Näin suunnittelet hyvän verkkokyselyn

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tämä vanha sanonta pätee myös verkkokyselyihin.

Kun suunnittelet kyselyn alusta lähtien huolella, saat siitä parhaan mahdollisen hyödyn yrityksellesi. Myös vastaajat arvostavat sitä, ettei heidän aikaansa kuluteta turhaan. Miksi kysyä, jos vastauksilla ei ole mitään merkitystä?

Olemme koonneet alle viiden kohdan muistilistan asioista, jotka kannattaa huomioida kyselyä laadittaessa. Toivottavasti listasta on sinulle hyötyä, kun seuraavan kerran laadit verkkokyselyn kohderyhmällesi.

1. Määritä kyselyn tarkoitus – mitä haluat tietää?

Monet käyttävät aivan liian vähän aikaa sen selvittämiseen, mihin kysymyksiin kyselyillä halutaan vastauksia ja mihin saatuja tuloksia käytetään. Jos kyselyn tarkoitus on epäselvä, on oikeiden kysymysten esittäminen vaikeaa. Väärillä kysymyksillä et puolestaan saa tarvitsemiasi tietoja. Pohdi siis aivan ensimmäiseksi, miksi kysely tehdään.

Tarkoituksen määrittely on onnistuneen kyselyn kannalta välttämätöntä. Se vaikuttaa menetelmän ja vastaajien valintaan sekä siihen, miten kysymykset muotoillaan.

Määrittelyvaiheessa voit kysyä itseltäsi: Mihin haluan käyttää tuloksia? Onko kyselyn tarkoitus esimerkiksi valmistella myyntihenkilöstöä tulosten perusteella tehtäviin toimiin? Esitelläänkö tulokset yritysjohdolle? Ja niin edelleen. Valittu tarkoitus vaikuttaa kysymysten asetteluun.

2. Mikä on kyselysi kohderyhmä?

Jotta tulokset antaisivat oikea kuvan todellisuudesta, on välttämätöntä, että kyselyn kohderyhmä on selkeästi määritelty. Näin varmistat, että kysymykset ovat merkityksellisiä ja tulokset koskevat vain kyselyyn valittua ryhmää. Kohderyhmä vaikuttaa myös siihen, kuinka laaja kyselystä voidaan tehdä.

3. Millä aikataululla kysely toteutetaan?

Kun tarkoitus ja kohderyhmä ovat selvillä, toteutuksen suunnittelu kannattaa aloittaa aikataulun laatimisesta. Siten varmistat, että saat tarvitsemasi tulokset oikeaan aikaan. Muista pitää mielessä ainakin seuraavat osa-alueet ja varaa niille riittävästi aikaa kalenteristasi:

• Suunnitteluvaihe
• Kysymysten ja vastausvaihtoehtojen laatiminen
• Palaute työryhmältä/kollegoilta/yhteistyökumppaneilta
• Testaus ja laadunvarmistus
• Tietojen kerääminen, mukaan lukien muistutukset!
• Tietojen tulkinta ja analysointi
• Raportoinnin laatiminen ja tarvittaessa esityksen tekeminen
• Tulosten käsittely ja jatkotoimenpiteiden määrittäminen.

On hyvä pitää mielessä, ettei kyselyihin vastaaminen ole yleensä ensimmäisenä kohderyhmän tärkeysjärjestyksessä. Varaa siis vastausten keruulle riittävästi aikaa – älä unohda mahdollisia muistutusviestejä!

4. Kerran vuodessa vai useammin?

Kattavien, kerran vuodessa tehtävien kyselyiden sijaan kannattaa suosia useita pienempiä kyselyitä, jotka liittyvät tiettyihin prosesseihin tai tapahtumiin.

Prosessipohjaiset kyselyt toimivat hyvin esimerkiksi kurssi- ja tapahtuma-arvioinneissa, asiakaspalvelukokemuksen mittaamisessa ja työntekijän perehdytyksen yhteydessä.

Prosessipohjaisten kyselyjen etu on se, että kokemus on vielä tuoreena vastaajan mielessä, jolloin kyselyyn vastaaminen on merkitysellisempää. Samalla saat välittömästi tiedon siitä, mikä toimii hyvin ja mikä kaipaa vielä kehittämistä. Jokainen vastaus antaa siis mahdollisuuden monistaa hyviä käytäntöjä ja tehdä asioita entistä paremmin.

Jos kysely toteutetaan ainoastaan kerran tai kahdesti vuodessa, sen avulla kerätty tieto on usein ehtinyt vanhentua jo ennen kuin se päätyy liiketoimintapäättäjien tietoon. Kysymällä usein pysyt aina asiakkaittesi – ja tarvittaessa myös työntekijöittesi – pulssilla.

5. Mitä aiot kysyä?

Kun neljä ensimmäistä kohtaa on selätetty, voit aloittaa varsinaisen kyselyn laatimisen. Viidennessä ja viimeisessä kohdassa on aika keskittyä siihen, millaisia kysymyksiä sinun on kysyttävä saadaksesi haluamasi vastaukset.

Näiden viiden vinkin avulla olet taas muutaman askeleen lähempänä entistä parempaa verkkokyselyä. Oli sitten kyse kokousarvioinneista, kurssiarvioinneista, asiakaskokemuksen mittaamisesta tai jäsen- tai henkilöstökyselyistä, onnistumisen kannalta on välttämätöntä, että ymmärrät kyselyn perimmäisen tarkoituksen ja tiedät, keitä kohderyhmääsi kuuluu.