Pulssikysely ja henkilöstökysely: Viisi tärkeää eroa

Pulssikysely on erittäin suosittu työkalu, jonka avulla työntekijöiltä saadaan nopeasti ja säännöllisesti palautetta kriittisistä asioista. Seuraavaksi kerromme, miten oikein toteutettu pulssikysely toimii muutosjohtajuuden työkaluna.

Tässä oppaassa kerrotaan kaikki, mitä sinun tulee tietää työntekijöiden pulssikyselyistä, mukaan lukien miten ne eroavat perinteisistä henkilöstökyselyistä. Sinulle selviää pulssikyselyiden erityispiirteet, sekä miten ja miksi ne ovat kehittyneet tehokkaaksi työkaluksi sen jälkeen, kun niiden tarve tunnistettiin 1920-luvulla. Lisäksi korostamme niiden yrityksille tuomia tärkeimpiä etuja, mihin niiden tulisi keskittyä ja miten pulssikysely kannattaa rakentaa ja toteuttaa parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Yhteenveto: Mitkä ovat parhaat käytännöt työntekijöiden pulssikyselyissä?

Lyhyissä, usein toistuvissa työntekijöiden pulssikysely tutkimuksissa kysytään kysymyksiä organisaatiosi kiireellisimmistä ja ajankohtaisimmista strategisista kysymyksistä. Kerätäksesi merkityksellistä tietoa, sinun tulee mitata trendejä ajan mittaan, varmistaa vastauksien anonyymeys, sekä vastata nopeasti ja avoimesti työntekijöiden palautteeseen osoittaaksesi, että arvostat työntekijöiden ääntä.

Sisällysluettelo

• Mikä on työntekijöiden pulssikysely?
• Viisi eroa pulssikyselyn ja henkilöstökyselyn välillä
• Työntekijöiden pulssikyselyiden historia
• Työntekijöiden pulssikyselyiden hyödyt
• Mihin pulssikyselyissä tulisi keskittyä?
• Essentials-pulssikyselyn kysymykset
• Parhaat käytännöt pulssikyselyiden käytössä
• Loppusanat

Mikä on työntekijöiden pulssikysely?

Työntekijöiden pulssikysely on lyhyt, usein toistuva kysely, jonka tarkoituksena on kerätä ajantasaista palautetta ja arvokkaita tietoja työntekijöiltä. Joustavuutensa ansiosta niillä voidaan käsitellä mitä tahansa kiireellistä työhön liittyvää aihetta, aina organisaatiokulttuurista työtyytyväisyyteen ja toimenpiteiden tehokkuuteen.

Työntekijöiden säännöllinen kyselytutkimus tarjoaa organisaatiollesi nopean ja helpon tavan seurata työntekijöitä ja heidän suhdettaan työpaikkaan sekä tunnistaa mahdolliset ongelmat tai parannuskohteet. Pulssitutkimukset toimivat siis säännöllisinä tarkistuksina, joiden avulla voidaan aktiivisesti kuunnella työntekijöiden ääntä ja vastata siihen.

Mutta mitä eroja on pulssikysely ja henkilöstökysely teemoilla?

Viisi eroa pulssikyselyn ja henkilöstökyselyn välillä

Vaikka sekä työntekijöiden pulssikyselyillä että sitoutumiskyselyillä pyritään mittaamaan työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista, on olemassa viisi keskeistä eroa.

1. Toistuvuus: Työntekijöiden pulssikyselyt tehdään useammin kuin työntekijöiden sitoutumiskyselyt. Henkilöstötutkimus tehdään tyypillisesti vuosittain tai puolivuosittain, kun taas pulssikyselyt tehdään usein kuukausittain, neljännesvuosittain tai jopa viikoittain.
2. Pituus: Työntekijöiden pulssikyselyt ovat paljon lyhyempiä kuin työntekijöiden sitoutumiskyselyt. Niissä on vain muutama kysymys, ja ne voidaan täyttää muutamassa minuutissa. Työntekijöiden sitoutumiskyselyt voivat sisältää kymmeniä kysymyksiä, ja niiden täyttäminen kestää paljon kauemmin.
3. Painotus: Työntekijöiden pulssikyselyissä keskitytään keräämään palautetta tietyistä asioista tai aiheista, kuten viestinnästä, työ- ja yksityiselämän tasapainosta tai esimiehen tuesta. Työntekijöiden sitoutumiskyselyt on taas suunniteltu mittaamaan yleistä sitoutumista ja tyytyväisyyttä organisaatioon.
4. Joustavuus: Toisin kuin perinteiset henkilöstötutkimukset, pulssikyselyt eivät ole sidottuja tiukkoihin sääntöihin – sinä päätät, mihin pulssikyselyssä keskitytään. Näin yrityksesi voi keskittyä siihen, mikä on yrityksellesi juuri nyt tärkeintä.
5. Toiminnallisuus: Työntekijöiden pulssikyselyt tarjoavat välittömämpiä ja paremmin hyödynnettävissä olevia tietoja, joita voidaan käyttää nopeiden muutosten ja parannusten tekemiseen. Sitoutumiskyselyt sen sijaan antavat kattavamman kuvan työntekijöiden sitoutumisesta, jonka avulla voidaan laatia pitkän aikavälin strategioita ja aloitteita.

Molemmat tutkimustyypit tuottavat valtavasti arvoa. Siksi on viisasta olla valitsematta vain jompaa kumpaa. Molemmat kyselytyypit toimivat parhaiten yhdessä toistensa kanssa, jolloin yrityksesi saa parhaan mahdollisen tuoton sijoitukselleen.

Työntekijöiden pulssikyselyiden historia

Useimmat väittävät, että pulssikyselyt ovat peräisin 2000-luvun alkupuolelta, jolloin organisaatiot alkoivat huomata, että työntekijöiltä tarvitaan tiheämpää ja oikea-aikaista palautetta. Vaikka termi ”pulssikysely” on suhteellisen uusi, niiden perusteet ja alkuperä ovat peräisin 1920-luvulta.

Tyypillisesti tätä on kutsuttu työntekijöiden asenteiden testaamiseksi ja sen uranuurtajana toimi tutkija David Houser. Aihe alkoi saada ylimmän johdon ja akateemisten tutkijoiden huomiota 1920- ja 1930-luvuilla.

Vaikka käyttäytymistieteilijät tekivät uraauurtavaa tutkimusta, työntekijöiden asenteiden kartoittaminen rajoittui kuitenkin vain muutamaan edistykselliseen yritykseen. Vasta toisen maailmansodan jälkeen vauhti kiihtyi ja sen suosio nousi huimasti. Sen nousuun liittyi kuitenkin myös epäilyjä puolueellisuudesta – kertoisivatko työntekijät totuudenmukaisesti todellisista kokemuksistaan? Tämä johti lukittuihin ”äänestyslaatikoihin” ja muihin toimenpiteisiin palautteen saamiseksi nopeasti ja nimettömyyden varmistamiseksi.

Näiden ensimmäisten tutkimusten ja niiden vaihtelevan suosion jälkeen pulssitutkimukset ovat kehittyneet – mittaukset ovat parantuneet ja harhojen torjunta on tehostunut. Nykyään ne ovat laajempia ja suositumpia kuin koskaan aiemmin teknisen kehityksen, kuten verkkokyselyalustojen ja mobiilisovellusten, ansiosta. Questbackin kaltaiset palveluntarjoajat tekevät pulssitutkimusten hallinnoinnista ja reaaliaikaisen palautteen keräämisestä paljon helpompaa ja tehokkaampaa.

Miksi pulssikyselyt ovat nykyään niin suosittuja? Kuten seuraavaksi todetaan, ne tarjoavat useita merkittäviä etuja mille tahansa organisaatiolle.

Työntekijöiden pulssikyselyiden hyödyt

Nykyään pulsseja hyödyntävät kaikenkokoiset organisaatiot eri toimialoilla. Miksi? Lukuisten vaikuttavien liiketoimintahyötyjen vuoksi. Seuraavaksi luettelemme muutamia merkittäviä etuja:

Elämme VUCA-maailmassa (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous). Mikään yritys ei voi välttyä siltä, että maailma on yhä epävakaampi, epävarmempi, monimutkaisempi ja monitulkintaisempi. Ei ole yllättävää, että vuosittainen kyselytutkimus ei kerro henkilöstön reaaliaikaisia ajatuksia, asenteita ja huolenaiheita. Sen sijaan on tärkeää saada selville, mitä työntekijät ajattelevat ja tuntevat juuri nyt. Kuten aiemmin korostettiin, pulssikyselyn joustavuuden ansiosta sen kysymykset voidaan mukauttaa sen mukaan, mikä on juuri nyt tärkeintä.

Tietoon perustuva päätöksenteko. Pitkien kyselyiden epämiellyttävä totuus on niiden alhaisempi vastausprosentti. Mitä pidempi ja monimutkaisempi kysely on, sitä alhaisempi vastausprosentti on – tämä uhkaa edustavuutta ja heikentää sen mahdollista arvoa. Siksi pulssikyselyt tuottavat yleensä luotettavaa tietoa. Toisin sanoen pulssitutkimusten tiedot kertovat paremmin siitä, mitä suurin osa työntekijöistä haluaa, eikä vain äänekäs vähemmistö. Lisäksi tämä tietoon perustuva lähestymistapa edistää ketteriä parannuksia. Näin ollen pulssikyselyn avulla yrityksesi voi tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, jotka ovat linjassa esille tulleiden työntekijöiden tarpeiden, prioriteettien ja mieltymysten kanssa.

Merkittävien kustannussäästöjen tuottaminen. Kun työnantajat saavat ajoissa palautetta ja reagoivat sen perusteella, syntyy merkittäviä kustannussäästöjä. Kun organisaatiot jättävät ongelmat hoitamatta, se huonontaa tuottavuutta, brändin arvoa ja työntekijöiden vaihtuvuusastetta. Sitä vastoin, jos pulssikyselyssä saatuihin tietoihin reagoidaan, ongelmat voidaan katkaista jo alkuvaiheessa ennen kuin ne eskaloituvat ja aiheuttavat suurempia kustannuksia.

Parempi organisaatiokulttuuri. Pulssikyselyt auttavat organisaatioita luomaan myönteisen ja kannustavan kulttuurin useiden mekanismien avulla. Ensinnäkin säännöllinen kyselytutkimus viestii, että työntekijöiden ääntä arvostetaan – tämä lisää luottamusta, omistautumista ja työntekijöiden sitoutumista. Lisäksi jos työnantaja reagoi kyselyyn, se tunnistaa mahdollisuuksia tehdä muutoksia, jotka hyödyttävät työntekijöitä. Tämä johtaa myönteisempään työympäristöön ja suurempaan brändiarvoon, mikä auttaa houkuttelemaan ja pitämään huippulahjakkuuksia.

Mittaa trendejä pitkällä aikatähtäimellä. Mihin aiheeseen pulssikyselysi sitten kohdistatkin, kykysi tunnistaa ja seurata trendejä ajan mittaan on tärkeä etu. Onko esimerkiksi työmoraali, sitoutuminen, luottamus jne. parantunut vai heikentynyt ajan myötä? Onko toimenpiteilläsi vaikutusta? Visualisoimalla nämä tiedot tiivistetysti taulukoissa saat nopeasti ja tehokkaasti tietoa siitä, miten työntekijöillä menee, koska työntekijöiltä kysytään säännöllisesti ja johdonmukaisesti, mitä he ajattelevat ja tuntevat.

Kaiken kaikkiaan pulssikyselyt tarjoavat ketterän työkalun työntekijöiden sitoutumisen, tuottavuuden, vaihtuvuuden ja vastuullisuuden mittaamiseen ja muuttamiseen.

Mihin pulssikysely teeman tulisi keskittyä?

Kun vaihtoehtoja on niin paljon, mihin pulssitutkimuksissa pitäisi sitten keskittyä? Lopullisen päätöksen tulisi heijastella nykyisiä tavoitteitasi, erityisiä kysymyksiä tai huolenaiheita. Alla esittelemme joitakin yleisiä teemoja, joihin pulssikyselyissä usein keskitytään:

Työntekijöiden sitoutuminen: Kysymykset työntekijöiden omistautumisesta, innostuksesta ja sitoutumisesta työhön ja organisaatioon.

Johdon tuki: Kysymykset, jotka koskevat työntekijöiden esimiehiltään saaman tuen ja ohjauksen laatua, mukaan lukien palaute, tunnustaminen ja valmennus.

Viestintä: Kysymykset organisaationne viestinnän tehokkuudesta, mukaan lukien viestinnän selkeys ja päivitysten tiheys.

Työmäärä sekä työn ja yksityiselämän tasapaino: Kysymykset työntekijöiden työmäärästä, työmäärän jakautumisesta ja kyvystä ylläpitää tasapainoista työ- ja yksityiselämää.

Urakehitys: Kysymykset työntekijöiden käsityksistä mahdollisuuksista urakehitykseen, etenemiseen ja taitojen kehittämiseen organisaatiossanne.

Monimuotoisuus, tasa-arvo ja osallisuus: Kysymykset työntekijöiden kokemuksista monimuotoisuudesta ja osallisuudesta yrityksessänne, mukaan lukien käsitykset oikeudenmukaisuudesta ja mahdollisuuksista kaikille työntekijöille.

Terveys ja hyvinvointi: Kysymykset työntekijöiden fyysisestä ja henkisestä terveydestä, mukaan lukien resurssien ja tuen saatavuus.

Minkälaisia pulssikysymyksiä sinun pitäisi sitten kysyä, riippumatta pulssikyselyidesi painopisteestä?

Essentials-pulssikyselyn kysymykset

Kun strateginen painopisteesi on selvillä, sinun on konkretisoitava painotus kysymyksiksi.

Jotta tämä onnistuisi hyvin, sinun on mietittävä mitä ja miksi. Ensinnäkin, mikä on se tärkein tulos, josta olet eniten kiinnostunut? Sinun on myös laadittava kysymyksiä, joiden avulla saat vastauksen kysymykseen miksi – eli mikä on toiminnan perusta. Jos nämä jäävät huomiotta, optimaalisen ratkaisun löytäminen on vaikeaa.

Lyhyyden vuoksi liikkumavaraa on vähän – kaikkien kysymysten on oltava välttämättömiä, jotta pulssimenetelmästä olisi hyötyä. Questbackilla on käytössään vahva kysymyspankki, ja suosittelemme korkeintaan 15-20 kysymystä. Kysymyksiä voi kuitenkin olla vain viisi tai jopa vähemmän.

Nyt kun tiedät, mihin kannattaa keskittyä ja kuinka monta kysymystä tarvitset, on aiheellista miettiä, millaisia kysymystyyppejä käytät. Suosittelemme käyttämään suurelta osin suljettuja kysymyksiä ja muutamia avoimia kysymyksiä.

Tärkeimmän suljetun kysymyksen tulisi mitata strategista tulosta, josta olet kiinnostunut. Esimerkiksi Työntekijöiden NPS-tulos on suosittu valinta. Esimerkki NPS-kysymyksestä on: ”Kuinka todennäköisesti suosittelisit työnantajaasi kollegalle tai ystävälle?”.

Tarvitaan myös suljettujen kysymysten kokoelma, jotta voidaan mitata, mikä vaikuttaa strategisiin tuloksiin. Nämä kysymykset voivat olla Likert-asteikkoja (esim. täysin eri mieltä tai täysin samaa mieltä), semanttisia asteikkoja (esim. tarpeeton tai välttämätön) ja luokittelukysymyksiä, joilla kartoitetaan tärkeysjärjestystä.

Vaikka suljetut kysymykset ovatkin hyödyllisiä, vaarana on, että mitattavaa strategista tulosta, esimerkiksi työntekijöiden sitoutumista, ohjaavat tekijät jäävät huomiotta. Tämän vuoksi on erityisen tärkeää sisällyttää yksi tai kaksi avointa kysymystä. Avoimen kysymyksen avulla työntekijät voivat ”purkaa asioitaan”. Tarjoamalla tilaisuuksia katarttisten vastausten antamiseen parannat todennäköisyyttä, että huomiotta jääneet asiat paljastuvat.

Vaikka hyvin laadittuja kysymyksiä pidetään parhaana käytäntönä, pulssikyselyiden koko potentiaalia ei kuitenkaan hyödynnetä täysimääräisesti, ellet ota huomioon useita muita tärkeitä käytäntöjä.

Parhaat käytännöt kun pulssikysely on käytössä

Hyvin toteutettuna pulssikyselyt ovat erittäin arvostettuja johtamisvälineitä, joiden avulla voidaan saada aikaan muutosvoimaa. Tässä esitellään 6 käytäntöä, joiden avulla hyödyt voidaan maksimoida.

1. Löydä sinulle sopivin toistuvuus. Liiallinen tiheys lannistaa kyselyyn vastaamista; liian harvoin toteutettu tiheys jättää tilaisuuksia käyttämättä ja aiheuttaa kielteisiä vaikutuksia. Optimaalisen tiheyden löytämiseksi on parasta seurata vastausprosenttia ja kerätä palautetta työntekijöiltä. Kun olet löytänyt optimaalisen kyselytiheyden, mieti kysymysten optimaalista määrää. Esimerkiksi jos kysymykset esitetään kahdesti viikossa, ei kannata kysyä liikaa, esimerkiksi enintään 5-10 kysymystä. Jos taas neljännesvuosittainen taajuus on optimaalinen, voit kysyä useampia kysymyksiä.
2. Automatisoi pulssit. Erilaisten kyselytyyppien käyttöönotto on erittäin hankalaa, jos lähestymistapaa ei automatisoida. Questbackin kaltaisen asiakas- ja henkilöstökokemusratkaisun avulla asiakkaat hyötyvät kyselyiden sujuvasta ja tehokkaasta toiminnasta, talon sisäisestä asiantuntemuksesta ja tietojen visualisointityökaluista, joiden avulla saadaan irti mahdollisimman paljon tietoa. Lyhyesti sanottuna, automatisointi vie vaivaa toteutuksesta ja lisää toimintakelpoisten oivallusten tuottamista, joiden avulla voit muuttaa liiketoimintaasi.
3. Suojaa anonymiteetti ja varmista luottamuksellisuus: Työntekijöiden tulisi tuntea olonsa mukavaksi ja turvalliseksi antaessaan palautetta, joten on tärkeää suojella heidän anonymiteettiään ja luottamuksellisuuttaan. Tämä tarkoittaa, että vastauksien täytyy olla 100-prosenttisesti nimettömiä eikä niitä voida yhdistää yksittäisiin työntekijöihin. Kyselyjen anonymiteettiin liittyviä parhaita käytäntöjä löydät blogikirjoituksestamme osoitteesta [insert link/keywords].
4. Toimi oivallusten perusteella: Pulssien tiedoilla ei ole arvoa, ellet toimi oivallusten perusteella. Tämä tarkoittaa, että sinun on toimittava ajoissa. Jos jätät toimet tekemättä tai vältät niitä liian kauan, työntekijöiden luottamus todennäköisesti murenee ja epäilykset lisääntyvät. Varaa siis aikaa etukäteen, jotta voit seurata nopeasti syntyneitä oivalluksia.
5. Seuraa avoimesti: Toiminta menettää vaikutuksensa, jos viestintä puuttuu. Kun noudatat ”te sanoitte, me teimme” -lähestymistapaa, lähetät vahvan viestin kaikille työntekijöille – sinun äänelläsi on vaikutusta. Seurannassa on tiedotettava kaikista pulssikyselyiden perusteella tehdyistä muutoksista tai parannuksista. Lisäksi on tärkeää pitää työntekijät ajan tasalla jatkuvasta edistymisestä. Näin rakennetaan ja ylläpidetään työntekijöiden luottamusta ja sitoutumista kyselyprosessiin.
6. Ota käyttöön järjestelmä: Järjestelmät, kehykset ja mallit tuovat rakennetta monimutkaisiin prosesseihin. Professori Theresa Welbournen kehittämä Data-Dialogue-Action-Results-malli on hyödyllinen kehys pulssitutkimusprosessien ohjaamiseen. Siihen kuuluu: (1) Data – pulssitietojen hankkiminen ja analysointi, (2) Dialogi – työntekijöiden kertomien tarinoiden ymmärtäminen ja tutkiminen, (3) Toiminta – varmistetaan, että havainnot ovat käyttökelpoisia ja mahdollistavat muutoksen, ja (4) Tulokset – tulosten jakaminen työntekijöiden äänen voiman osoittamiseksi.

Loppusanat

Pulssikyselyt eivät ole pelkästään kiva juttu. Hyvin käytettynä tämä työkalu tuottaa transformatiivista muutosta. Sen onnistuminen edellyttää kuitenkin työntekijöiden äänen arvostamista ja siihen luottamista. Siksi paras tapa tuottaa liiketoimintatuloksia on toimia anonyymien, johdonmukaisten, luotettavien ja säännöllisten työntekijöiden ääntä mittaavien pulssikyselyiden perusteella.