Blogi | Kyselytyökalu - tapahtumajärjestäjän väsymätön apulainen

Julkaistu 19.08.2016 Maija Dunder

Verkkokyselyt
Kyselytyökalu - tapahtumajärjestäjän väsymätön apulainen

Monessa B2B-yrityksessä tapahtumat ovat kiinteä osa vuosikalenteria. Niiden avulla tavataan asiakkaita, verkostoidutaan, pyritään luomaan positiivista yrityskuvaa ja esitellään tulevia innovaatioita.

Asiakaskokemuksen ja yrityskuvan kannalta tapahtuman sujuvuudella on merkitystä. Mielenkiintoinenkin yritystapahtuma voi nostattaa kävijöissä soraääniä, jos rutiinitoiminnot takkuavat tai järjestelyissä on puutteita.

Ulkoista rutiinit kyselytyökalulle

Tapahtumasta toiseen toistuvia rutiinitoimintoja ovat esimerkiksi kutsujen lähettäminen, ilmoittautumisten vastaanottaminen ja vahvistaminen sekä käytännön järjestelyistä - kuten parkkipaikkojen sijainnista - tiedottaminen.

Tilaisuuden luonteesta ja kohderyhmästä riippuen kutsuttuja ja ilmoittautuneita voi olla muutamasta kymmenestä useampaan sataan, joten rutiinitoimintoihin kuluu helposti useampikin tovi. Lisäksi riskinä on inhimillisten virheiden vaara, jos manuaalista työtä tehdään kiireessä.

Entäpä, jos osan toistuvista rutiineista voisi ulkoistaa kyselytyökalulle? Alta voit lukea asiantuntijoiden vinkkejä siihen, miten kyselytyökalua voi hyödyntää ennen tapahtumaa, sen aikana ja tapahtuman jälkeen.

Kerää ilmoittautumiset mobiilisti

Yleensä yritystapahtumiin vaaditaan ilmoittautuminen, jotta järjestäjät osaavat varautua osallistujien määrään. Kutsujen lähettäminen, ilmoittautumisten vastaanottaminen ja vahvistusviestien perille toimittaminen voidaan helposti hoitaa kyselytyökalun avulla - myös mobiilisti.

Jos tapahtumassa on osallistujaraja, kyselytyökalu pitää huolen siitä, ettei ilmoittautumisia vastaanoteta liikaa. Näin järjestäjien aikaa säästyy muuhun.

WOW-elämyksiä tapahtuman aikana

Voit hyödyntää kyselytyökalua osallistujien huomioimiseen myös tapahtuman aikana. Ruokarajoitteet, mielenkiinnon kohteet ja erityistoiveet voidaan kysyä jo ilmoittautumisen yhteydessä, jolloin niihin ehtii varautua hyvissä ajoin ennen h-hetkeä.

Perinteiset arpaliput ja kyselylomakkeet kannattaa myös unohtaa ja hyödyntää niiden sijaan mobiilioptimoituja äänestyksiä ja mielipidekyselyjä. Vastausten perkaamiseen kuluu huomattavasti vähemmän aikaa ja voit halutessasi esitellä reaaliaikaisia äänestystuloksia jo tapahtuman aikana.

Pyydä palautetta - ja toimi sen perusteella

Tapahtuman jälkeen voit vielä hyödyntää kyselytyökalua sen perinteisemmässä käyttötarkoituksessa - palautteenannossa. Questback Essentials -ohjelmistolla teet palautekyselyn vaivattomasti ja saat sen liikkeelle heti tapahtuman jälkeen, kun kokemus on vielä tuoreessa muistissa. Muistathan lähettää kyselyn vain tapahtumaan osallistuneille.

Voit esimerkiksi kysyä suosittelisiko osallistuja tapahtumaa kollegalle, millaisia kehitysehdotuksia hänellä olisi tai osallistuisiko hän vastaavaan tapahtumaan myös tulevaisuudessa.

Vastausten perusteella voit kehittää tapahtumia vastaamaan paremmin kohderyhmäsi toiveita - ja tuottaa samalla entistä positiivisempaa yrityskuvaa.

P.S. Tiesitkö muuten, että kyselytyökalua voi hyödyntää myös rekrytoinnissa? Jos haluat kuulla lisää Questback Essentialsin käyttötarkoituksista, varaa aika ilmaiseen verkkoesittelyyn!

Onnistuneet verkkokyselyt


Haluatko tietää, kuinka Questback voi auttaa yritystäsi menestymään?