360°-kysely – 360 asteen palaute – Täydellinen opas

360°-kysely ja/tai 360 asteen palaute on todistettu tapa mitata ja parantaa työntekijöiden osaamista sekä parantaa organisaation tuloksia.

Tämä opas kattaa kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää 360°-kyselystä. Käsittelemme 360 asteen palautteen keskeisimmät hyödyt, ja käymme myös läpi, miksi automaatio lisää 360°-kyselyn onnistumisen todennäköisyyttä. Näyttöön perustuvien parhaiden käytäntöjen ja yhdessä 360 asteen palautteen kanssa autat työntekijöitäsi ja johtajiasi kehittymään sekä parantamaan suorituskykyään.

Sisältö

• Mikä on 360°-kysely?
• 360 asteen palautteen hyödyt
• 360°-kyselyn tuomat automatisoinnin edut
• Mihin pätevyyksiin 360 asteen palaute keskittyy?
• Miten kirjoitetaan hyviä 360°-palautekyselykysymyksiä
• Miksi avoimen vastauskentän kysymykset ovat hyviä 360°-palautekyselyissä?
• Parhaat käytännöt 360°-kyselytulosten raportoinnissa
• Loppusanat

Mikä on 360°-kysely?

360°-kysely, jota kutsutaan myös 360 asteen palautteeksi tai 360 asteen katsaukseksi, kerää palautetta työntekijöiden suorituksista eri lähteistä. Palautelähteet ovat tyypillisesti sisäisiä, mukaan lukien johtajat, alaiset, kollegat ja itsearviointi, mutta niitä voidaan hankkia myös ulkoisilta sidosryhmiltä, joihin työntekijä on säännöllisesti vuorovaikutuksessa, kuten asiakkailta, tavarantoimittajilta, myyjiltä tai urakoitsijoilta.

360°-kysely ja sen tarkoituksena on jalostaa palaute käytäntöön työntekijöiden suorituskykyä ja organisaation tulosta parantaen. Tätä silmällä pitäen 360 asteen palaute antaa organisaation kaikilla tasoilla oleville työntekijöille mahdollisuuden vaikuttaa, ja seurata myös omaa kehitystään ajan mittaan.

Tutkimukset osoittavat johdonmukaisesti, että hyvin tehty 360°-kysely voi auttaa luomaan tehokkaampia työntekijöitä, vahvempia tiimejä, ja parempia tuloksia organisaatiolle. 360°-tutkimukset ovat suosittuja suurten ja pienten yritysten keskuudessa, koska ne tarjoavat todistetusti monipuolisia hyötyjä.

360 asteen palautteen hyödyt

Voit saavuttaa monenlaisia hyötyjä ottamalla 360°-kysely teeman käyttöön organisaatiossasi.

Kolme tärkeintä 360°-kysely etua työntekijän näkökulmasta:

1. Lisääntynyt itsetietoisuus. Tutkimukset osoittavat, että ihmisiltä puuttuu usein tarvittavaa itsetietoisuutta – vain noin 15 prosentilla meistä on aito itsetietoisuus. Jotta työntekijät voivat rakentaa itsetietoisuuttaan, heidän on ymmärrettävä, miten muut näkevät heidät. Tällöin he voivat kehittää ja parantaa autenttista ymmärrystä siitä, miltä heidän suorituksensa näyttää eri näkökulmista katsottuna.
2. Lisääntynyt vastuu kehityksestä. 360 asteen palautteen tulosten pohjalta työntekijät saavat käsityksen pätevyydestään ja suorituskyvystään. Tämä läpinäkyvyys tuo mukanaan vastuuta muutokseen ja työskentelytapojen parantamiseen.
3. Paremmat urakehitysmahdollisuudet. Palautekyselyiden kautta voi arvioida urakehitysmahdollisuuksia. Jos esimerkiksi johto ja kollegat toteavat jatkuvasti, että työntekijällä on merkittävää potentiaalia, tämä todennäköisesti parantaa mahdollisuuksia saada ylennyksiä.

Neljä tärkeintä etua esimiehen näkökulmasta:

1. Monipuolisempi näkökulma työntekijöiden suorituskyvystä. Vaikka johtajat ovat säännöllisesti vuorovaikutuksessa alaistensa kanssa, heillä voi olla vaikeuksia muodostaa selkeä kokonaiskuva tilanteesta. Muiden työntekijöiden kanssa vuorovaikutuksessa olemalla johtaja saa laajemman näkökulman arvioitavan työntekijän osaamisesta ja myös esimerkiksi siitä, kuinka hyvin työntekijä suoriutuu projektikohtaisesti.
2. Suorituskyvyn puutteiden tunnistaminen ja korjaaminen. Pelkästään työntekijä ei hyödy henkilökohtaisten tulostensa läpinäkyvyydestä, vaan myös työnantaja huomaa nopeasti puutteet työntekijän suorituskyvyssä. Reaaliaikaisen palautteen ansiosta reagointikyky parantuu, ja johtaja voi esim. pikemmin valmentaa sellaisia taitoja, joita tarvitaan suorituskyvyn puutteiden korjaamisessa.
3. Tiimityön parantaminen. Johtajalla voi olla montakin työntekijää, jotka raportoivat suoraan hänelle. 360 asteen palautteella johtajalla on kootusti näkyvyys myös koko tiimin tuloksiin.
4. Suorista raporteista saatavan palautteen etu. Hyvä johtaja tarvitsee itsetietoisuutta siitä, minkälaisena hänen johtamistyylinsä koetaan. Tämä on tärkeää niin johtamistaitojen kehittymisen kuin työntekijöiden sitoutumisenkin kannalta.

Myös organisaation näkökulmasta löytyy monia etuja:

1. Kerää tietoja laajemmin ja pintaa syvemmältä. Kuten aiemmin totesimme, 360°-kysely mahdollistaa tarkastelun useammista näkökulmista – myös organisaation tasolla. Organisaatiot kykenevät tunnistamaan nopeammin ongelmia, ja hahmottamaan uusia mahdollisuuksia. Kyky hahmottaa taustalla olevat syyt ja reagoida niihin paranee yhtälailla.
2. Seuraa kehitystä ajan mittaan . Keräämällä 360°-palautetta eri työntekijätasoilla, organisaatio voi ajan kuluessa visualisoida dataa ja sen trendien liikettä joko parempaan tai huonompaan suuntaan. Tämä lintuperspektiivi on tehokas tapa hahmottaa organisaation suorituskykyä pidemmällä aikavälillä.
3. Mitattavien tulosten vaikutus. 360°-kysely ja sen tavoitteena on parantaa henkilöstön ja johtamisen tehokkuutta, tuottaen organisaatiolle mitattavissa olevia tuloksia. Tutkimukset osoittavat, että esimerkiksi johtamisen tehokkuus välittyy nopeasti asiakastyytyväisyyden kasvuun, parempaan kannattavuuteen ja työntekijöiden sitoutumiseen.

Yllä mainitut monipuoliset hyödyt realisoituvat entistä todennäköisemmin, jos organisaatiosi automatisoi 360°-palauteprosessin.

360°-kysely & automatisoinnin tuomat hyödyt

Toisin kuin yksittäiset indikaattorit (esim. NPS), 360°-prosessi sisältää useita vaiheita ja monia ihmisiä. Siksi automatisointi mahdollisuuksien mukaan on hyödyllinen keino tehdä 360°-kyselystä mahdollisimman tehokas työkalu.

Automatisoidun Questback 360°-palautteenhallintaprosessin avulla säästät yrityksesi resursseja. Lisäksi saat kullanarvoista tietoa, jonka avulla voit valjastaa monet edellä kuvatuista hyödyistä yrityksesi voimavaroiksi.

Mitä vaiheita 360°-palauteprosessiin sitten kuuluu, ja mitkä niistä voidaan automatisoida? Alla kerromme kahdeksan vaihetta, joiden avulla varmistat parhaat tulokset organisaatiollesi.

Vaihe 1: Kommunikoi 360:n julkaisu.

Tiedonjako on välttämätöntä palautteen hyväksymisen ja siihen reagoinnin kannalta. Siksi on tärkeää tiedottaa palautekyselystä kaikille osapuolille ennen kyselyn käyttöönottoa. Kommunikaation tulee avointa, jotta henkilöstön hyväksyntä ja luottamus aihetta kohtaan voidaan saavuttaa. Tämän vuoksi suosittelemme, että varaat riittävästi aikaa kysymysten ja mahdollisten huolenaiheiden käsittelemiseen. On myös tärkeää, että koko prosessiaikataulu kommunikoidaan selkästi jo heti tiedottamisen alkuvaiheessa.

Vaihe 2: Valitse arvioijat.

Questback suosittelee arvioijiksi henkilöitä, joilla on riittävä ammatillinen kokemus työntekijästä. Näin voidaan varmistaa, että saatava palaute on mahdollisimman relevanttia. Työntekijä tarvitsee erilaisia näkökulmia hahmottaakseen työskentelyään monipuolisesti. Mitä tulee arvioijien määrään, tutkimusten mukaan kymmenen arvioijaa on paras määrä hyväksyttävän luotettavuustason saavuttamiseen. Arvioijien valitsemista mietittäessä, suosittelemme, että arvioitava nimeää osan arvioijistaan. Hyväksyntä 360°-katsausia kohtaan nimittäin kasvaa, kun arvioitavat voivat valita osan arvioijistaan. Omat valinnat ovat linjassa muun raportointivelvollisuuden kanssa.

Vaihe 3: Jakele 360°-kysely.

Jakeluprosessin automatisointi on tärkeää kyselyjen tehokkaan ja nopean jakelun varmistamiseksi. Questbackillä jakelu hoituu näppärästi, sillä järjestelmä lähettää sähköpostikutsun jokaiselle arvioijalle ja arvioitavalle itsearviointia varten. Sähköpostiin saat sisällytettyä selkeät ohjeet koko 360°-palauteprosessista, vaihe vaiheelta alusta loppuun. Arvioijille on mahdollista lähettää samanaikaisesti eri henkilöiden arviointeja, joten sähköpostikutsussa on hyvä mainita arvioitavan kollegan nimi. Selkeyden vuoksi arvioitavan nimen saa näkymään myös jokaisen kysymyksen kohdalla.

Vaihe 4: 360°-kysely ja sen suorittaminen loppuun.

Tämä vaihe vaatii aikaa, jotta asianosaiset ehtivät antaa tarkkaa ja informatiivista palautetta. Varmistaaksesi, että kyselyt valmistuvat aikataulussa, muistata ja kannusta arvioijia vastaamaan tiettyyn päivään mennessä.

Vaihe 5: Automatisoi raportit.

Automaatiota voi hyvällä mielin suositella myös 360°-raporttien kokoamisen tukena. Questback säästää yrityksesi aikaa merkittävästi, sillä automaatio tuottaa palauteraportteja kaikille osapuolille.

Vaihe 6: Järjestä ja johda palautetapaamisia.

Luottamukselliset keskustelut arvioitavien kanssa ovat välttämättömiä, jotta palaute käsitellään ja siitä löytyvät kehitysmahdollisuudet tunnistetaan. Varaa myös tähän vaiheeseen riittävästi aikaa (yhdestä kahteen tuntia per tapaaminen) työntekijän ja esihenkilön tai valmentajan kohtaamiselle parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi.

Vaihe 7: Suorita kehityssuunnitelma loppuun.

360°-kyselyn ydintarkoituksena on hyödyntää palautetta työntekijöiden, esimiesten, tiimien ja koko organisaation tasolla. Ennaltalaadittu kehityssuunnitelma helpottaa palautteen siirtämistä käytäntöön. Tämä vaihe vaatii palautetulosten kriittistä pohdintaa, jotta mahdolliset vahvuudet ja heikkoudet voidaan tunnistaa.

Vaihe 8: Toista seurataksesi kehitystä.

360°-kyselyt eivät ole kertaluonteisia. Jotta prosessista olisi konkreettista hyötyä, on tärkeää tunnistaa sopivat hetket tulosten seuraamiseen. 360°-katsaukset toistetaan usein tietyin aikavälein, esimerkiksi 8 ja 12 kuukauden välein.

Nyt kun tiedämme, mitä 360°-prosessi sisältää, keskitymme seuraavaksi 360°-kyselyiden sisältöön.

Whitepaper

Varmista kasvu ja taistele talenteista

Kilpailu huippuosaajista käy kuumana ja “war for talent” on monelle yritysjohtajalle tuttu käsite. Kuinka houkutella näitä huippuosaajia ja ennen kaikkea kuinka pitää heidät talossa?

Lataa

Mihin pätevyyksiin 360 asteen palaute keskittyy?

Yrityksellesi keskeinen osaamisalue riippuu toimialastasi, strategisista tavoitteistasi ja organisaatiokulttuuristasi. On hyödyllistä selvittää jo varhaisessa vaiheessa, mitkä ydinosaamisalueet ovat yrityksesi kannalta tärkeimpiä.

Osaamisalueiden määrittämisessä ja suunnittelussa hyödynnetään usein esimerkiksi kohderyhmäkeskusteluja, joiden avulla tärkeäitä osaamisalueita voidaan selvittää. Monesti osaamisalueet jakautuvat eri alueisiin, kuten:

• Henkilökohtaiset ominaisuudet, esim. itsetunto
• Ihmissuhdeominaisuudet, esim. kommunikointitaidot
• Tavoitteet ja tulokset, esim. suorituskyky
• Strateginen suunta, esim. muutosprosessien hallinta

Määrittäessäsi toivottavaa osaamista luot todennäköisesti pitkän luettelon erilaisia ominaisuuksia ja toivottuja tuloksia. Liian seikkaperäinen tarkastelu johtaa kuitenkin helposti myös pitkään palautekyselyyn, mikä voi aiheuttaa kyselyväsymystä. Ongelma koskee erityisesti 360°-palautearvosteluja, koska arvioijat suorittavat todennäköisesti useita vertaisarviointeja.

Questbackissa suosittelemme rajoittamaan osaamisalueidesi kokonaismäärän enintään 10:een. Lukeman ollessa tarpeeksi matala myös työntekijöiden on helpompi muodostaa käsitys yrityksen keskeisistä osaamisalueista.

Kun olet rakentanut osaamismallin, joka kuvaa erilaisia ominaisuuksia ja tuloksia, voit keskittyä siihen, mitkä kysymykset ovat tärkeimpiä kunkin osaamisalueen mittaamisessa. Kyselyväsymyksen minimoimiseksi suosittelemme, että rajoitat palautekysymysten kokonaismäärän noin 30–40 kysymykseen per kysely. Kyselylomakkeessa on hyvä käyttää logiikkaa ja esittää vain sellaisia kysymyksiä, joihin arvioijan tarvitsee vastata. Kyselylogiikan ansiosta vastaajan ei tarvitse sen kummemmin miettiä onko hän kollega vai alainen ja mihin kysymyksiin hänen tulee vastata esimerkiksi työntekijän johtajuutta arvioitaessa.

Questback suositteleekin kysymysten mukauttamista roolityyppien ja asematasojen mukaan sillä on epätodennäköistä, että sama kysymys koskisi kaikkia työntekijöitä.

360°-katsauksia suunniteltaessa on siis olennaista kartoittaa, mitkä osaamisalueet ovat pakollisia ja mitkä erityiskysymykset sopivat parhaiten eri työntekijöiden osaamisen mittaamiseen. Tarkkoja tietoja kerättäessä myös kysymysten muotoilu on ensiarvoisen tärkeää. Tätä käydään läpi seuraavaksi.

Miten kirjoitetaan hyviä 360°-palautekyselykysymyksiä?

Huonosti suunnitellut 360°-palautekyselyt heikentävät tietojesi merkitystä ja arvoa. Mikä pahempaa, jos huonosti muotoillut kysymykset tuottavat virheellisiä tuloksia, saattaa se aiheuttaa epäluottamusta henkilöstön keskuudessa. Tämän vuoksi 360°-kyselyn menestys riippuu myös palautekysymysten suunnittelusta ja muotoilusta.

Hyvään muotoiluun kuuluu, että jokainen kysymys on puolueeton, oikeudenmukainen ja tuomitsematon. Arviointiasteikon tulisi mahdollistaa myös erilaisia vastauksia. Se, miten luokitusasteikot tulisi muotoilla, riippuu myös tavoitteestasi.

Suorituksen johdonmukaisuutta mitataan todennäköisesti, jos 360°-kyselyn painopiste on ammatillinen kehitys. Voit esimerkiksi käyttää 5 pisteen asteikkoa ”Aina” – ”Ei koskaan”. Jos painopiste on arvioinnissa, vertaileva lähestymistapa voi olla parempi. Esimerkiksi arvioijille tarjottava 5-pisteinen vastausasteikko voisi vaihdella ”parhaiden 10 prosentin joukossa” – ”alimman 10 prosentin joukossa”, mikä mahdollistaa työntekijöiden vertailun.

Muotoile kysymys niin, että se mittaa vain yhtä osaamista. Monitulkintaiset kysymykset ovat harhaanjohtavia. Testaa aina ovatko kysymykset yksiselitteisiä, selkeitä ja helppoja ymmärtää.

Vaikka yllä oleva antaa vinkkejä kysymysten muotoiluun, on aina parasta käyttää asiantuntijoita, joilla kokemusta 360°-kyselyiden toteuttamisesta. Näin varmistat 360°-työkalun toimivuuden alusta asti. Muun konsultoinnin lisäksi asiantuntijatiimimme rakentaa kyselyitä, jotka täyttävät korkeat standardit. Niistä puheen ollen, suosittelemme täydentämään jäsenneltyjä kysymyksiä avoimilla kysymyksillä, joista keskustellaan seuraavassa.

Miksi avoimen vastauskentän kysymykset ovat hyviä 360°-palautekyselyissä?

Jäsennellyt kysymykset tarjoavat nopean tavan kerätä arvokasta tietoa, kun taas avoimet kysymykset antavat kattavan käsityksen luokitusvastausten taustalla olevasta ”miksi?”-kysymyksestä. Tämä on arvokasta tietoa, koska 360°-katsausten tarkoituksena on olla tukena kehityksessä. Syiden ymmärtäminen auttaa työntekijöitä, johtajia ja organisaatiotasi toteuttamaan tarvittavia muutoksia.

Voit miettiä, teetkö avoimiin kysymyksiisi vastaamisen pakolliseksi, sekä missä ja miten avoimia kysymyksiä esitetään.

Esimerkiksi suljetun kysymyksen jälkeen voit kysyä: ”Täsmennä vastaustasi.” Lisäksi voit kysyä palautekyselysi lopussa: ”Mitä muuta haluaisit kertoa tästä työntekijästä?” tai ”Voisitko antaa konkreettisia esimerkkejä vastauksesi tarkentamiseksi?”

Avoimet kysymykset voivat myös tarjota arvioijille keinon esittää ideoitaan. Esimerkiksi: ”Millä tavoin (työntekijän nimi) voi parantaa suoritustaan?”

Nyt kun olemme luoneet perustan sille, mitä 360°-kyselyt sisältävät, on syytä nostaa esiin parhaat käytännöt, jotta saamme tästä nerokkaasta prosessista mahdollisimman paljon irti.

Parhaat käytännöt 360°-kyselytulosten läpikäymisessä

Niin tutkimuksemme kuin laaja kokemuksemmekin osoittavat useita parhaita käytäntöjä, joita voit hyödyntää onnistuneiden 360°-katsausten toteuttamisessa. Alla on kymmenen ehdotusta 360°-palautteen tuomien hyötyjen maksimoimiseksi.

1. Kehitä palautekulttuuri. Koska työntekijöiden luottamus, sitoutuminen ja muutosalttius ovat välttämättömiä, on tärkeää investoida aikaa sekä muita resursseja terveen palautekulttuurin kehittämiseen ja ylläpitämiseen.
2. Tavoita ajoissa. Alusta alkaen kaikkien asiaankuuluvien sidosryhmien ja johtoryhmän osallistuminen on välttämätöntä korkean sitoutumisasteen varmistamiseksi. Varhaisempi tietous lisää mahdollisuuksiasi onnistuneeseen toteutukseen.
3. Ole määrätietoinen. On tärkeää tehdä 360°-katsauksesi päätarkoitus selväksi. Kuten edellä mainittiin, se voi perustua kehitykseen tai arviointiin. Kun päätarkoitus on selvillä, koko 360°-lähestymistapasi suunnittelu on paljon tehokkaampaa.
4. Mittaa onnistumista. Mistä tiedät, että 360 asteen palaute onnistuu? Aloita lopusta – miten arvioit ohjelmasi onnistumisen? Aiotko mitata osallistumisastetta? Vai keräätkö laadullista ja määrällistä dataa palauteprosessista? Keskity raportissa itsearviointien ja muiden arvioijien näkemysten välisiin eroihin.
5. Sijoita koulutukseen. Hyvän palautteen antaminen ja vastaanottaminen vaatii taitoa. Suosittelemme henkilöstön koulutusta, jotta järjestelmäsi kerää tarkkaa ja hyvälaatuista palautetta.
6. Kommunikoi säännöllisesti. Mitä tietoisempia työntekijät ovat 360°-prosessista ja sen tuomista hyödyistä, sitä korkeampi sitoutumisaste on. Siksi on parasta kommunikoida säännöllisesti ja nopeasti, mukaan lukien tulosten ajantasainen toimittaminen.
7. Kohdista strategisesti. Kuten aiemmin mainitsimme, osaamis- ja palautetulosten yhteensovittaminen strategisten tavoitteiden ja arvojen kanssa on välttämätöntä. Mitä paremmin tämä linjaus ilmaistaan, sitä parempia tuloksia saat.
8. Varmista nimettömyys. Tarkat tulokset vaativat rehellistä palautetta. Tarkkuuden lisäämiseksi suosittelemme, että pidät kaikki vastaukset anonyymeinä mahdollisuuksien mukaan. Kerro vastaajille selkeästi, mikä määrä ryhmiä vähintään vaaditaan, jotta tulokset julkaistaan. Useimmiten kunkin arvioijaryhmän tulokset esitetään erikseen, eli esimies, kollegat jne. Tällöin esimiehen vastausta ei pidetä nimettömänä.
9. Upotettu 360°-katsaus. 360°-kysely ei ole kertaluonteinen tapahtuma: se on osa sitoutumistasi työntekijöiden kokemuksen ja organisaation tulosten ylläpitämiseen ja parantamiseen. Questbackin avulla voit integroida 360°-katsauksesi työntekijöiden muihin kokemusmittareihin saadaksesi vieläkin paremman kokonaiskuvan.
10. Räätälöi 360°-ohjelmasi. Koska yrityksesi on ainutlaatuinen, palautejärjestelmäsi on parhaimmillaan, kun se on räätälöity yrityksellesi sopivaksi. Omanlaisuus voi tarkoittaa mitä tahansa “äänensävystä” kyselyn brändäykseen. Questback varmistaa asiantuntijoidensa voimin, että 360 asteen palaute sopivat hyvin juuri sinun liiketoimintasi kehittämiseen.

Loppusanat

Monipuolisen ja kehittävän palautteen kerääminen onnistuu parhaiten 360°-palautekyselyillä. Tässä oppaassa käsittelimme tärkeimmät seikat, joiden avulla voit tehdä 360°-kyselyistä voimavaran ja varmistaa parhaat tulokset yrityksellesi.