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AUTOR

Claudine Petit

Mitarbeiterbefragung: Fragebogen-Muster, Fallstudien, Tipps zum Datenschutz und vieles mehr

Was bringt mir eine Mitarbeiterbefragung? Wie steigere ich die Mitarbeiterzufriedenheit und das Mitarbeiterengagement? Wie erstelle ich eine Mitarbeiterbefragung? Hier beantworten wir diese und viele andere Fragen rund um das Thema. Mit spannenden Fallstudien, die zeigen, wie wertvoll Feedback sein kann, einem modularen Musterfragebogen zum Download, interessanten Hintergrundinformationen, wertvollen Tipps zum Datenschutz - und vieles mehr.

Modularer Musterfragebogen
Was bringen Mitarbeiterbefragungen?
Infografik zur Mitarbeiterbefragung: Alles auf einen Blick
Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?
Die Mitarbeiterbefragung ist abgeschlossen – was nun?
Mitarbeiterbefragung: Case Studies
RAG: durch Mitarbeiterfeedback zum Kulturwandel
Bank Austria: mithilfe einer Online-Community zu zukunftsträchtigen Veränderungen
Randstad: gesteigerte Kundenzufriedenheit und mehr Transparenz dank Feedback
Datenschutz: Zentraler Erfolgsfaktor bei Mitarbeiterbefragungen
Zielgerichtete Mitarbeiterbefragung mit der richtigen Software
Literaturtipps zum Thema Mitarbeiter-Feedback

Mitarbeiterbefragung Muster-Fragebogen

Mitarbeiterbefragung: modulares Muster für einen Engagement-Fragebogen

Mangelndes Mitarbeiter-Engagement verursacht laut einer Studie des Beratungsunternehmens Gallup deutschlandweit einen jährlichen Produktivitätsverlust von bis zu 99,2 Milliarden Euro – unter anderem durch Fehlzeiten, hohe Mitarbeiterfluktuation und mangelnde Innovationskraft. 68 Prozent der Mitarbeiter haben eine geringe emotionale Bindung zu ihrem Unternehmen, 16 Prozent gar keine.

Wie steigere ich das Mitarbeiter-Engagement in meinem Unternehmen?

Der Schlüssel zu mehr Motivation und Identifikation sind nachhaltig betriebene Mitarbeiterbefragungen und die entsprechende Ableitung von Maßnahmen: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig um Feedback und lassen Sie dieses in Ihre Entscheidungen einfließen. Das Ergebnis: Ihre Mitarbeiter erleben Transparenz und erhalten die Möglichkeit zur Partizipation. Aus den Ergebnissen der Befragung gewinnen Sie wiederum wertvolle Erkenntnisse, auf deren Grundlage Sie handeln können.

Wie erstelle ich eine Mitarbeiterbefragung?

Die inhaltliche Gestaltung einer Mitarbeiterbefragung ist eine individuelle Angelegenheit. Je nach Zielsetzung legen Sie unterschiedliche Schwerpunkte auf verschiedene Themen: Möchten Sie beispielsweise das Gesundheitsmanagement im Unternehmen verbessern, richtet sich der Fragenschwerpunkt nach diesem Thema. Definieren Sie ein klares Ziel, bevor Sie die Mitarbeiterbefragung konzipieren. Am sinnvollsten ist es, wenn Sie eine spezielle Software zur Mitarbeiterbefragung einsetzen.

Musterfragebogen für eine Mitarbeiterbefragung als PDF zum Download

In unserem PDF-Musterfragebogen finden Sie Einzelfragen, sogenannte Items, die Sie bestimmtem Themenfeldern und Ebenen zuordnen können. Die Themenfelder umfassen zwölf Aspekte, von Arbeitszufriedenheit und Motivation über Work-Life-Balance bis hin zu Commitment und Engagement. Es gilt folgende Frageebenen zu unterscheiden:

  • Individuum: Diese Fragen beziehen sich auf die Sichtweise des zu befragenden Mitarbeiters im Hinblick auf sein eigenes Verhalten und Befinden.
  • Team: Die Befragung auf der Team-Ebene fokussiert die Sichtweise des Mitarbeiters in Bezug auf die Zusammenarbeit im Team.
  • Vorgesetzter: Auf dieser Ebene gibt der zu befragende Mitarbeiter seine persönliche Einschätzung zur Zusammenarbeit mit der direkt vorgesetzten Führungskraft ab.
  • Leitung des Unternehmens: Einschätzung des Mitarbeiters zur Unternehmensführung.

Stellen Sie sich je nach Zielsetzung Ihrer Mitarbeiterbefragung die jeweiligen Items und Ebenen modular aus dem Fragebogen in unserem PDF zum Download zusammen.

Mitarbeiterbefragung-Muster-Download

Was bringen Mitarbeiterbefragungen?

Die Frage nach dem Ziel einer Mitarbeiterbefragung kommt in den meisten Führungsetagen und HR-Abteilungen auf, wenn eine Befragung zur Diskussion steht. Die Antwort lautet: Eine Mitarbeiterbefragung ist das Fundament einer mitarbeiterorientierten Personal- und Unternehmensentwicklung. Werden die richtigen Fragen gestellt, liefert sie unternehmensrelevante Daten und erlaubt die Diagnose von Stärken und Handlungsbedarf in einem Unternehmen. Eine Mitarbeiterumfrage gibt Führungskräften wertvolles, direktes Feedback ihres Teams – ein unerlässliches Element für die Verbesserung der Führungsqualität und somit unter anderem zur Mitarbeiterbindung. Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung bieten zudem die Möglichkeit zur gemeinsamen Ableitung von Maßnahmen in den jeweiligen Abteilungen. Das intensiviert die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und verringert die soziale Distanz.

Mitarbeiter-Engagement: wirtschaftliche Auswirkungen

Engagement und Commitment sind wichtige Themenfelder

Zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren für Unternehmen gehören Engagement und Commitment der Mitarbeiter, deshalb sind das wichtige Themenfelder bei einer Mitarbeiterbefragung. Sie gehen weit über die bloße Mitarbeiterzufriedenheit hinaus, die dem Unternehmen wenig Nutzen verschafft. Mitarbeiter mit einem hohen Maß an Engagement erbringen eine überdurchschnittliche Leistung und haben eine erhöhte Produktivität. Ein hohes Commitment sorgt für weniger Fehlzeiten der Mitarbeiter und für eine geringere Fluktuation im Unternehmen. Die Zahlen, die das Beratungsunternehmen Gallup erhoben hat, belegen das enorme Potenzial:

  • Insgesamt können in deutschen Unternehmen etwa 14,3 Millionen Euro durch reduzierte Fehlzeiten eingespart werden, wenn eine bessere emotionale Bindung der Mitarbeiter erreicht wird.
  • In einem Betrieb mit 1.000 Mitarbeitern beträgt das Einsparpotenzial bei den Kosten für Mitarbeiter-Fluktuation 1,4 Millionen Euro.
  • Von emotional ans Unternehmen gebundenen Mitarbeitern kommen im Schnitt 45 Prozent mehr Verbesserungsvorschläge als von weniger engagierten Kollegen, was die Innovation im Unternehmen signifikant vorantreiben kann.


Wie gestalte ich eine Mitarbeiterumfrage?

Infografik zur Mitarbeiterbefragung: Alles auf einen Blick

Was bringt mir eine Mitarbeiterbefragung und wie gestalte ich sie? Was muss ich bei der Mitarbeiterbefragung beachten und wie setze ich sie optimal ein? Was ist zu beachten und wie werte ich das Feedback meiner Mitarbeiter aus? Diese und weitere Fragen beantwortet unsere Infografik – von der Planung über die Durchführung bis zu den Folgeprozessen.

Erfahren Sie, welche positiven Effekte Mitarbeiterbefragungen haben können, welche Fehler Sie vermeiden sollten, warum eine gute Kommunikation und die Veränderungsprozesse so wichtig sind und vieles mehr. Darüber hinaus haben wir wertvolle Tipps für Projektverantwortliche zusammengefasst, an denen Sie sich bei der Umsetzung orientieren können. Hier herunterladen!

Infografik zum Thema Mitarbeiterbefragungen

Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Mitarbeiterbefragungen – hier die wichtigsten im Überblick:

  • Führungskräfte-Feedback
  • Unternehmensweite Mitarbeiterbefragung
  • Pulsbefragung
  • Onboarding-Befragung
  • Exit-Survey
  • Themenzentrierte Befragung
  • Gefährdungsbeurteilung/Gesundheitsbefragung

Beim Führungskräfte-Feedback oder der 360-Grad-Befragung werden Mitarbeiter, Vorgesetzte und gegebenenfalls auch Kunden zur Arbeit einer Führungskraft befragt. Darüber hinaus gibt die Führungskraft eine Einschätzung zum eigenen Führungsverhalten ab. So ist ein umfassender Abgleich zwischen Fremd- und Selbsteinschätzung möglich.

Die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung wird meist jährlich durchgeführt und gibt Aufschluss über das Klima in der Organisation. Sie ist die Basis für grundlegende strategische Unternehmensentscheidungen.

Regelmäßige Pulsbefragungen finden idealerweise in Abständen von drei bis sechs Monaten statt und ermöglichen die Kontrolle über den Erfolg der Maßnahmen, die aufgrund von Feedback bereits eingeleitet wurden. Puls-Checks sind ein wertvolles Instrument für eine erfolgreiche Unternehmensleitung und -steuerung.

Onboarding-Befragungen geben Aufschluss darüber, wie die Einarbeitungsphase für neue Mitarbeiter verläuft. Das Feedback ermöglicht den Feinschliff des Onboarding-Prozesses und deckt mögliche Fehlentwicklungen auf.

Exit-Surveys liefern Hinweise auf die Beweggründe fürs das Ausscheiden von Mitarbeitern. Sie erhalten wertvolle Einblicke, die Ihnen helfen können, die Fluktuationsrate im Unternehmen zu senken.

Themenzentrierte Befragungen fokussieren sich auf ein spezifisches Themenfeld, wie beispielsweise den internen Kundenservice oder auf bestimmte Problemschwerpunkte.

Eine Gefährdungsbeurteilung oder Gesundheitsbefragung ist ein Instrument zur Einschätzung von gesundheitlichen Risiken, Stress und der Belastung am Arbeitsplatz. Risikofaktoren können frühzeitig erkannt und minimiert werden.

Mit einer intelligenten Mitarbeiterbefragungssoftware führen Sie diese und andere Befragungen einfach und effizient durch, erhalten wertvolle Ergebnisse und erfahren, welche Veränderungsprozesse angestoßen werden sollten.

Die Mitarbeiterbefragung ist abgeschlossen – was nun?

Eine Mitarbeiterbefragung umfasst den Vorbereitungs- und Durchführungsprozess sowie den Folgeprozess. Diese beiden Phasen gliedern sich wiederum in verschiedene Abschnitte. Zunächst findet im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Konzeptions- und Optimierungsprozess statt, der etwa fünf bis sechs Monate in Anspruch nimmt. Die darauffolgende, eigentliche Mitarbeiterbefragung sollte circa drei bis vier Wochen dauern. Ist diese abgeschlossen, beginnt die Auswertung der Befragung und Erstellung der Ergebnisberichte. Es folgen die Ergebnispräsentationen an Geschäftsführer und Gremien sowie eine erste Benachrichtigung der Mitarbeiter.

Anschließend beginnt der Folgeprozess, dessen Ziel die Umsetzung geeigneter Maßnahmen ist, die als Erkenntnis aus der Mitarbeiterumfrage sinnvoll und nötig erscheinen. Zunächst sollten alle Führungskräfte über den anstehenden Prozess informiert werden. In einem Workshop werden die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung diskutiert und entsprechende Maßnahmen vereinbart. Nun kann die Umsetzung der Maßnahmen durchgeführt werden – idealerweise ist dieser Prozess inklusive der Auswertung neuer Erkenntnisse und der Best Practices abgeschlossen und unternehmensweit kommuniziert, bevor sich der Kreis schließt und die nächste Mitarbeiterbefragung in die Konzeption geht.

Es ist besonders wichtig, dass die Folgeprozesse einer Mitarbeiterbefragung konsequent vorangetrieben werden. Andernfalls kann dies zu Frustration und Demotivation der Mitarbeiter führen, die im Zuge der Befragung eine Erwartungshaltung entwickelt haben. Eine Senkung der Produktivität kann die Folge sein. Darüber hinaus sinkt die Bereitschaft, zukünftig an Befragungen und anderen Beteiligungsinstrumenten teilzunehmen. Nutzen Sie also das wertvolle Mitarbeiter-Feedback, um positive Veränderungen einzuleiten.

Case Studies: Mitarbeiterbefragung

RAG, Bank Austria und Randstad: drei Beispiele, die zeigen, welche Möglichkeiten Mitarbeiterumfragen in Unternehmen schaffen. Wer eine effiziente Feedbacksoftware nutzt, profitiert von wertvollen Erkenntnissen, aus denen sich strategische Maßnahmen ableiten lassen, die dem Unternehmen und dessen Mitarbeitern enorme Vorteile bringen. Lesen Sie dazu mehr in unseren Fallstudien.

Mitarbeiterbefragung Case Study RAG

RAG: Durch Mitarbeiterfeedback zum Kulturwandel

Wie ein Kulturwandel in einem Unternehmen durch Feedback und Dialog erreicht werden kann, zeigt das Beispiel der RAG Aktiengesellschaft. Traditionell im Steinkohlebergbau tätig, befindet sich die RAG seit 2007 im Downsizing-Prozess. 2018 endet der Steinkohleabbau in Deutschland und das Unternehmen wird unter anderem in den Bereichen Wassererhaltung, Sicherung der ehemaligen Bergbaustandorte und Landschaftsentwicklung tätig sein – jedoch mit einer bedeutend kleineren Belegschaft. Doch wie schaffte es die RAG trotz sinkender Mitarbeiterzahlen die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter zu steigern?

Führungsverhalten und Kommunikation messbar machen

Im Jahr 2002 sollte bei der RAG ein variables Vergütungssystem für die außertariflichen Mitarbeiter eingeführt werden. Damit auch weiche Faktoren in die Vergütung einfließen konnten, sollten Führungsverhalten und Kommunikation messbar gemacht werden. Es galt, Stärken und Schwächen der Personal- und Führungskräfteentwicklung sichtbar zu machen, um ein stimmiges Personalentwicklungskonzept zu schaffen – keine leichte Aufgabe  bei einem Unternehmen, das damals noch 40.000 Mitarbeiter umfasste.

Lösung: Spezialisierte Software für Mitarbeiterbefragung

Als Vorreiter auf den Gebiet der Online-Mitarbeiterbefragung lieferte Questback eine Software, die den hohen Ansprüchen der RAG gerecht wurde: vom flexiblem Rollen- und Rechtemanagement bis hin zur Möglichkeit des Hostings auf RAG-Servern. Die Kombination aus Produktsicherheit und umfassenden Services überzeugte die Entscheider bei der RAG: Seit Einführung des variablen Vergütungssystems 2002 wird jährlich eine 180-Grad-Feedback-Befragung mit 7.000 Feedbacks durchgeführt, auf deren Grundlage 800 Feedbacknehmer beurteilt werden. Die dezentrale Zuweisung der Feedbackgeber und -nehmer sowie eine zentrale und automatisierte Auswertung bieten Komfort, Flexibilität und Effizienz.

Organisationsweite Mitarbeiterbefragung alle drei Jahre

Neben der personenbezogenen Messung führt die RAG zudem alle drei Jahre eine organisationsweite Mitarbeiterbefragung von etwa 10.000 Mitarbeitern durch, die unter anderem Themen wie Arbeitsorganisation und Arbeitssicherheit abfragt. Darüber hinaus finden regelmäßig Impulsbefragungen, Teamchecks und interne Kundenbefragungen statt.

Kulturwandel: Offene Strukturen, Dialog, Wertschätzung

Dank der Daten aus den Befragungen konnte die RAG umfassende Maßnahmen zur Personal- und Führungskräfteentwicklung einleiten, die zu einem Kulturwandel geführt haben. Der Weg von einem hierarchischen System hin zu offenen Strukturen, Dialog und Wertschätzung führte zu mehr Leistungsbereitschaft und Engagement bei den Mitarbeitern. Der positive Wandel spiegelt sich ebenfalls in den Indexwerten der Mitarbeiterbefragungen wider: Die Werte sind seit 2009 stetig gestiegen oder zumindest gleich geblieben. Problembereiche konnten identifiziert und entsprechende Veränderungen abgleitet werden. So wurden beispielsweise 5.000 Mitarbeiter erfolgreich umgeschult, um an den neuen Aufgaben der RAG erfolgreich mitwirken zu können, in speziellen Netzwerkgruppen lernen die Mitarbeiter bei Bedarf, sich auf ein neues Arbeitsgebiet einzulassen. Es gelang eine deutliche Verbesserung des Organisations- und Leistungsklimas, trotz einer schwierigen Unternehmenssituation, die vom Personalabbau geprägt ist. Mitarbeiterbefragungen und das daraus gewonnene Mitarbeiterfeedback waren der Schlüssel.

Mitarbeiterbefragung Case Study Bank Austria

Bank Austria: Mithilfe einer Online-Community zu zukunftsträchtigen Veränderungen

Das Beispiel der Bank Austria zeigt, wie Kunden und Mitarbeiter die Zukunft eines Konzerns erfolgreich mitgestalten können. Die Bank Austria ist eine der kapitalstärksten Banken Österreichs – mit 1,6 Millionen Privatkunden, 90.000 Firmenkunden und knapp 9.500 Mitarbeitern. In den letzten Jahren erlebte der Bankensektor einen Wandel: Neben einem starken Misstrauen vieler Kunden gegenüber Geldinstituten steigt die Erwartung an einen flexiblen Kundenservice, der zunehmend online in Anspruch genommen wird und immer seltener in der Filiale. Auch wenn der persönliche Kontakt abnimmt, erwarten die Kunden einen intensiven Dialog über digitale Kanäle. Wie kann eine Bank diesen hohen Erwartungen gerecht werden und die Zufriedenheit ihrer Kunden steigern?

Online-Community ermöglicht einen intensiveren Dialog

Das Ziel der Bank Austria war es, mit einer Online-Community neue Wege zu gehen und somit die Kommunikation und Interaktion mit Kunden zu verbessern und zu intensivieren. Der Wettbewerbsdruck und strenge Regulierungen stellten dabei eine Herausforderung dar.

Entscheidungen treffen mit Kunden- und Mitarbeiterfeedback 

Seit Anfang 2013 können Mitarbeiter und Kunden im Kunden- und Mitarbeiterforum der Bank Austria in Online-Diskussionen und Umfragen Ideen zu verschiedenen Themen, von der Gestaltung der Filiale der Zukunft bis zur mobilen Banking-App, ihre Meinungen und Ideen äußern. Nach dem Motto „Bank mitdenken, Bank mitlenken“ fließen Mitarbeiter- und Kundenfeedback in die Entscheidungsprozesse ein. Dabei spielen sowohl die Sichtweise und das Engagement der Kunden als auch das Know-how und die Erfahrungen aus der täglichen Arbeit der Mitarbeiter eine wichtige Rolle – die Verknüpfung beider Perspektiven liefert wertvolle Erkenntnisse.

Das Feedbacktool EFS

Bei der Umsetzung der Community waren die Ansprüche an das Softwaretool hoch: Es sollte ohne tiefgreifende Kenntnisse bedienbar und mit den IT-Schnittstellen des Konzerns kompatibel sein. Diese Anforderungen erfüllte die Enterprise Feedback Suite (EFS), mit allen Funktionen zum Aufbau und zur Management einer Community in nur einer Plattform.

Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern

Die Foren der Online-Community dienten als Treiber, die Veränderungsprozesse angestoßen haben. Nach zwei Jahren verzeichneten beide Foren bereits 7.000 Teilnehmer. Die Mitarbeiter hatten bis zu diesem Zeitpunkt mehr als 12.000 Feedbacks gegeben, die Kunden knapp 4.500. Ob die Neugestaltung des Eingangsbereichs in den Filialen oder die Überarbeitung des Online- und Mobile-Bankings: Das Management berücksichtigt das Feedback in seinen Entscheidungen. Die beteiligten Kunden und Mitarbeiter werden über die entsprechenden Maßnahmen exklusiv über die Community informiert. Das Kundenvertrauen und die Mitarbeiterzufriedenheit sind angestiegen.

Mitarbeiterbefragung Case Study Randstad

Randstad: zufriedenere Kunden und mehr Transparenz dank Feedback

„Good to know you“ ist das Motto des führenden deutschen Personaldienstleisters Randstad Deutschland GmbH – die Bedürfnisse seiner Kunden und Mitarbeiter zu kennen gehört also zur Unternehmensphilosophie. Mit EFS Survey von Questback hat Randstad das auf eine effiziente Weise geschafft. Doch wie kann Kundenzufriedenheit messbargemacht werden und internes Feedback zur Transparenz in der Unternehmenssteuerung beitragen?

Kundenzufriedenheit als Zielgröße

Das Ziel von Randstad war es, Kundenzufriedenheit als festen KPI zu etablieren. Die Abteilung Research & CRM begann 2007 damit, Online-Kundenumfragen mit EFS Survey durchzuführen, was sich als weitaus kosteneffizienter herausstellte als Telefonumfragen. Die leistungsfähige Softwareplattform punktete durch technische Funktionalität und Datensicherheit mit BSI-Zertifizierung. Aber vor allem die inhaltliche Beratung im Rahmen des Service von Questback überzeugte die Entscheider bei Randstad.

Effizienzsteigerung durch Feedbacksoftware

Nachdem Randstad angefangen hatte, die Zufriedenheit der Kunden mit EFS Survey zu messen, erkannte die Abteilung Research & CRM ein vermehrtes Interesse an Befragungen in verschiedenen anderen Abteilungen. So wurde damit begonnen, die Feedbacksoftware auch für internes Feedback zu nutzen. Besonders die Trainingsabteilung entdeckte einen enormen Nutzen für die Evaluierung des Teilnehmerfeedbacks: Bis die Software etabliert wurde, mussten Handzettel und Excel-Tabellen ausgewertet werden. Nun ermittelt die Feedbacksoftware die Ergebnisse automatisch und stellt sie mittels Dashboard dar.

Die Abteilung Research & CRM hat sich als interner Dienstleister im Unternehmen positioniert, der Befragungen kostengünstig und ressourcenschonend durchführen kann. Die anderen Abteilungen können ihre Zeit nun in die Ergebnisse und die Ableitung entsprechender Veränderungsprozesse investieren, anstatt in die Ergebnisbeschaffung. Zudem sind eine intensivere Kundenorientierung und Transparenz in der Unternehmenssteuerung möglich. Zukünftig möchte Randstad Feedback noch stärker als Instrument zur strategischen Unternehmensführung nutzen und vom Wettbewerbsvorteil profitieren.  

Möchten Sie unsere Software zur Mitarbeiterbefragung auch für Ihr Unternehmen nutzen? Fordern Sie jetzt eine kostenfreie Demoversion an!
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Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung

Datenschutz: Zentraler Erfolgsfaktor bei Mitarbeiterbefragungen

Bei Mitarbeiterbefragungen werden persönliche Daten und zum Teil vertrauliches Mitarbeiter-Feedback gesammelt. Nur wenn die Teilnehmer Datenmissbrauch ausschließen können und sicher sind, dass die Antworten nicht auf einzelne Personen zurückgeführt werden können, liefert die Befragung aussagekräftige Ergebnisse – das Vertrauen der Mitarbeiter ist also das A und O einer Mitarbeiterbefragung und der Datenschutz der zentrale Erfolgsfaktor. Dazu gibt es gesetzliche Bestimmungen, die genau vorschreiben, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden muss. Wir verraten Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Der Datenschutz im Gesetz

Es gibt zwei Gesetzestexte, die den Schutzauftrag für personenbezogene Daten definieren:

  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)

Der Repräsentant des deutschen Datenschutzrechts im Unternehmen ist der Datenschutzbeauftragte. Involvieren Sie die zuständige Person frühzeitig – der Datenschutzbeauftragte ist ein wichtiger Ansprechpartner, der Sie ausführlich zur aktuellen Gesetzgebung und deren Umsetzung beraten kann.

Generell gilt: Alle Daten, die auf eine Person zurückzuführen sind, sind schutzbedürftige Daten. Dazu gehören auch IP-Adressen, da sie mittelbar einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Beachten Sie, dass personenbezogene Daten nur zweckbezogen erhoben werden dürfen – es darf also nur beispielsweise nach dem Alter gefragt werden, wenn diese Angabe relevant für das Befragungsthema ist.

Stellen Sie bei der Mitarbeiterbefragung folgende Punkte sicher:

  • Verschlüsselte Übertragung der Daten
  • Vertrauliche Speicherung der Daten
  • Zugriffsschutz
  • Trennung der Daten für Einladungsmanagement und
  • Befragungsergebnisse

Zweifel ausräumen durch klare Kommunikation

Besonders kritisch wird es, wenn Befürchtungen aufkommen, dass ehrliche Antworten zu Nachteilen am Arbeitsplatz führen können. Wenn Mitarbeiter gefragt werden, wie sie beispielsweise die Arbeit ihres Vorgesetzten beurteilen oder wie es um ihre eigene Motivation bestellt ist, werden sie nur dann offen und ehrlich sein, wenn sie hundertprozentig darauf vertrauen können, dass sie anonym antworten – die Antworten also nicht auf eine Person zurückzuführen sind. Um Vertrauen bei den zu befragenden Mitarbeitern zu schaffen, ist eine klare Kommunikation essenziell. Ein Informations- und Kommunikationsplan im Vorfeld der Befragung kann verhindern, dass Zweifel in Bezug auf Anonymität und Datenschutz aufkommen.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung auf freiwilliger Basis geschieht. Das bedeutet, dass auch Anonymität darüber gewährleistet sein muss, ob die jeweiligen Mitarbeiter Feedback abgeben oder nicht.

Holen Sie den Betriebsrat auf Ihre Seite

Der wohl wichtigste Faktor, um das Vertrauen der Mitarbeiter für eine Befragung zu gewinnen, ist der Betriebsrat. Er kümmert sich um den Mitarbeiterschutz, ist das Sprachrohr und die Stimme der Belegschaft und setzt sich in allen Belangen für sie ein. Deshalb genießt der Betriebsrat das Vertrauen der Mitarbeiter. Erhält die geplante Mitarbeiterbefragung die Zustimmung und

Unterstützung vom Betriebsrat und wird dies kommuniziert, steigt die Akzeptanz der Belegschaft und somit die Rücklaufquote und Datenqualität.

Hier alle Punkte, die bei einer Mitarbeiterbefragung zu beachten sind:

  • Beachten Sie den Datenschutz nach geltendem Gesetz.
  • Schalten die frühzeitig Ihren Datenschutzbeauftragten ein.
  • Achten Sie auf die Sicherheit schutzbedürftiger Daten.
  • Gewährleisten Sie Anonymität und kommunizieren Sie dies.
  • Betonen Sie, dass die Teilnahme freiwillig ist.
  • Gewinnen Sie den Betriebsrat für die Mitarbeiterbefragung.

Eine Mitarbeiterbefragungs-Software bietet Datenschutzkonformität

Um absolute Datenschutzkonformität sicherzustellen, sollten die Durchführung, Auswertung, Datenhaltung und das Reporting an einen Dienstleister ausgelagert werden. Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragungs-Software nutzen, liegen die Daten nicht auf Ihren Unternehmensservern und die Personen, die die Reportings erstellen, sitzen nicht in Ihrem Unternehmen. Somit ist Anonymität gewährleistet. Darüber hinaus ist ein professioneller Dienstleister wie Questback auf die Durchführung von Befragungen spezialisiert und kann die verschlüsselte Übertragung, vertrauliche Speicherung und den Zugriffsschutz gewährleisten – für absoluten Schutz der Daten.

Zielgerichtete Mitarbeiterbefragung mit der richtigen Software

Besonders in großen Unternehmen stellt die Mitarbeiterbefragung einen erheblichen organisatorischen Aufwand dar. Speziell das 360-Grad-Führungskräfte-Feedback, das auf eine ganzheitliche Erfassung der Stärken, Schwächen und Potenziale von Personen in Führungspositionen abzielt, sowie bei allgemeinen organisations- und teamfokussierten Mitarbeiterbefragungen, ist eine sorgfältige und durchdachte Planung essenziell. Mit der Führungskräfte-Feedback-Software und der Mitarbeiter-Feedback-Software von Questback passen wir die Mitarbeiterbefragung optimal Ihren Zielen und der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens, geben konkrete Empfehlungen für das Design und planen die technische Umsetzung – denn unsere Software bietet eine breite Palette an Instrumenten, die eine flexible und individuelle Gestaltung der Befragung ermöglichen. So profitieren Sie von festen Standards, einer soliden technischen Basis und unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Mitarbeiter-Feedback – für eine reibungslose und zielgerichtete Planung, Umsetzung und Auswertung des Feedback-Prozesses.

Literaturtipps zum Thema Mitarbeiter-Feedback

Wenn Sie sich ausgiebig über das Thema Mitarbeiterbefragung informieren möchten, empfehlen wir folgende Literatur:

  • Die Mitarbeiterbefragung: Wie Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg nutzen von Gehring/Schroer/Rexroth/Bischof (Hrsg.)
    Das Buch stellt den gesamten Prozess der Mitarbeiterbefragung dar, zeigt Konzeptionierungs- und Umsetzungsstrategien auf, gibt strategische Tipps und Hinweise zu Reporting und Return-on-Investment. Ein Schwerpunkt des Buches liegt auf der Gestaltung des Folgeprozesses, der ein elementarer Faktor für den Erfolg einer Befragung ist.
  • Engagement Index: Die neuesten Daten und Erkenntnisse aus 13 Jahren Gallup-Studie von Marco Nink
    Seit 2001 führt das Beratungsunternehmen Gallup Befragungen von Arbeitnehmern zu ihren Erfahrungen am Arbeitsplatz und zum Arbeitsumfeld durch – mit zum Teil erstaunlichen Erkenntnissen. Was der sogenannte Engagement Index regelmäßig zutage bringt und welche wertvollen Schlüsse Unternehmen daraus ziehen können, beschreibt dieses Buch.

Haben Sie Fragen rund um die Mitarbeiterbefragung? Kontaktieren Sie uns, wie stehen Ihnen gerne zur Seite!

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