijdig te communiceren, inclusief het tijdig opleveren van de resultaten.

7. Stem af op je strategie. Zoals eerder gesuggereerd, is het afstemmen van competenties en feedbackresultaten op je strategische doelen en waarden essentieel. Hoe meer het afstemmen hiervan echt expliciet wordt vermeld, hoe beter de resultaten.

8. Zorg voor anonimiteit. Nauwkeurige resultaten vereisen eerlijke feedback. Om de accuraatheid te vergroten, raden wij aan alle antwoorden waar mogelijk anoniem te houden. Wees duidelijk over het kleinst aantal gegroepeeerde antwoorden dat zal worden gepubliceerd. Meestal worden de resultaten voor elke groep beoordelaars afzonderlijk gepresenteerd, d.w.z. manager, collega’s, enz. En in dit geval wordt het antwoord van de manager niet anoniem gehouden.

9. Integreer 360° Een 360° enquête is geen eenmalige gebeurtenis. Het maakt deel uit van je streven om de werknemerservaring en de organisatorische resultaten te behouden en te verbeteren. Met een oplossing zoals Questback kun je jouw 360° enquêtes volledig integreren met andere statistieken over werknemerservaringen, om een volledig beeld te krijgen.

10. Pas je 360° programma’s aan op jouw maat. Aangezien jouw bedrijf uniek is, kun je jouw feedbacksysteem het beste aanpassen aan jouw bedrijf. Dit kan gaan van de toon tot de branding van de enquête. Bij Questback zorgen we ervoor dat 360° oplossingen goed passen bij jouw bedrijf.

Slotwoord

360° feedbackenquêtes laten toe om evenwichtige en accurate feedback te verzamelen. In deze gids hebben we de voornaamste overwegingen besproken om jouw 360° beoordelingen succesvol te maken en om de beste resultaten voor jouw onderneming te verzekeren.